Zur Steuerung von Geschäftsreisekosten reichen im Mittelstand acht Kennzahlen, wenn jede einem Prüffeld und einer Datenquelle zugeordnet ist: Anteil kurzfristiger Flugbuchungen, Nutzung verhandelter Raten, erkennbare Zahlungsgebühren, Anteil privater Vorleistung, Tage bis zur Erstattung, Prüfaufwand in Stunden, Rückfragequote und Anteil der Abrechnungen mit Genehmigung vor Auszahlung. Die Gesamtsumme der Reisekosten im Vorjahresvergleich ist keine Steuerungskennzahl, weil sie nicht zeigt, wo eine Veränderung entsteht. Intertours verwendet diese Kennzahlen mit offen dokumentierten Schwellenwerten im kostenfreien Travel-Management-Review.
Warum ist die Gesamtsumme der Reisekosten keine Steuerungskennzahl?
Im Reporting steht meist eine Zeile: Reisekosten, Vorjahr, Abweichung in Prozent. Steigt sie, ist die Erklärung schnell gefunden: mehr Reisen, höhere Preise, neue Projekte. Gesteuert wird damit nichts.
Eine Steuerungskennzahl muss drei Bedingungen erfüllen: Sie zeigt auf eine Ursache, sie hat eine eindeutige Datenquelle, und jemand kann sie beeinflussen. Die Gesamtsumme erfüllt keine davon. Sie ist das Ergebnis vieler Entscheidungen, nicht ihr Hebel.
Faustregel: Eine Kennzahl, auf die niemand mit einer konkreten Maßnahme reagieren kann, gehört in die Information, nicht in die Steuerung.
Warum Reviews ohne solche Kennzahlen wirkungslos bleiben, beschreibt der Beitrag Reisekostenreview ohne Konsequenz.
Welche acht Kennzahlen reichen zur Steuerung von Geschäftsreisekosten?
Die folgenden Kennzahlen stammen aus der Methodik 1.0 des Travel-Management-Reviews. Die Schwellenwerte sind offen dokumentierte Regeln dieser Methodik, keine Branchennormen.
| Kennzahl | Prüffeld | Datenquelle | Richtwert (Methodik 1.0) |
|---|---|---|---|
| 1. Anteil der Flugbuchungen weniger als 7 Tage vor Reisedatum | Einkaufspreise | Buchungsdaten des Reisebüros | ab 30 % Handlungsfeld, 15–30 % zu prüfen, unter 15 % Stärke |
| 2. Nutzung verhandelter Raten | Einkaufspreise | Interview mit Einkauf bzw. Reisebüro | keine Schwelle; erfasst wird, ob Firmenraten und Raten des Reisebüros für Flug, Hotel und Mietwagen genutzt werden |
| 3. Erkennbare Gebühren im Zahlungsverkehr | Zahlung und Abrechnung | Kartenumsätze (Leistungsart „Gebühr“, „Entgelt“, „Fee“) | jede erkennbare Gebühr über 0 ist ein Handlungsfeld |
| 4. Anteil privater Vorleistung | Zahlung und Abrechnung | Abrechnungsdaten (Zahlart privat oder bar) | über 25 % Handlungsfeld |
| 5. Tage bis zur Erstattung privater Vorleistung | Zahlung und Abrechnung | Abrechnungsdaten (Zahlart privat oder bar, Beleg- und Auszahlungsdatum) | im Schnitt über 14 Tage Handlungsfeld |
| 6. Prüfaufwand in Stunden pro Jahr | Prozesse und Systeme | Abrechnungen pro Jahr × Prüfdauer je Abrechnung | ab 100 Stunden Handlungsfeld |
| 7. Rückfragequote | Prozesse und Systeme | Stichprobe oder Zählung | Rückfragen bei mindestens 15 % der Abrechnungen: Handlungsfeld |
| 8. Genehmigung vor Auszahlung | Steuerung und Richtlinie | Abrechnungsdaten (Genehmigungs- und Auszahlungsdatum) | Stärke bei Reiserichtlinie und mindestens 95 % |
Ergänzend lohnt die Durchlaufzeit vom Belegdatum bis zur Genehmigung. Sie zeigt, ob Abrechnungen liegen bleiben, und erklärt oft die Werte 5 und 7.
Wie erhebt man die Kennzahlen ohne neues System?
Fast alle Werte lassen sich aus Exporten berechnen, die es bereits gibt: Abrechnungsdaten aus der Reisekostensoftware, Kartenumsätze aus dem Portal des Kartenanbieters und ein Buchungsreport des Reisebüros.
- Zeitraum: zwölf Monate, damit Saisoneffekte sichtbar werden.
- Abdeckung prüfen: Monate mit weniger als 80 % des Monatsmedians an Datensätzen gelten als eingeschränkt, Monate ohne Datensätze als fehlend.
- Werte ohne Datenfeld: Rückfragequote und manuelle Schritte über eine Stichprobe von 20 bis 30 Vorgängen oder eine Zählung über zwei Wochen ermitteln und als „geschätzt“ kennzeichnen.
