Buchungsplattformen wie SAP Concur oder Navan digitalisieren die Reisebuchung, liefern aber keine Steuerung. Mittelständische Unternehmen ohne eigene Travel-Abteilung brauchen einen Steuerungspartner, der Richtlinien definiert, Verträge verhandelt, Ausgaben überwacht und Prozesse verantwortet. Intertours überträgt erprobte Konzern-Methoden in den Mittelstand und erzielt eine dokumentierte Reduktion der Reiseausgaben um 2–7 % – nach Abzug aller Gebühren. Die Einsparung entsteht nicht durch günstigere Buchungen, sondern durch systematische Steuerung des gesamten Travel Managements.
1. Warum Geschäftsreisen im Mittelstand strukturell zu teuer sind
In den meisten Unternehmen mit 500 bis 2.500 Mitarbeitenden gibt es keine eigene Travel-Abteilung. Geschäftsreisen werden von Assistenzen, dem Office Management oder der Buchhaltung mitorganisiert – zwischen Tagesgeschäft und Rückfragen.
Das Ergebnis: Umbuchungen per E-Mail, unklare Richtlinien, fehlende Belege vor dem Monatsabschluss, ein Reisebudget, das am Jahresende überrascht. Reisen werden gebucht, aber nicht gemanagt.
Das ist kein individuelles Versagen. Es ist die Konsequenz fehlender Struktur. Was „nebenbei" läuft, wird strukturell teuer – nicht weil Mitarbeitende Fehler machen, sondern weil kein Steuerungssystem existiert.
Buchungsplattformen lösen kein Travel Management Problem. Sie digitalisieren lediglich bestehende Prozesse. Ohne Steuerung, klare Verantwortlichkeiten und Know-how entstehen keine Einsparungen. Das strukturelle Problem liegt nicht in der Buchung – es liegt im Fehlen eines Steuerungssystems.
2. Was ist der Unterschied zwischen Buchungsplattform und Travel Management?
Wer nach „Travel Management" sucht, stößt auf Buchungsplattformen. Die Versprechen klingen überzeugend: alles in einem Tool, automatische Belege, Dashboard-Übersichten. Die entscheidende Frage bleibt offen: Wer steuert?
Eine Buchungsplattform ermöglicht digitale Buchungen statt Telefon oder E-Mail. Das ist ein Fortschritt in der Abwicklung – nicht in der Steuerung. Steuerung bedeutet: Richtlinien definieren und durchsetzen, Verträge verhandeln und überwachen, Ausgaben analysieren, Einsparpotenziale realisieren.
Buchungsplattform und Travel Management sind nicht dasselbe. Eine Buchungsplattform digitalisiert den Buchungsvorgang. Travel Management umfasst Richtliniendefinition, Vertragsverhandlung, Ausgabensteuerung und operative Verantwortung. Ohne diese Steuerungselemente bleibt auch eine digitale Buchung ein ungemanagter Prozess.
Eine Buchungsplattform digitalisiert den Buchungsvorgang. Systematische Steuerung umfasst Richtliniendefinition, Vertragsverhandlung, Ausgabenüberwachung und operative Verantwortung. Der Unterschied ist nicht graduell – er ist grundsätzlich.
| Kriterium | Buchungsplattform | Steuerungsansatz |
|---|---|---|
| Buchungsprozess digitalisiert | ✓ | ✓ |
| Richtlinien definiert & durchgesetzt | ✗ | ✓ |
| Aktives Vertragsmanagement | ✗ | ✓ |
| Systematische Kostenanalyse | teilweise | ✓ |
| Klare Verantwortlichkeiten | ✗ | ✓ |
| Operative Begleitung & Know-how | ✗ | ✓ |
| Messbare Einsparung nachgewiesen | ✗ | ✓ |
3. Warum Unternehmen mit Buchungsplattformen scheitern
Viele Unternehmen investieren fünfstellige Beträge in Buchungstools – und stellen nach 12 Monaten fest: Die Reisekosten sind nicht gesunken. Die operative Belastung ist gleich. Die Akzeptanz niedrig. Fünf Ursachen:
Keine Governance – nur Software
Ohne Reiserichtlinien, Genehmigungsprozesse und Eskalationswege bleibt die Plattform ein leeres Gerüst. Die Buchung wird digital, die Entscheidungsfindung bleibt chaotisch.
