Ein mittelständisches Unternehmen professionalisiert sein Geschäftsreisemanagement am zuverlässigsten in vier Schritten: den Stand bestimmen, Prioritäten aus belegten Befunden ableiten, Abläufe und Zuständigkeiten festlegen und erst danach Werkzeuge und Partner auswählen. Den Stand bestimmen heißt, sechs Prüffelder getrennt zu betrachten: Einkaufspreise, Ansprüche und Rückgewinnung, Zahlung und Abrechnung, Prozesse und Systeme, Steuerung und Richtlinie sowie Compliance und Kontrollen. Zuerst optimiert wird dort, wo die Daten ein Handlungsfeld belegen, nicht dort, wo die lauteste Beschwerde herkommt. Die Prüffelder, Schwellenwerte und Kennzeichnungen dafür hat Intertours als Methodik 1.0 des kostenfreien Travel-Management-Reviews offen dokumentiert.
Warum beginnen viele Professionalisierungen an der falschen Stelle?
Der typische Anfang sieht so aus: Die Reisekosten sind gestiegen, jemand bekommt den Auftrag, „das Travel Management anzuschauen“, und nach zwei Wochen liegen drei Angebote auf dem Tisch. Verglichen werden Servicegebühren und Buchungsoberflächen.
Das ist verständlich, denn der Buchungspreis ist sichtbar. Die Kosten dahinter sind es nicht: Rückfragen der Buchhaltung, privat vorgestreckte Hotelrechnungen, Belege, die nachgereicht werden, Genehmigungen, die erst nach der Reise kommen. Diese Arbeit taucht in keiner Reisekostenstatistik auf. Sie steckt in Stunden.
Ein niedriger Buchungspreis kann durch Nacharbeit teuer werden. Wer nur Anbieter vergleicht, vergleicht den sichtbaren Teil der Kosten und lässt den Ablauf unverändert.
Ein neues Werkzeug hilft, wenn Rollen, Abläufe, Systeme und Einführung zusammenpassen. Ohne diese Grundlage beschleunigt es nur den bestehenden Ablauf, einschließlich seiner Brüche. Deshalb gehört die Werkzeugfrage an das Ende, nicht an den Anfang. Wie das Zusammenspiel aussieht, beschreibt der Beitrag zum Operating Model im Mittelstand.
Schritt 1: Wie bestimmt man den Stand des eigenen Geschäftsreisemanagements?
Der Stand lässt sich nicht in einer Zahl ausdrücken. Er setzt sich aus sechs Prüffeldern zusammen, die jeweils eigene Daten brauchen und einzeln bewertet werden:
| Prüffeld | Was geprüft wird | Typische Datenquelle |
|---|---|---|
| Einkaufspreise | Buchungskanäle, Vorausbuchung, Nutzung von Firmenraten | Buchungsdaten des Reisebüros |
| Ansprüche und Rückgewinnung | Verspätungen, ungenutzte Tickets, Preisänderungen | Bahn- und Flugumsätze, Gutschriften |
| Zahlung und Abrechnung | Zahlungswege, erkennbare Gebühren, Vorschüsse | Kartenumsätze, Abrechnungsdaten |
| Prozesse und Systeme | Medienbrüche, manuelle Schritte, Abstimmung | Abrechnungsdaten, kurze Interviews |
| Steuerung und Richtlinie | Reiserichtlinie, Freigaben, Transparenz | Richtlinie, Genehmigungsdaten |
| Compliance und Kontrollen | Nachweise, Kontrollen, Prüfbarkeit | Exporte, Interviews |
Jedes Prüffeld erhält eine von vier Einstufungen: Stärke, Handlungsfeld, zu prüfen oder nicht beurteilt. Eine fehlende Angabe wird dabei nie als unauffällig gewertet, sondern als Datenlücke ausgewiesen. Das ist wichtiger, als es klingt: Eine Bestandsaufnahme, die ihre Lücken nennt, hält Rückfragen besser stand als eine, die nur vollständig wirkt.
Ebenso wichtig ist die Gegenfrage: Was funktioniert heute gut? Ein Befund „Stärke“ beim bestehenden Reisebüro ist ein Ergebnis, das in die Entscheidung gehört. Wer das prüfen möchte, kann mit dem Strukturcheck in fünf Fragen beginnen.
Schritt 2: Welche Geschäftsreiseprozesse sollten zuerst optimiert werden?
