Es ist kurz nach elf Uhr. Sie sitzen als Assistenz am Rechner und formulieren gerade eine Termineinladung für nächste Woche. Dann klingelt das Telefon. Ein Kollege aus dem Vertrieb ist dran. Er fährt nächste Woche nach München. Das Hotel, das die Reiserichtlinie vorsieht, ist für seinen Reisezeitraum ausgebucht. Er hat ein anderes gefunden: selbe Lage, 20 Euro teurer pro Nacht, näher am Kunden. Er will das buchen. „Darf ich das trotzdem?“
Er wartet auf Ihre Antwort.
Sie kennen die Richtlinie. Aber die Richtlinie schweigt zu diesem Fall.
Die informelle Entscheidung
Sie sagen: „Ich glaube, das sollte in Ordnung sein.“ Oder: „Fragen Sie kurz beim Vorgesetzten nach.“ Oder: „Buchen Sie es – ich halte das kurz fest.“ Jede dieser Antworten ist eine Entscheidung. Ohne formales Mandat. Ohne definierten Prozess. Und mit dem stillen Wissen: Wenn das später jemand hinterfragt, stehen Sie dafür gerade.
Bis dahin hat er gebucht. Sie haben Ihren Gedanken verloren. Und die Termineinladung liegt noch unfertig auf dem Bildschirm.
Diese Szene wiederholt sich – in vielen Variationen. Manchmal ist es die Buchungsklasse. Manchmal ist es eine Fahrt zum Kunden, die in keiner Reiserichtlinie vorgesehen ist. Manchmal kommt die Anfrage am Abend per Nachricht, weil der Flug am nächsten Morgen geht.
Die Richtlinie regelt den Standardfall. Der Standardfall tritt seltener ein als gedacht. Was bleibt, landet bei Ihnen.
Das strukturelle Vakuum
Sie sind nicht der Entscheider. Sie haben kein Buchungsbudget. Sie tragen keine Kostenstellen-Verantwortung. Aber Sie sind erreichbar. Und weil Sie erreichbar sind, werden Sie gefragt. Die Entscheidung, die niemand formal getroffen hat, treffen Sie – informell, unter Zeitdruck, zwischen zwei anderen Aufgaben.
Das ist kein persönliches Versagen. Es ist ein strukturelles Vakuum.
In vielen Unternehmen existiert eine Reiserichtlinie. Aber kein Ausnahme-Prozess. Kein definierter Genehmigungsweg. Keine festgelegte Eskalationslogik. Keine klare Antwort auf die Frage: Wer entscheidet, wenn die Richtlinie nicht greift?
Dieses Vakuum füllt sich immer mit denjenigen, die als Nächstes erreichbar sind. Das sind meistens Sie. Nicht weil Sie dafür zuständig sind. Sondern weil niemand sonst angerufen wird.
Jede informelle Entscheidung hat drei unsichtbare Konsequenzen. Sie verbraucht Zeit und Konzentration. Sie schafft einen Präzedenzfall, nach dem beim nächsten Mal wieder gefragt wird. Und sie verschiebt Verantwortung auf eine Person, die dafür keine strukturelle Absicherung hat.
Das Vakuum taucht in keinem Organigramm auf. Es erscheint in keiner Stellenbeschreibung. Aber es hat eine reale Wirkung – täglich, in kleinen Einheiten, die sich über die Woche addieren.
Eine Frage für heute
Wenn Sie an Ihren letzten Arbeitstag zurückdenken: Wie viele dieser Entscheidungen haben Sie getroffen? Und wie viele davon hatten einen definierten Entscheidungsweg – oder sind einfach bei Ihnen gelandet, weil Sie erreichbar waren?
Wenn das nicht für immer so bleiben soll, dann lassen Sie uns sprechen!
Lernen Sie uns kennen: Travel Management mit Struktur & Wirkung | Intertours