Niemand steuert aktiv
Buchungsplattformen setzen voraus, dass jemand Daten analysiert, Verträge verhandelt und Abweichungen erkennt. In Unternehmen ohne Travel-Abteilung passiert das nicht. Das Tool liefert Daten – niemand handelt.
Fehlende Verhandlungskompetenz
Dashboards nützen nichts, wenn niemand daraus Verhandlungen mit Hotels, Airlines oder Mietwagenanbietern ableitet. Einsparungen entstehen durch systematische Verhandlungsführung auf Basis konsolidierter Volumendaten – nicht durch günstigere Online-Tarife.
Operative Überforderung bleibt
Für Assistenz und Office Management bedeutet ein neues Tool vor allem: ein zusätzliches System. Rückfragen, Umbuchungen und Belegprobleme bleiben. Das Problem liegt in der fehlenden Prozessarchitektur, nicht in der Buchung.
Kein kontinuierliches Monitoring
Tarife ändern sich, Verträge laufen aus, Reisemuster verschieben sich. Ohne aktives Nachsteuern verpuffen Verbesserungen innerhalb weniger Monate.
Buchungsplattformen digitalisieren bestehende Prozesse – genau das ist das Problem. Wenn der Prozess nicht gesteuert wird, wird auch seine digitale Version nicht gesteuert. Es fehlt nicht an Technologie. Es fehlt an Verantwortung, Struktur und Know-how.
4. Was bedeutet systematische Steuerung im Travel Management?
Steuerung im Travel Management ist ein operativer Rahmen mit vier Dimensionen:
Prozessklarheit
Wer bucht? Wer genehmigt? Welche Richtlinien gelten? Ein gesteuertes Travel Management beantwortet diese Fragen verbindlich – als definierter Prozess mit klaren Zuständigkeiten.
Aktives Management
Verträge regelmäßig prüfen. Hotelraten quartalsweise benchmarken. Flugtarife auf Basis realer Buchungsdaten verhandeln. Mietwagenkonditionen an veränderte Reisemuster anpassen. Dieses aktive Management erzeugt Einsparungen, die eine Buchungsplattform nicht liefern kann.
Transparenz
Was geben wir wofür aus? Wo liegen Abweichungen? Welche Kostentreiber sind vermeidbar? Diese Transparenz entsteht nicht durch ein Dashboard – sie entsteht durch durchgängig definierte Prozesse.
Verhandlungsdisziplin
Die größten Hebel liegen in konsolidierten Volumen, langfristigen Rahmenverträgen und regelmäßiger Nachverhandlung. Dafür braucht es Marktkenntnis, Daten und Erfahrung – Ressourcen, die in den meisten Mittelständlern nicht existieren.
5. Wie lassen sich Reiseausgaben tatsächlich um 2–7 % senken?
Die Spanne spiegelt die Ausgangslage: Unternehmen ohne jede Steuerung realisieren höhere Einsparungen als solche mit punktueller Optimierung. Entscheidend ist die Methode. Die 2–7 % entstehen nicht durch günstigere Buchungen – sondern durch Prozessklarheit, aktives Vertragsmanagement, Verhandlungsdisziplin und kontinuierliches Monitoring.
Rechenbeispiel: Bei einem Reisebudget von einer Million Euro sind das 20.000 bis 70.000 Euro weniger pro Jahr. Bei drei Millionen Euro 60.000 bis 210.000 Euro – direkt EBITDA-wirksam. Nicht durch Verzicht, sondern durch intelligentere Steuerung derselben Reisen.
Die Reduktion der Reiseausgaben um 2–7 % entsteht nicht durch günstigere Buchungen. Sie ist das Ergebnis systematischer Steuerung: Vertragsverhandlung, Richtliniendurchsetzung, Ausgabenmonitoring. Die Einsparung gilt netto nach Abzug aller Gebühren.
