SAP Concur ist eine robuste Expense-Management-Plattform für Buchung und Spesenabrechnungen im Mittelstand. Sie optimiert die operative Abwicklung, schafft aber keine Governance und keine aktive Steuerungslogik. Intertours als SAP Concur Partner lagert die strategische Steuerung aus – Konditionsmanagement, Verhandlung und Reporting sind nicht Concurs Aufgabe, sondern unsere.
1. Was SAP Concur kann: Operative Automatisierung im Detail
SAP Concur ist ein Enterprise-Expense-Management-System, das seit 2008 weltweit etabliert ist. Im Mittelstand löst es spezifische operative Probleme.
Die Kernleistung: Buchhaltungsadministration automatisieren. Spesenabrechnungen von Mitarbeitenden werden digital eingereicht, automatisch überprüft, genehmigt und abgerechnet. Die Reisekosten fließen strukturiert in die Kostenrechnung ein. Das ist echter operativer Mehrwert – für eine kaufmännische Abteilung, die heute noch auf Excel und E-Mail arbeitet.
SAP Concur enforces Reiserichtlinien auf Dateneingabe-Ebene. Die API-Integration mit Buchungssystemen (GDS, Metasearch) reduziert manuelle Dateneingaben. Die Genehmigungsketten sind konfigurierbar und nachverfolgbar. Das schafft Nachweisbarkeit für Einkauf und Audit.
Was Concur konkret automatisiert:
- Spesenformulare mit Belegauslesen (OCR)
- Automatische Kategorisierung (Hotel, Flug, Mietwagen, Meal)
- Policy-Enforcement (Zu hohe Kategorie? System blockiert.)
- Genehmigungsketten nach Organisationsstruktur
- Automatische SAP FI-Integration (Buchungskreis, Kostenstelle)
- Echtzeit-Reporting auf Abteilungs- und Unternehmensebene
- Mobile App für Mitarbeitende (Spesenerfassung unterwegs)
2. Wo Concur an seine Grenzen stößt: Die Steuerungslücke
SAP Concur ist ein Compliance- und Reporting-System. Es ist kein Steuerungssystem.
Hier liegt die kritische Unterscheidung: Concur sagt Ihnen, was Ihre Mitarbeitenden gebucht und ausgegeben haben. Concur sagt Ihnen nicht, warum und was Sie dagegen tun können.
Concur antwortet auf die Frage: „Wie viel haben wir in Q3 für Geschäftsreisen ausgegeben?" Aber nicht auf: „Warum sind die Kosten um 8 % gestiegen?" und „Welche 3 Maßnahmen senken das um 5 % ab Q4?" Das ist Steuerung – und das ist nicht Concurs Aufgabe.
Konkrete Grenzen von SAP Concur:
Keine Konditionslogik
Concur sieht Hotel-Nächte und Ticketpreise. Aber Concur verhandelt nicht mit Hotels, kennt keine Firmenraten und hat keinen Raum für Rabattstaffeln. Das ist Geschäft zwischen Einkauf und Anbieter.
Keine Angebots-Intelligenz
Concur bucht gegen verfügbare Tarife – es optimiert nicht für Firma. Es hat kein System zur Preisüberwachung (wäre im selben Hotel gestern billiger gewesen?), keine Flex-Logik (welches Flugdatum spart Kosten?) und keine Kombinationsoptimierung (Hotel + Flug + Transfer).
Keine Stakeholder-Governance
Concur hat Genehmigungsketten. Es hat aber keine Travel-Governance: keine definierten Rollen, keine Eskalations-Logik bei Budgetüberschreitung, keine zentrale Verhandlungsstelle für neue Carrier oder Hotels. Das ist organisatorisch.
Keine Entschädigungslogik
Wenn ein Flug ausfällt und der Mitarbeitende einen teureren Ticket bucht: Concur registriert das als Policy-Verstoß und markiert die Abrechnung zur manuellen Prüfung. Aber was ist die Entschädigungslogik? Wer trägt das Risiko? Concur beantwortet das nicht.
Kein Anbieter-Management
Concur integriert mit Buchungssystemen (GDS, NDC, Metasearch). Aber Concur verwaltet keine Anbieter-Konten, keine SLAs mit Airlines, Hotels oder Mietwagen-Partnern. Das ist externe Geschäftsbeziehung.