Zuerst optimiert wird, was die Daten als Handlungsfeld ausweisen. Die Methodik 1.0 des Travel-Management-Reviews nennt dafür offene Schwellenwerte. Sie sind Regeln dieser Methodik, keine Normen, machen die Priorisierung aber nachvollziehbar:
| Prüffeld | Handlungsfeld, wenn … |
|---|---|
| Einkaufspreise | 30 % oder mehr der Flugbuchungen weniger als 7 Tage vor dem Reisedatum erfolgen (15–30 %: zu prüfen) |
| Zahlung und Abrechnung | erkennbare Gebühren anfallen, private Vorleistungen im Schnitt länger als 14 Tage bis zur Auszahlung offen sind oder der private Anteil über 25 % liegt |
| Prozesse und Systeme | der Prüfaufwand 100 Stunden pro Jahr erreicht, mindestens drei manuelle Schritte vorliegen oder bei mindestens 15 % der Abrechnungen Rückfragen nötig sind |
| Steuerung und Richtlinie | keine Reiserichtlinie vorhanden ist (Stärke erst bei Richtlinie und mindestens 95 % Genehmigung vor Auszahlung) |
Liegen mehrere Handlungsfelder vor, hilft eine einfache Reihenfolge: zuerst das, was andere Felder blockiert. Wer privat vorstreckt, erzeugt Belege, die nachgereicht werden; wer ohne Richtlinie bucht, kann Abweichungen nicht messen. Zahlungswege und Richtlinie stehen deshalb meist vor Reporting und Werkzeugwahl. Hinweise dazu bieten die Beiträge zu zentralisierten Geschäftsreisezahlungen und zum manuellen Aufwand in der Reisekosten-Buchhaltung.
Priorisiert wird nach Befund, nicht nach Lautstärke. Die häufigste Beschwerde zeigt, wo es wehtut, aber nicht unbedingt, wo die Ursache liegt.
Schritt 3: Wie gestaltet man den Ablauf vom Antrag bis zur Abrechnung ohne Medienbrüche?
Medienbrüche findet man am schnellsten, wenn man eine einzige Beispielreise von der Genehmigung bis zur Verbuchung verfolgt. Für jede Stufe werden vier Fragen beantwortet: Wer ist beteiligt, in welchem System passiert es, welche Kontrolle greift, und wo wird abgetippt oder weitergeleitet? So kann eine ausgefüllte Tabelle aussehen:
| Stufe | Wer? | In welchem System? | Welche Kontrolle? | Wo wird abgetippt oder weitergeleitet? |
|---|---|---|---|---|
| Antrag und Genehmigung | Reisende, Vorgesetzte | Freigabe per Antwort-Mail, oft erst nach der Buchung | Reisedaten werden aus der Mail ins Buchungsformular übertragen | |
| Buchung | Assistenz, Reisebüro | Buchungsportal oder Telefon | Richtlinie wird im Kopf geprüft | Bestätigung wird an Reisende und Buchhaltung weitergeleitet |
| Zahlung | Reisende, Reisebüro | Privatkarte, Firmenkarte, Rechnung | keine einheitliche Kontrolle | Kartenumsätze und Rechnungen laufen getrennt ein |
| Beleg und Abrechnung | Reisende | Reisekostensoftware oder Tabelle | Vollständigkeit der Belege | Belege werden fotografiert und Beträge abgetippt |
| Prüfung und Auszahlung | Buchhaltung | Reisekostensoftware | sachliche und rechnerische Prüfung | Rückfragen per E-Mail, Korrekturen von Hand |
| Verbuchung und Auswertung | Buchhaltung, Controlling | ERP-System | Abgleich mit Kartenumsätzen | Export wird manuell zugeordnet und nachgebucht |
Das Beispiel ist illustrativ und beschreibt keinen bestimmten Kundenfall. Für das eigene Unternehmen wird dieselbe Tabelle mit einer echten Reise gefüllt. Sie zeigt den tatsächlichen Ablauf, belegt aber nicht, dass er in allen Fällen so eingehalten wird. Jede Zeile mit einem Eintrag in der letzten Spalte ist ein Kandidat für einen Medienbruch.
Wie viel Zeit kosten manuelle Schritte?
Für eine erste Größenordnung nutzt die Methodik 1.0 einen Richtwert: manueller Aufwand pro Woche = Anzahl manueller Schritte × (Reisende ÷ 100) × 0,3 bis 0,5 Stunden.
Ein Rechenbeispiel mit Annahmen: Bei vier manuellen Schritten und 600 Reisenden ergibt das 4 × 6 × 0,3 bis 0,5 Stunden, also rund 7 bis 12 Stunden pro Woche. Das ist eine Schätzung, kein Messwert. Sie zeigt aber, warum Prozesskosten in Stunden gerechnet werden sollten und nicht in Prozent der Reisekosten.