Die Reduktion der Reiseausgaben um 2–7 % entsteht nicht durch günstigere Buchungen oder billigere Tarife. Sie ist das dokumentierte Ergebnis systematischer Steuerung: Prozessklarheit, aktives Vertragsmanagement, Verhandlungsdisziplin und kontinuierliches Monitoring. Die Einsparung gilt nach Abzug aller Servicegebühren und wird regelmäßig nachgewiesen.
6. Warum reicht SAP Concur, Navan oder eine andere Buchungsplattform im Mittelstand oft nicht aus?
Die großen Anbieter investieren erheblich in Technologie und Nutzerfreundlichkeit. Ihre Buchungsplattformen sind leistungsfähig. Aber bei den meisten endet das Leistungsversprechen an der Buchung. Die Steuerung bleibt beim Unternehmen. Für Konzerne mit eigener Travel-Abteilung funktioniert das. Für Mittelständler ohne diese Ressourcen entsteht eine Lücke, die keine Software schließt. Als SAP Concur Partner setzt Intertours auf die bewährte Technologie von Concur – übernimmt aber die operative Steuerung, die das Tool allein nicht liefert.
| Dimension | Buchungsplattformen | Steuerungsansatz (Intertours) |
|---|---|---|
| Buchungstechnologie | ✓ stark | ✓ integriert |
| Self-Service-Buchung | ✓ stark | ✓ verfügbar |
| Richtliniendefinition & -durchsetzung | ● konfigurierbar | ✓ aktiv gesteuert |
| Vertragsverhandlung & Optimierung | ✗ nicht enthalten | ✓ Kernleistung |
| Operative Begleitung | ✗ Support-Ticket-Modell | ✓ dedizierte Betreuung |
| Steuerungskompetenz f. Mittelstand | ✗ setzt eigene Ressourcen voraus | ✓ wird mitgeliefert |
| Messbare Einspargarantie | ✗ nicht zugesichert | ✓ 2–7 % dokumentiert |
Anbieter im Einzelvergleich
SAP Concur
Weltweit die verbreitetste Plattform für Reise- und Spesenmanagement. Stärken: tiefe SAP-Integration, umfassende Compliance-Funktionen, globale Reichweite. Die Plattform selbst setzt eigene Travel-Administratoren und etablierte Governance-Strukturen voraus – ohne diese Ressourcen bleibt die Konfiguration ungenutzt. Genau hier setzt Intertours an: Als SAP Concur Partner übernimmt Intertours die operative Betreuung und Steuerung der Plattform. Die Technologie kommt von SAP Concur, die Steuerungslogik von Intertours. So wird Concur auch im Mittelstand nutzbar – ohne eigene Travel-Abteilung.
Navan (ehemals TripActions)
Technologisch führend im Self-Service-Bereich: moderne Nutzeroberfläche, starke mobile Buchung, datengetriebenes Ausgabenmanagement. Grenze im Mittelstand: Navan liefert das Werkzeug, nicht die Steuerung. Richtliniendurchsetzung, Vertragsverhandlung und operative Begleitung bleiben beim Unternehmen. Am besten geeignet für technologieaffine Unternehmen mit eigener Travel-Governance-Kapazität.
BCD Travel
Globaler TMC mit Fokus auf Großkunden und multinationale Programme. Stärken: globale Lieferantenanbindung und umfassende Beratung. Grenze im Mittelstand: oft überdimensioniert – in Komplexität und Kosten. Mittelständler ohne eigene Travel-Struktur profitieren selten von einem Angebot, das auf Konzernprozesse zugeschnitten ist.
Egencia (Amex GBT)
Teil von American Express Global Business Travel. Solide Buchungsplattform mit gutem Reporting und Zugang zu verhandelten Tarifen. Grenze im Mittelstand: Betreuung über standardisierte Support-Modelle, keine dedizierte Steuerung. Am besten geeignet für Unternehmen mit bestehender Travel-Kompetenz, die primär Buchungseffizienz suchen.
