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Reiseausgaben

Diese Zahlen sind die Grundlage für Ihre Potenzialberechnung. Bitte geben Sie die Werte aus den letzten 12 Monaten an. Falls Sie keine exakten Zahlen haben, schätzen Sie sie bitte – oder tragen Sie 0 ein, wenn eine Kategorie nicht relevant ist.

5. Wie hoch waren Ihre Ausgaben für Flüge in den letzten 12 Monaten?

Alle Flugkosten in Euro, Inland und International, alle Buchungsklassen.

Der Wert muss eine Zahl sein.

6. Wie hoch waren Ihre Ausgaben für Hotels in den letzten 12 Monaten?

Alle Hotelübernachtungen der letzten 12 Monate – egal ob über Reisebüro, Buchungsportal oder direkt gebucht. Inkl. Frühstück und sonstiger Nebenkosten.

Der Wert muss eine Zahl sein.

7. Wie hoch waren Ihre Ausgaben für Bahnreisen in den letzten 12 Monaten?

Alle Bahntickets der letzten 12 Monate – Einzeltickets, BahnCards, Reservierungen. Falls Sie eine Firmen-BahnCard haben, zählen Sie deren Jahrespreis plus alle zusätzlichen Tickets.

Der Wert muss eine Zahl sein.

8. Wie hoch waren Ihre Ausgaben für Mietwagen in den letzten 12 Monaten?

Alle Mietwagenkosten der letzten 12 Monate – inkl. Versicherungen, Tanken und Zusatzkosten. Falls Sie Rahmenverträge haben, schätzen Sie die Gesamtausgaben.

Der Wert muss eine Zahl sein.

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Einkaufskonditionen

Konzerne verhandeln systematisch Sonderkonditionen alleine mit Anbietern. Im Mittelstand passiert das selten, da Volumen und der Ressourcen limitiert sind. Für den Mittelstand sind Partnerschaften ein großes Einsparpotenzial.

9. Haben Sie verhandelte Firmenraten mit Hotels?

Firmenraten sind Sonderpreise, die Sie direkt mit Hotels oder Hotelketten ausgehandelt haben. Sie gelten nur für Ihr Unternehmen.

Ja, systematisch mit mehreren Hotels verhandelt

Ja, aber nur vereinzelt

Nein

Nicht bekannt

10. Haben Sie verhandelte Firmenraten mit Airlines?

Airline-Firmenraten sind Rabattvereinbarungen mit Fluggesellschaften, die ab einem bestimmten jährlichen Flugvolumen möglich sind. Sie werden oft über Reisebüros oder Einkaufsgenossenschaften vermittelt.

Ja

Nein

Nicht bekannt

11. Nutzen Sie Firmenraten einer Einkaufsgemeinschaft?

Einkaufsgemeinschaften bündeln das Reisevolumen vieler Unternehmen und verhandeln so Konditionen, die ein einzelnes Unternehmen nie bekommen würde. Ihr Reisebüro oder Travel-Management-Partner kann Zugang zu solchen Raten haben.

Ja

Nein

Nicht bekannt

12. Wie werden Internet-Direktbuchungen gehandhabt?

Diese Buchungen sind oft günstiger, aber schwerer zu kontrollieren und nicht in Ihre Reisekosten-Auswertung integriert (Hotelportale wie booking.com, Airline-Websites, Internet-Tarife).

Nicht erlaubt

Erlaubt, aber nicht empfohlen

Aktiv genutzt

Keine Regelung

13. Nutzen Sie Firmen-Bonusprogramme?

Programme wie Miles & More Business oder bahn.bonus Business sammeln Punkte/Meilen auf einem Firmenkonto statt auf privaten Konten. Diese können für kostenlose Upgrades oder Freiflüge eingesetzt werden.

Ja, zentral über ein Firmenkonto

Mitarbeiter sammeln individuell

Nein

Nicht bekannt

14. Werden gesammelte Firmenpunkte aktiv eingesetzt?

Viele Unternehmen sammeln Punkte, lösen sie aber nie ein. Das ist verschenktes Geld – Meilen und Punkte können für Upgrades, Zusatzgepäck oder sogar komplette Buchungen verwendet werden.