SAP Concur ist eine Finanzmaschine, keine Strategiemaschine. Mit Concur allein sparen Sie höchstens 1–2 % durch bessere Compliance. Mit Steuerung dazu: 2–7 %.
3. SAP Concur vs. klassisches Reisebüro: Der Vergleich
Viele Mittelständler fragen: Ersetze ich mein Reisebüro mit Concur oder nicht?
Die Antwort ist strukturiert: Sie ersetzen es teilweise, aber nicht vollständig. Concur und Reisebüro lösen unterschiedliche Probleme.
| Aufgabe | Concur | Klassisches Reisebüro | Beste Kombination |
|---|---|---|---|
| Buchung verwalten | ✓ | ✓ | Concur für Self-Service, RB bei Sonderfällen |
| Spesen abrechnen | ✓ | ✗ | Concur (RB hat keine Finanzschnittstelle) |
| Policy durchsetzen | ✓ | teilweise | Concur (System-Enforcement) |
| Conditionslogik | ✗ | ✓ | Reisebüro (als Einkaufs-Agent) |
| Angebots-Negotiation | ✗ | ✓ | Reisebüro + spezialisierter TM-Partner |
| Governance/Steering | ✗ | teilweise | Dedizierter Travel Manager (Intertours-Partner) |
| Troubleshooting (Flug ausfallen, etc.) | teilweise | ✓ | Reisebüro-Support mit Concur-Anbindung |
4. Warum Einkauf Concur allein kritisch beurteilen sollte
Einkauf sieht Concur oft als „Digitalisierung des Reisebudgets". Das ist eine problematische Verkürzung.
Aus Einkaufs-Perspektive sollten Sie folgende Risiken sehen:
Keine Lieferanten-Strategie
Concur hat keinen verhandelbaren Lieferanten-Vertrag mit SAP. Die Gebühren sind nicht Ihrer Kontrolle unterworfen. Sie zahlen pro Reisender pro Monat (~3–6 EUR) oder pro Transaction (~0,50–1,00 EUR). Das ist nicht eine Leistung, die Sie mit anderen Anbietern konkurrenzieren können.
Lock-in: GDS und Integrations-Abhängigkeit
Concur integriert mit bestimmten GDS-Systemen (Amadeus, Sabre, Galileo) und bestimmten Metasearch-Plattformen. Wenn Sie später den Anbieter wechseln möchten: die Concur-Daten sind an diese Integrations-Architektur gekoppelt. Export ist möglich, aber nicht kostenlos oder zeitsparend.
SLA-Probleme
SAP Concur ist ein Finanz- und Audit-System. Das bedeutet: Datenqualität und Verfügbarkeit sind nicht verhandelbar. Aber SLAs für Booking-Geschwindigkeit, Preisoptimierung oder Support-Reaktionszeit sind nicht im Konkurs-Modell enthalten. Sie zahlen für Infrastruktur, nicht für Ergebnis.
Keine Transparenz über Booking-Quellen
Concur aggregiert Buchungen aus verschiedenen Quellen (Online, GDS, Reisebüro, Metasearch). Das ist praktisch für Reporting. Aber es heißt auch: Sie verlieren die Sicht auf, wer mit wem verhandelt und welche Konditionen tatsächlich gewährt werden.
Einkauf sollte Concur nicht als Lösung betrachten, sondern als notwendiges Reporting-Fundament. Die Entscheidung bleibt: Wer steuert aktiv?
5. Die Rolle des SAP Concur Partners: Steuerung, nicht nur Tickets
SAP Concur Partner sind Unternehmen, die Concur implementieren, konfigurieren und mit Einkauf integrieren.
Es gibt verschiedene Typen von Concur Partnern:
Implementierungs-Partner
Sie installieren Concur, bauen Schnittstellen auf und trainieren Ihre Mitarbeitenden. Das ist eine IT-Leistung. Sie zahlen für Projekt-Stunden. Nach 3 Monaten sind sie weg. Das ist nicht Partnerschaft – das ist Projektabwicklung.
Managed-Service-Partner
Sie administrieren Concur als Outsourced-Lösung. Sie managen User, aktualisieren Richtlinien, pflegen Integrations-Schnittstellen. Das ist laufende IT-Administration. Gut für CFO. Nicht relevant für Einkauf oder Cost Control.