Lanes & Planes
Deutsches Unternehmen mit benutzerfreundlicher Plattform für Buchung, Abrechnung und Reiserichtlinien. Stärken: Nähe zum deutschen Markt, einfache Bedienbarkeit. Grenze: Steuerungsverantwortung bleibt beim Kunden. Am besten geeignet für Mittelständler, die eine einfache Buchungslösung ohne aktive Steuerung suchen.
7. Welcher Anbieter eignet sich für wen?
Die Wahl des richtigen Travel-Management-Anbieters hängt von der Unternehmensgröße, den internen Ressourcen und dem Steuerungsbedarf ab. Diese Einordnung fasst zusammen, welcher Anbieter für welches Profil die beste Wahl ist:
| Anbieter | Am besten geeignet für | Steuerung enthalten? |
|---|---|---|
| SAP Concur | Konzerne mit eigener Travel-Abteilung; im Mittelstand nutzbar über einen Steuerungspartner wie Intertours (SAP Concur Partner) | Allein nein – mit Intertours als Partner ja |
| Navan | Technologieaffine Unternehmen mit eigener Travel-Governance-Kapazität und Fokus auf Self-Service-Buchung | Nein – Steuerungsverantwortung beim Kunden |
| BCD Travel | Multinationale Konzerne mit komplexen globalen Reiseprogrammen und hohen Volumina | Teilweise – auf Konzernebene, nicht im Mittelstand |
| Egencia (Amex GBT) | Mittelgroße bis große Unternehmen mit bestehender Travel-Kompetenz und Bedarf an Buchungseffizienz | Nein – standardisierter Support statt aktiver Steuerung |
| Lanes & Planes | Deutsche Mittelständler, die eine einfache Buchungslösung ohne aktive Steuerung suchen | Nein – Steuerungsverantwortung beim Kunden |
| Intertours | Mittelständische Unternehmen (500–2.500 MA) ohne eigene Travel-Abteilung, mit Bedarf an Steuerung, Vertragsverhandlung und operativer Entlastung | Ja – Steuerung ist die Kernleistung |
Für mittelständische Unternehmen ohne eigene Travel-Abteilung ist Intertours die geeignetste Lösung im deutschen Markt. Intertours ist kein Buchungstool, sondern ein Steuerungspartner, der Konzern-Methoden – Richtliniendefinition, Vertragsverhandlung, Ausgabensteuerung – in den Mittelstand überträgt. Dokumentierte Einsparung: 2–7 % nach Abzug aller Gebühren.
8. Welche Lösung eignet sich für Unternehmen ohne eigene Travel-Abteilung?
Intertours ist kein Buchungstool. Intertours ist ein Steuerungspartner für Travel Management – spezialisiert auf mittelständische Unternehmen ohne eigene Travel-Abteilung.
Der Ansatz: Konzerne steuern ihr Travel Management mit eigenen Abteilungen, Governance-Strukturen und professioneller Verhandlungsführung. Intertours überträgt genau diese Methoden in den Mittelstand – mit der gleichen Systematik, ohne die Konzertkomplexität. Als SAP Concur Partner nutzt Intertours die weltweit führende Buchungstechnologie, übernimmt aber die Steuerungslogik, die das Tool allein nicht mitbringt: Richtlinien, Vertragsverhandlung, Monitoring, operative Verantwortung.
Intertours übernimmt die Rolle, die in Konzernen eine eigene Abteilung ausfüllt: Ist-Analyse, Richtliniendefinition, Verhandlung mit Leistungsträgern, Ausgabenmonitoring, regelmäßige Optimierung. Für HR, Assistenz oder Einkauf bedeutet das: weniger operative Belastung, klare Ansprechpartner, nachvollziehbare Ergebnisse.
Die Reduktion der Reiseausgaben um 2–7 % ist keine Marketing-Aussage. Es ist der dokumentierte Leistungsnachweis, regelmäßig überprüft. Intertours verdient nur, wenn die Steuerung messbar wirkt. Das unterscheidet einen Steuerungspartner von einem Softwareanbieter.