Schritt 4: Wann kommen Werkzeuge und Partner ins Spiel?
Erst wenn Stand, Prioritäten und Zielablauf feststehen, lässt sich eine Werkzeug- oder Anbieterentscheidung begründen. Dann stehen die Anforderungen fest, und Angebote werden an Befunden gemessen statt an Präsentationen.
Dabei sind mehrere Ergebnisse gleichwertig:
- den bestehenden Anbieter behalten und interne Abläufe verbessern
- den bestehenden Anbieter behalten und ergänzende Leistungen einsetzen
- einzelne Systeme oder Zahlungswege verändern
- einen Anbieterwechsel vorbereiten
- zunächst weitere Daten beschaffen
Ein Wechsel ist also eine von fünf Möglichkeiten, nicht das Ziel. Was ein Geschäftsreisebüro leisten sollte, wenn ein Wechsel ansteht, erklärt der Beitrag Geschäftsreisebüro: Was es wirklich leistet.
Intertours zeigt den Stand, bevor es Lösungen anbietet, und verbindet Konzernerfahrung aus dem Altour-Netzwerk mit persönlicher Umsetzung, Partnerlösungen und eigenen Werkzeugen.
Wer im Unternehmen sollte die Professionalisierung anstoßen?
Geschäftsreisen haben im Mittelstand selten eine feste Zuständigkeit. Wer den Prüfauftrag bekommt, hängt vom Anlass ab:
| Rolle | Typischer Anlass | Sinnvoller Einstieg |
|---|---|---|
| Einkauf | Vertragsende, Ausschreibung | Ausführliche Bestandsaufnahme mit Daten |
| Assistenz der Geschäftsführung | Auftrag „Travel Management prüfen“ | Kurze Standortbestimmung |
| Interne Revision | Prüfplan, Auffälligkeiten | Bestandsaufnahme mit Kontrollübersicht |
| Geschäftsführung, CFO | Entscheidungsvorlage, Budget | Kurze Standortbestimmung, dann Prozesskosten |
Der beste Zeitpunkt liegt vor der Entscheidung: rund sechs Monate vor dem Vertragsende mit dem Reisebüro, vier Monate vor einer Ausschreibung, drei Monate vor der Budgetplanung und zwei Monate vor einer Revisionsprüfung. Warum Veränderungen oft genau bei solchen Anlässen beginnen, beschreibt Travel Management neu strukturieren.
Häufige Fragen zur Professionalisierung des Geschäftsreisemanagements
Eine erste Standortbestimmung ohne Dateien dauert im Travel-Management-Review rund 15 bis 20 Minuten. Eine dokumentierte Ist-Analyse mit Exporten braucht rund zwei bis drei Stunden für die koordinierende Person, dazu die Zulieferung der Daten.
Nein. „Bestehenden Anbieter behalten und interne Abläufe verbessern“ ist ein gleichwertiges Ergebnis. Ob ein Wechsel sinnvoll ist, zeigt erst die Bestandsaufnahme.
Hilfreich sind Abrechnungsdaten aus der Reisekostensoftware, Kartenumsätze, ein Buchungsreport des Reisebüros und gegebenenfalls ERP-Einzelposten. Fehlt eine Quelle, wird sie als Datenlücke ausgewiesen.
Ein Werkzeug wird vor dem Ablauf ausgewählt. Dann beschleunigt es die bestehenden Brüche, statt sie zu beseitigen.
Der Review ist kostenfrei und ohne Anmeldung nutzbar. Die Dateien werden im Browser ausgewertet; ein Gespräch ist möglich, aber keine Voraussetzung.
Den eigenen Stand bestimmen: Der Travel-Management-Review führt durch die sechs Prüffelder. Die Kurzfassung dauert rund 15 bis 20 Minuten, ohne Dateien und ohne Anmeldung. Travel-Management-Review starten. Gerade nicht der richtige Zeitpunkt? Wiedervorlage zum Vertragsende, zur Budgetplanung oder zur Prüfung anlegen.
Quellen: Methodik 1.0 des Travel-Management-Reviews (review.intertours.travel/methodik.html) und review.intertours.travel, Abruf 02.11.2026. Schwellenwerte sind Regeln der Methodik 1.0, die Richtwerte zum manuellen Aufwand sind Annahmen; beides sind keine Normen oder gemessenen Durchschnitte.