Reisebüro mit Concur-Integration
Sie buchen, die Buchung fließt automatisch in Concur. Das ist buchungsseitig praktisch. Aber Sie verhandeln nicht, Sie haben keine Finanzverantwortung. Reisebüros sind Distributoren, keine Partner mit Steuerungsverantwortung.
Travel-Management-Partner mit Concur-Steuerung (Intertours)
Sie nutzen Concur als Reporting-Backbone, aber Sie übernehmen die aktive Steuerung: Konditionsverhandlung, Angebots-Optimierung, Governance, ROI-Reporting. Das ist echte Partnerschaft – mit klarer Verantwortung für messbare Ergebnisse.
6. Intertours als Concur Partner: Governance aus dem Haus
Intertours ist SAP Concur Partner und macht etwas, das andere Travel-Anbieter nicht tun: Wir verlagern die Steuerungsverantwortung, nicht die Buchung.
Das ist eine fundamental andere Position im Markt. Wir nutzen Concur als Daten- und Reporting-Plattform. Aber die Steuerungslogik kommt von uns.
| Aufgabe | SAP Concur allein | Intertours als Concur Partner |
|---|---|---|
| Policy konfigurieren | ✓ | ✓ |
| Spend analysieren | ✓ | ✓ |
| Angebote negotiieren | ✗ | ✓ (aktiv mit Lieferanten) |
| Preis-Optimierung in Realzeit | ✗ | ✓ (bei Booking) |
| Governance-Struktur | ✗ | ✓ (Steering Committee, Rollen, Verantwortung) |
| Budget-Steuerung | Reporting only | ✓ (aktive Intervention) |
| Entschädigungslogik | ✗ | ✓ (klare Regeln, proaktive Rückforderung) |
| Messbare Kostenreduktion | ✗ | ✓ (2–7 % dokumentiert) |
Wir sind nicht ein besseres oder günstigeres Reisebüro. Wir sind ein Travel-Management-Partner, der Concur nutzt, um Steuerung vergleichbar zu machen. Concur gibt uns die Daten, wir geben Ihnen die Strategie und Ergebnisse.
7. Konkrete Implementierungsfalls im Mittelstand
Wie funktioniert Intertours + SAP Concur in der Praxis? Ein Beispiel aus dem Mittelstand (750 Mitarbeitende, 2.500 Reisen/Jahr, Budget 800 KEUR):
Ausgangssituation: Drei Reisebüros, keine Concur, dezentrale Buchungen, Spesenabrechnungen in Excel, CFO hat keine Kostenübersicht.
Monat 1–3: Implementierung
- Concur-Konfiguration (Policy, Approver-Struktur, GL-Mapping)
- GDS-Integration (Buchungen fließen automatisch in Concur)
- Change Management (Mitarbeitende lernen die App)
- Data Cleanup (alte Spesendaten migriert)
Monat 3: Steuerungsstart
- Intertours analysiert 3 Monate Booking-Daten in Concur
- Finden: 40 % aller Hotels sind Einzelbuchungen ohne Firmensätze
- Finden: Business Class wird zu 30 % auch für Domestic Short Hauls gebucht
- Finden: Mietwagen-Gebühren sind 15 % höher als bei Top-Anbietern
Monat 4–6: Negotiation & Optimization
- Intertours verhandelt mit 5 Key Hotels (Firmensätze in den Top 10 Städten)
- Richtlinie: Business Class ab 6 Flugstunden; sonst Economy Plus
- Neuer Mietwagen-Partner mit Rate Card (10 % Rabatt vs. vorher)
- Concur policy wird aktualisiert; System enforces die neuen Regeln
Monat 7+: Laufende Steuerung
- Monatliches Reporting (Concur-Dashboard): Ausgaben nach Kategorie, Abteilung, Mitarbeitender
- Quartalsweises Steering Committee (CFO, Einkauf, Travel Manager, Intertours)
- Echtzeit-Preisüberwachung (Flüge, Hotels) – Alerts bei Anomalien
- Entschädigungslogik: Flugausfälle werden zentral gemanagt, Kulanz-Rückforderungen bei Lieferanten
Ergebnis: Die Kostenreduktion kommt aus: 3 % Konditionsverhandlung (Hotelraten, Mietwagen), 1,5 % Kategorie-Optimierung (weniger Business Class), 0,7 % Governance-Effekt (keine Einzelbuchungen mehr, keine Rogue-Reisen). Concur hat die Datenbasis geschaffen – Intertours hat Steuerung daraus gemacht.