Ja, regelmäßig

Gelegentlich

Nein

Nicht relevant

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Entschädigungsmanagement

15. Fordern Sie Entschädigungen bei Flugverspätungen oder -ausfällen ein?

(EU-Verordnung 261/2004: 250–600€ pro Passagier bei Verspätung ab 3h oder Annullierung)

Ja, systematisch über unseren Reisepartner

Ja, aber nur gelegentlich und manuell

Nein

Möglichkeit bislang unbekannt

16. Fordern Sie Entschädigungen bei Bahnverspätungen ein?

Ab 60 Min: 25% des Fahrpreises, ab 120 Min: 50%.

Ja, systematisch

Ja, aber nur gelegentlich

Nein

Möglichkeit bislang unbekannt

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Steuerung und Richtlinien

Ohne klare Regeln fehlt die Orientierung für Mitarbeiter. Das führt zu unnötigen Kosten – z.B. durch Last-Minute-Buchungen, teurere Hotels oder Business Class auf Kurzstrecken.

17. Haben Sie eine schriftliche Reiserichtlinie?

Eine Reiserichtlinie definiert die Rahmenbedingungen für Ihr Travel Management. Ohne Richtlinie fehlt die Grundlage für jede Optimierung.

Ja, aktuell

Ja, aber veraltet

Nein

In Planung

18. Wie wird die Einhaltung der Reiserichtlinie kontrolliert?

Eine Richtlinie ist nur so gut wie ihre Durchsetzung. Moderne Buchungstools können Regelverstöße automatisch erkennen und zur Genehmigung weiterleiten – bevor gebucht wird.

Automatisch im Buchungstool

Manuell durch Vorgesetzte

Stichprobenartig

Gar nicht

19. Wie werden Richtlinienverstöße behandelt?

Ein Mitarbeiter will Business Class buchen, obwohl Economy vorgeschrieben ist. Was passiert?

Automatischer Genehmigungsworkflow vor der Buchung

Manuelle Genehmigung erforderlich

Nachträgliche Prüfung

Keine Konsequenzen

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Prozesse und Systeme

Manuelle Prozesse kosten Zeit und verursachen Fehler. Jede Stunde, die jemand mit dem Travel Management verbringt, ist eine Stunde, die für produktive Arbeit fehlt.

20. Wie werden Reisende im Buchungssystem angelegt?

Wenn Mitarbeiter ihre Daten selbst eingeben, passieren Fehler: falsche Schreibweisen, fehlende Vielfliegernummern, veraltete Passdaten. Das führt zu Problemen beim Check-in und zu Zusatzkosten für Korrekturen.

Automatischer Import aus HR-System

Mitarbeiter geben Daten selbst ein

Manuelle Pflege durch Verantwortliche

21. Werden Rechnungen vorkontiert an Ihre Buchhaltung geliefert?

Vorkontierung bedeutet: Die Rechnung kommt bereits mit den richtigen Kostenstellen, Projektnummern und Buchungskonten. So kann die Buchhaltung sie direkt verarbeiten, ohne jede Position manuell zuzuordnen.

Ja, vollständig

Teilweise

Nein

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Erstattungen und Rückgewinnung

Hier liegt oft Geld auf der Straße: Erstattungen, die Ihnen zustehen, aber nie beantragt werden und bereits gebuchte Leistungen, die günstiger werden. Die meisten Unternehmen wissen nicht, dass sie Optimierungspotenzial haben.

22. Werden stornierte Flugtickets systematisch auf Erstattungen geprüft?

Wenn ein Flug storniert wird, haben Sie oft Anspruch auf Rückerstattung – zumindest der Steuern und Gebühren. Das passiert aber nicht automatisch, sondern muss aktiv beantragt werden.

Ja, automatisiert durch unseren Partner

Ja, manuell

Nein

Nicht bekannt

23. Nutzen Sie KI-gestützte Preisüberwachung für bereits gebuchte Leistungen?

Flug- und Hotelpreise ändern sich ständig. Wenn der Preis nach Ihrer Buchung sinkt, kann eine automatische Umbuchung Geld sparen. Moderne Tools überwachen das und buchen automatisch um, wenn es sich lohnt.

Ja

Nein

Das wusste ich nicht

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Abschluss

25. Was ist Ihr primäres Ziel bei der Optimierung?

Kosten senken

Prozesse vereinfachen

Bessere Übersicht und Kontrolle

Mitarbeiterzufriedenheit erhöhen

Nachhaltigkeit verbessern

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