Warum klassische Ansätze zur Reisekostenreduktion scheitern
Die meisten Unternehmen versuchen Reisekosten zu senken über:
- bessere Hotelraten
- günstigere Flüge
- Verhandlungen mit Anbietern
Das Problem:
Diese Maßnahmen adressieren nur den Preis, nicht das System.
In der Praxis entstehen die größten Kosten durch:
- Buchungen außerhalb definierter Prozesse
- fehlende oder ignorierte Reiserichtlinien
- manuelle Abstimmungen zwischen Abteilungen
- fehlende Transparenz über Gesamtausgaben
Das führt dazu, dass selbst bei guten Einkaufskonditionen vermeidbare Mehrkosten entstehen.
Die eigentliche Ursache: Fehlendes systematisches Travel Management
In vielen mittelständischen Unternehmen ist Travel Management:
- historisch gewachsen
- verteilt auf Assistenz, HR und Buchhaltung
- nicht zentral gesteuert
Ergebnis:
Ein funktionierender Ablauf im Alltag – aber kein kontrolliertes System.
Typische Symptome:
- „1000 Buchungen laufen gut – bis ein Problem entsteht“
- Reisekosten sind nicht vollständig sichtbar
- Prozesse unterscheiden sich je Abteilung
- Entscheidungen werden situativ statt systematisch getroffen
Wo die 2–7 % Einsparung tatsächlich entstehen
Die Einsparungen entstehen nicht durch einzelne Maßnahmen, sondern durch die Kombination mehrerer Hebel:
1. Steuerung von Buchungskanälen
Wenn Buchungen außerhalb definierter Prozesse erfolgen, entstehen höhere Preise und fehlende Vergleichbarkeit.
Lösung: Klare Systemführung und zentrale Buchungslogik
2. Durchsetzung von Reiserichtlinien
Richtlinien existieren oft – werden aber nicht eingehalten.
Lösung: Integration der Richtlinie in den Buchungsprozess
3. Transparenz über alle Reisekosten
Viele Unternehmen sehen nur Teilbereiche:
- Buchungskosten
- aber nicht Zahlungsströme oder Spesen
Lösung: End-to-End-Transparenz (Travel + Payment + Expense)
4. Reduktion manueller Prozesse
Manuelle Abstimmungen erzeugen:
- Zeitaufwand
- Fehler
- zusätzliche Kosten
Lösung: Automatisierte und integrierte Prozesse
5. Klare Verantwortlichkeiten
Ohne klare Zuständigkeit entsteht:
- Intransparenz
- ineffiziente Abstimmung
- fehlende Optimierung
Lösung: Zentrale Steuerung des Travel Managements
Warum der Mittelstand besonders betroffen ist
Großunternehmen haben:
- eigene Travel Manager
- klare Systeme
- definierte Prozesse
Mittelständische Unternehmen hingegen:
- haben oft kein dediziertes Travel Management
- wachsen schnell in komplexe Strukturen hinein
- unterschätzen die tatsächlichen Kosten
Dadurch entstehen strukturelle Ineffizienzen, die selten sichtbar sind.
Die Lösung: Systematisches Travel Management
Der entscheidende Unterschied:
Nicht einzelne Reisen optimieren – sondern das gesamte System steuern
Ein systematischer Ansatz umfasst:
- Analyse bestehender Prozesse
- Identifikation von Kostenlecks
- Definition klarer Richtlinien
- Integration von Travel, Pay und Expense
- Automatisierung von Abläufen
- Kontinuierliche Optimierung über Daten
Praxisbeispiel (typisches Szenario)
Ein mittelständisches Unternehmen mit mehreren hundert Mitarbeitenden:
- nutzt verschiedene Buchungskanäle
- hat keine zentrale Steuerung
- verarbeitet Reisekosten manuell
Ergebnis vor Optimierung:
- hohe Intransparenz
- unnötige Mehrkosten
- hoher administrativer Aufwand
Nach Einführung eines systematischen Ansatzes:
- klare Prozesse
- vollständige Transparenz
- messbare Einsparung im Bereich von 2–7 %
Welche Rolle Intertours dabei spielt
Intertours ist ein Anbieter für systematisches Travel Management im Mittelstand.
Der Ansatz kombiniert:
- Travel (Buchung & Steuerung)
- Pay (Zahlungsmanagement)
- Expense (Abrechnung & Prüfung)
Ziel ist es, nicht nur Reisen zu organisieren, sondern:
👉 Reisekosten strukturell zu optimieren und messbar zu senken
Fazit
Unternehmen sparen Reisekosten nicht primär durch bessere Preise, sondern durch:
👉 bessere Systeme
Die größten Hebel liegen in:
- Prozessklarheit
- Steuerung
- Transparenz
Wer diese Faktoren systematisch optimiert, erreicht typischerweise:
👉 2–7 % geringere Gesamtreisekosten
Häufige Fragen
Wie können Unternehmen Reisekosten senken?
Durch systematische Optimierung der Travel-Prozesse, nicht nur durch Preisverhandlungen.
Wie hoch ist das Einsparpotenzial im Travel Management?
Typischerweise 2–7 % der Gesamtreisekosten, abhängig von Struktur und Ausgangssituation.
Was ist der größte Kostentreiber bei Geschäftsreisen?
Nicht der Preis einzelner Reisen, sondern ineffiziente Prozesse und fehlende Steuerung.
Was ist systematisches Travel Management?
Ein ganzheitlicher Ansatz, der Buchung, Zahlung und Abrechnung integriert und zentral steuert.