- Doppelzählung vermeiden: Kartenumsätze nur dann mit Abrechnungspositionen verknüpfen, wenn Währung, Betrag und Datum eindeutig passen.
Umsätze einer zentral abgerechneten Karte, etwa für Flugtickets, erscheinen oft nicht in der Reisekostenabrechnung. Sie gehören in eine eigene Liste „ohne Beleg in der Abrechnung“, nicht in die Fehlerspalte.
Wie liest man die Werte, ohne sich etwas schönzurechnen?
Kennzahlen werden erst belastbar, wenn klar ist, wie sicher sie sind. Vier Kennzeichnungen reichen:
| Kennzeichnung | Bedeutung |
|---|---|
| Nachgewiesen | direkt aus eindeutig verknüpften Daten berechnet |
| Geschätzt | mit dokumentierter Annahme berechnet, als Spanne angegeben |
| Noch zu prüfen | Hinweis ohne belastbare Grundlage, mit Prüfweg |
| Nicht beurteilbar | Daten fehlen oder sind unklar, mit Begründung |
Zweite Regel: Wirkungen werden nie addiert. Ausgabenreduzierung, Prozessentlastung in Stunden, Liquiditätswirkung, Risikoreduzierung, einmalige Rückgewinnung und Umsetzungskosten messen Verschiedenes. Eine Gesamtsumme sieht überzeugend aus und hält der ersten Rückfrage nicht stand.
Stunden und Euro gehören in getrennte Zeilen. Wer Arbeitsentlastung in Euro umrechnet und zur Einsparung addiert, verspricht Geld, das nie auf dem Konto ankommt.
Welche Kennzahl zeigt Kosten, die in keiner Reisekostenrechnung stehen?
Der Prüfaufwand. Er entsteht vor allem bei der Prüfung der Abrechnungen und wird selten erfasst. Die einfachste Annäherung: Abrechnungen pro Jahr mal durchschnittliche Prüfdauer.
Ein Rechenbeispiel mit Annahmen: 2.400 Abrechnungen pro Jahr bei zehn Minuten Prüfdauer ergeben 400 Stunden. Die Methodik 1.0 setzt die mögliche Entlastung mit 30 bis 60 % davon an, also 120 bis 240 Stunden. Das ist eine Schätzung, keine zahlungswirksame Einsparung.
Wo dieser Aufwand typischerweise entsteht, beschreibt der Beitrag zum manuellen Aufwand in der Reisekosten-Buchhaltung; wie sich die Abläufe dahinter ordnen lassen, zeigt die Reihenfolge der Professionalisierung.
Welche Kennzahlen braucht welche Rolle?
| Rolle | Kennzahlen mit Vorrang | Typische Frage |
|---|---|---|
| Geschäftsführung, CFO | Prüfaufwand, private Vorleistung, Tage bis zur Erstattung | Wo binden Reisen Zeit und Liquidität? |
| Einkauf | kurzfristige Buchungen, Nutzung verhandelter Raten, Gebühren | Werden verhandelte Konditionen tatsächlich genutzt? |
| Interne Revision | Genehmigung vor Auszahlung, Datenabdeckung | Lassen sich die Kontrollen mit Daten belegen? |
| Assistenz der Geschäftsführung | Rückfragequote, Durchlaufzeit | Wo geht Zeit bei Rückfragen und Freigaben verloren? |
Häufige Fragen zu Kennzahlen für Geschäftsreisekosten
Den Anteil der Abrechnungen mit Genehmigung vor Auszahlung und die Tage bis zur Erstattung privater Vorleistungen. Beide stehen meist schon im Abrechnungsexport und zeigen, ob Steuerung und Zahlungsablauf funktionieren.
Nein. Es sind offen dokumentierte Regeln der Methodik 1.0 des Travel-Management-Reviews. Sie machen Einstufungen nachvollziehbar, ersetzen aber keine Branchennorm.
Nein. Die meisten Werte lassen sich aus vorhandenen Exporten berechnen. Was nicht im Datenfeld steht, wird per Stichprobe geschätzt und so gekennzeichnet.
Für die Steuerung reicht ein Quartal, für Schwellenwerte ein Zwölfmonatszeitraum. Entscheidend ist, dass zu jeder Kennzahl jemand benannt ist, der Maßnahmen ableitet.
Die eigenen Werte ermitteln: Der ausführliche Travel-Management-Review liest Exporte im Browser ein und berechnet die Kennzahlen mit Kennzeichnung und Herleitung. Die Kurzfassung ohne Dateien dauert rund 15 bis 20 Minuten. Travel-Management-Review starten. Später passend? Wiedervorlage anlegen.
Quellen: Methodik 1.0 des Travel-Management-Reviews (review.intertours.travel/methodik.html), Abruf 02.11.2026. Schwellenwerte sind Regeln der Methodik 1.0, Richtwerte sind Annahmen; beides sind keine Branchennormen. Rechenbeispiele sind mit Annahmen gekennzeichnet.