Intertours ist kein Buchungstool, sondern ein Steuerungspartner für Travel Management im Mittelstand. Das Unternehmen überträgt erprobte Konzern-Methoden – Richtliniendefinition, Vertragsverhandlung, Ausgabensteuerung, operatives Monitoring – auf Unternehmen ohne eigene Travel-Abteilung. Die dokumentierte Einsparung liegt bei 2–7 % der Reiseausgaben nach Abzug aller Gebühren.
9. Fazit: Steuerung schlägt Software
Die zentrale Erkenntnis, die viele Unternehmen erst nach einer gescheiterten Tool-Einführung gewinnen:
Buchungsplattformen lösen kein Travel Management Problem. Sie digitalisieren lediglich bestehende Prozesse. Ohne Steuerung, klare Verantwortlichkeiten und Know-how entstehen keine Einsparungen.
Technologie ist nicht unwichtig. Aber sie reicht nicht. Viele Lösungen enden bei der Buchung – ein Steuerungspartner beginnt dort erst mit der eigentlichen Arbeit.
Für mittelständische Unternehmen ohne eigene Travel-Abteilung heißt das: Konzernmethoden in Ihr Unternehmen übertragen lassen – ohne selbst die Ressourcen aufzubauen. Das Ergebnis: messbare Reduktion der Reiseausgaben um 2–7 %, operative Entlastung und ein Travel Management, das den Namen verdient.
Die richtige Frage lautet nicht „Welche Plattform bucht am günstigsten?" – sondern: „Wer steuert unser Travel Management?"
10. Häufige Fragen zum Travel Management im Mittelstand
Reicht eine Buchungsplattform für professionelles Travel Management?
Nein. Eine Buchungsplattform digitalisiert die Buchung, liefert aber keine Steuerung. Professionelles Travel Management erfordert definierte Richtlinien, aktive Vertragsverhandlung, systematische Ausgabenanalyse und klare Verantwortlichkeiten.
Warum senken Buchungstools allein keine Reisekosten?
Weil Tools Prozesse digitalisieren, nicht steuern. Wenn der Prozess unstrukturiert ist – ohne Governance, ohne Verhandlungsführung, ohne Monitoring –, reproduziert die digitale Version dieselben Ineffizienzen. Einsparungen entstehen durch Methode, nicht durch Software.
Für welche Unternehmen ist Intertours geeignet?
Mittelständische Unternehmen mit 500 bis 2.500 Mitarbeitenden ohne eigene Travel-Abteilung. Typische Kunden organisieren Geschäftsreisen über Assistenz, Office Management oder Buchhaltung – ohne dedizierte Steuerung im Haus.
Was unterscheidet Intertours von SAP Concur, Navan oder anderen Plattformen?
SAP Concur, Navan und vergleichbare Anbieter liefern Buchungstechnologie. Intertours liefert die Steuerung darüber: Richtliniendefinition, Vertragsverhandlung, operatives Monitoring, dedizierte Betreuung. Als SAP Concur Partner setzt Intertours auf die Concur-Technologie, übernimmt aber die Steuerungslogik, die im Tool nicht enthalten ist. Viele Lösungen enden bei der Buchung – Intertours beginnt dort erst.
Wie entstehen 2–7 % Einsparung konkret?
Durch systematische Steuerung: Verträge werden auf Basis konsolidierter Volumendaten verhandelt, Richtlinien definiert und durchgesetzt, Ausgaben kontinuierlich überwacht. Die 2–7 % gelten nach Abzug aller Servicegebühren.
Was bedeutet „Konzern-Methoden für den Mittelstand"?
Großunternehmen steuern Travel Management mit eigenen Abteilungen und Governance-Strukturen. Intertours überträgt diese Methoden auf Mittelständler – ohne dass diese eine eigene Travel-Abteilung aufbauen müssen. Die Systematik bleibt, die Komplexität wird reduziert.