8. Was Einkauf beim SAP Concur Partner prüfen sollte
Nicht alle Concur Partner sind gleich. Einkauf sollte folgende Fragen stellen:
Ist die Negotiation-Kapazität im Partner-Geschäftsmodell enthalten?
Oder zahlt Ihr Unternehmen extra für Verhandlungen? Gute Partner haben Sales-Teams für Hotelketten und Airlines – das ist in die laufende Gebühr integriert, nicht als Beratungszeit. Schlechte Partner delegieren diese Aufgabe zu Ihnen zurück („Sie müssen mit den Hotels reden").
Wie ist die Entschädigungslogik defined?
Wenn ein Flug überbucht ist oder ein Hotel eine Kulanz schuldet: Wer kümmert sich? Der Partner oder Sie? Gute Partner haben ein Entschädigungs-Tracking und setzen Ansprüche mit Lieferanten durch. Das spart 0,5–2 % unkompliziert ein.
Ist das Geschäftsmodell Ergebnis-basiert oder Transaktions-basiert?
Transaktions-basiert: Sie zahlen pro Reise oder pro Flug (~0,50–2 EUR). Das ist neutral auf Einkaufs-Anreize. Ergebnis-basiert: Der Partner verdient Provision, wenn Kosten sinken. Das schafft Anreiz-Alignment – aber prüfen Sie, ob der Partner „Gimmicks" nutzt (Abschläge, die nicht nachhaltig sind).
Wird das Geschäft mit Reporting-Transparenz operationalisiert?
Gute Partner liefern monatliche Scorecards: Kosten vs. Budget, Savings vs. Baseline, SLAs (Booking-Fehlerquote, Policy-Compliance, Preis-Optimierungsrate). Das ist nicht Nice-to-Have – das ist Einkaufs-Standard.
Was ist die Ausstiegs-Klausel?
SAP Concur gehört Ihnen – die Daten gehören Ihnen. Aber wie schnell können Sie den Partner austauschen? Gute Partner: 3–6 Monate Kündigungsfrist, Daten-Export kostenlos. Schlechte Partner: 12 Monate Kündigungsfrist, Daten-Export kostenpflichtig oder kompliziert.
Nicht der Preis ist die Prüfgröße – sondern die Steuerungsverantwortung und der Ergebnis-Nachweis. Einkauf sollte auf messbare SLAs und ein Governing Operating Model insistieren.
9. SLA und Messbarkeit: Was Sie fordern dürfen
Ein guter Travel-Management-Partner mit Concur sollte sich auf folgende SLAs committen können:
| KPI | Benchmark | Bei Intertours realistische Ziele |
|---|---|---|
| Booking-Fehlerquote (in Concur) | < 2 % | < 0,5 % |
| Policy-Compliance | 85–90 % | 93–97 % |
| Durchschn. Ticketpreis (vs. Markt) | 95–100 % (Marktpreis) | 88–92 % (negotiated rates) |
| Durchschn. Hotelrate (negotiated vs. non-negotiated) | 10–15 % savings | 12–20 % savings |
| Support-Response-Time (Incident) | < 4 hours | < 2 hours |
| Entschädigungen-Realisierungsquote | 60–70 % | 80–90 % |
| Gesamtkostenreduktion (Jahr 1) | 1–3 % | 2–7 % |
10. Häufige Fallen bei der Concur-Einführung
Unternehmen, die Concur einführen, machen oft systematische Fehler – die am Ende teuer werden.
Falsche Partnerwahl
Der Partner ist ein IT-Integrator, kein Travel-Management-Unternehmen. Ergebnis: Concur ist technisch hervorragend konfiguriert. Aber Sie haben keinen Partner, der active steering macht. Sie bekommen ein Reporting-Tool, keine Lösung.
Zu ambitionierte Policy beim Start
Viele Unternehmen konfigurieren Policy-Regeln, die zu restriktiv sind. Ergebnis: Zu viele Exceptions, Frustration bei Mitarbeitenden, Policy-Bypass (buchen privat und reichen später ein). Besserer Ansatz: Start mit 70 % Compliance, dann optimieren.
Change Management unterschätzt
Concur ist nicht nur ein Tool – es ändert Prozesse. Mitarbeitende müssen Spesen digital eingeben, statt EMAILs zu schicken. Das braucht Training und Geduld. Partner ohne Change-Kompetenz: höheres Risiko für Projektverzögerung.
Keine Anbieter-Integration vorab
Concur muss mit den GDS-Systemen integriert werden, über die Ihre Mitarbeitenden buchen. Ohne diese Integration: Daten-Duplizierung, Fehlerrisiko, manuelle Datenerfassung. Das zerstört die Automatisierung, für die Sie Concur gekauft haben.
Governance-Struktur nicht vor Rollout definiert
Wer sitzt im Steering Committee? Wer hat Entscheidungskompetenz? Wie oft treffen sie sich? Ohne klare Struktur: Concur läuft, aber Steuerung passiert nicht. Sie zahlen für Reporting, aber nicht für Entscheidung.
Concur-Implementierungen scheitern nicht an der Technologie. Sie scheitern, weil Unternehmen Concur als „Automatisierungs-Lösung" sehen und keine Governance-Struktur aufbauen. Richtig gemacht: Concur ist der Daten-Motor – Steuerung ist eine separate Funktion.
11. Häufige Fragen zu SAP Concur und Partnerschaft
Ist SAP Concur für Mittelständler (500–2.500 Mitarbeitende) wirklich sinnvoll?
Ja, aber mit Vorsicht. Concur ist ab ~500 Mitarbeitenden wirtschaftlich sinnvoll (Implementierungskosten: ~50–150 KEUR, Jahreslizenz: ~80–200 KEUR). Darunter ist der administrative Aufwand zu hoch. Wichtig: Concur allein spart nicht viel – erst mit aktivem Travel Management.
Wie lange dauert eine Concur-Implementierung?
Typisch 3–6 Monate, je nach Komplexität. Phase 1 (Konfiguration, Tests): 6–8 Wochen. Phase 2 (Integration mit GDS und SAP FI): 4–6 Wochen. Phase 3 (Pilot-Rollout): 2–3 Wochen. Phase 4 (Vollständiger Rollout, Training): 2–4 Wochen. Mit Change Management: insgesamt 4–6 Monate realistisch.
Wer sollte Concur implementieren: Intertours oder ein IT-Integrator?
Idealerweise beide zusammen. Ein IT-Integrator mit Concur-Spezialisierung kümmert sich um die technische Infrastruktur. Intertours als Travel-Management-Partner kümmert sich um die Business-Logik und Steuerung. Tricky: Der IT-Integrator ist teuer und braucht 3–4 Monate – Intertours kann parallele Steuerung schon nach 6–8 Wochen aufbauen.
Was kostet ein SAP Concur Partner pro Jahr?
Modelle variieren: (1) Transaktionsgebühr: 0,50–1,50 EUR pro Reise. Bei 2.500 Reisen/Jahr: ~2.500–3.750 EUR/Jahr. (2) Nutzer-basiert: 2–6 EUR pro aktiver Nutzer pro Monat. (3) Ergebnis-basiert: 20–40 % des realisierten Savings. Intertours nutzt Modell 3 – das bedeutet: Wir verdienen nur, wenn Sie sparen.
Kann ich Concur kündigen und zu einem anderen Partner wechseln?
Die Daten gehören Ihnen – das Concur-Abonnement auch. Technisch: ja. Praktisch: Der Export und die Migration zu einem neuen System sind aufwändig. Einkauf sollte vertragliche Exit-Klauseln verhandeln: 3–6 Monate Kündigungsfrist, kostenloser Daten-Export, Migrationsassistenz.
Welche Garantie gibt es für die 2–7 % Kostenreduktion?
Keine Garantie – aber bewiesene Ergebnisse. Bei Intertours: dokumentierte Durchschnitte von 3–5 % über 12 Monate. Das kommt aus: Konditionen (2–3 %), Kategorie-Optimierung (0,5–1 %), Governance (0,5–1,5 %). Einzeln oder gesamt hängt von der Ausgangssituation ab. Deshalb gibt es ein Baseline-Assessment in Monat 1.
