Eine Online-Buchungsplattform für Geschäftsreisen — auch Online Booking Engine (OBE) oder Self-Booking-Tool — automatisiert die Buchung von Flug, Hotel, Bahn und Mietwagen entlang einer hinterlegten Reiserichtlinie. Im Mittelstand löst sie die operative Buchungslast. Sie senkt aber keine Reisekosten und steuert keinen Travel-Prozess. Intertours kombiniert die Atriis-Plattform mit aktiver Steuerung — daraus entstehen 2 bis 7 Prozent messbare Einsparung.
Was eine Online-Buchungsplattform leistet — und was nicht
Eine Online-Buchungsplattform (Online Booking Engine, OBE) ist eine Software, über die Mitarbeitende oder Travel-Assistenz Geschäftsreisen selbst buchen — innerhalb eines vom Unternehmen vorgegebenen Rahmens. Sie zeigt verfügbare Flüge, Hotels, Mietwagen und Bahntickets aus mehreren Inventaren in einer Oberfläche und führt die Buchung gegen eine hinterlegte Reiserichtlinie aus.
Das ist eine operative Effizienz-Lösung. Es ist keine Steuerungslösung.
Was eine OBE konkret automatisiert
- Suche und Vergleich von Tarifen (Flug, Hotel, Bahn, Mietwagen) aus mehreren Inventarquellen
- Durchsetzung von Reiserichtlinien direkt im Buchungs-Workflow (Klasse, Preisrahmen, Anbieter-Vorgaben)
- Approval Workflow vor der Buchung (Pre-Trip-Approval) — automatisch nach Hierarchie, Budget oder Reiseziel
- Konsolidierung der Buchung in einem Datensatz pro Reise (PNR + Hotel + Mietwagen + Bahn)
- Übergabe an Expense (Belegerfassung, Reisekostenabrechnung) und an die Buchhaltung
- Mobile App für Reisende mit Itinerary, Live-Updates und Notfall-Kontakt
Was eine OBE strukturell nicht kann
Eine OBE bucht gegen das, was im Inventar verfügbar ist. Sie verhandelt keine Firmenraten mit Hotels. Sie definiert keine Reisemittelvorgaben. Sie analysiert nicht, warum die Buchungsstruktur Geld kostet. Sie führt keine Eskalationen bei Flugausfällen. Sie schreibt keine Travel Policy. Das ist alles Steuerungsaufgabe — und dafür ist eine Plattform allein nicht zuständig.
Für Einkauf relevant: Eine OBE digitalisiert den Prozess, den Sie heute haben. Sie macht ihn schneller. Sie macht ihn aber nicht günstiger — solange niemand aktiv steuert.
Marktüberblick: Welche OBE-Klassen im Mittelstand relevant sind
Der OBE-Markt im deutschen Mittelstand teilt sich in drei Klassen, die unterschiedliche Probleme lösen. Wer diese Klassen verwechselt, kauft das falsche Tool.
| OBE-Klasse | Typische Anbieter | Stärke | Schwäche im Mittelstand |
|---|---|---|---|
| Self-Service-Plattform (SMB) | TravelPerk, Lanes & Planes | Schnelles Onboarding, intuitive Oberfläche, Preis pro Buchung | Keine dedizierte Steuerung, dünne internationale Lieferfähigkeit, kein CFO-Reporting |
| Enterprise-Plattform | SAP Concur Travel, Cytric (Amadeus) | Tiefe ERP-Integration, robuste Compliance, weltweite Skalierung | Hoher Konfigurationsaufwand, hohe Total-Cost-of-Ownership, ineffizient für 500–2.500 MA |
| Travel-Management-Plattform mit Steuerung (Hybrid) | Intertours mit Atriis, Egencia | Plattform plus dedizierter Travel Manager, persönliche Eskalation, Konditionsverhandlung | Höhere Implementierungstiefe als reine Self-Service-Tools |
Für mittelständische Unternehmen mit 500 bis 2.500 Mitarbeitenden ist die dritte Klasse fast immer die richtige. Self-Service-Tools überfordern, sobald internationale Reisen, Konditionsverhandlung oder Eskalations-SLA gefragt sind. Enterprise-Plattformen überfordern in der Implementierung und im Preis-Leistungs-Verhältnis.
Warum Buchungs-Tools allein keine Kostenoptimierung bringen
Viele Mittelständler glauben, die Einführung einer OBE allein senke Reisekosten. Das ist eine Marketing-Verkürzung. Eine OBE ohne Steuerung spart in der Regel 0 bis 1 Prozent. Erst mit aktiver Steuerung daneben werden 2 bis 7 Prozent realisierbar.
Die fünf Steuerungslücken einer reinen OBE
Keine Konditionslogik
Die OBE bucht gegen verfügbare Tarife. Sie verhandelt nicht mit Hotelketten über Firmenraten, sie aktiviert keine ausgehandelten Airline-Verträge, sie pflegt keine Mietwagen-Rate-Card. Das macht ein Travel Manager.
Keine Angebots-Intelligenz nach der Buchung
Wenn ein Hotel nach der Buchung billiger wird oder sich ein günstigerer Flug ergibt, sieht das eine OBE nicht. Sie hat den Vorgang abgeschlossen. KI-Preisüberwachung und automatische Umbuchung sind Funktionen, die parallel zur OBE laufen — meistens als Service-Layer.
Keine Stakeholder-Governance
Eine OBE setzt Reiserichtlinien durch. Sie schreibt sie aber nicht. Wer entscheidet, ob Business Class ab vier oder sechs Flugstunden zulässig ist? Wer eskaliert bei Budgetüberschreitung? Das sind organisatorische Fragen — nicht Software-Fragen.
Keine Entschädigungslogik
Bei Flugausfällen, Hotel-Überbuchungen oder Kulanz-Ansprüchen sieht eine OBE nur die ursprüngliche Buchung. Wer die Entschädigung systematisch durchsetzt, ist ein Travel Manager mit Lieferantenbeziehung — nicht das Tool.
Kein Anbieter-Management
Eine OBE integriert mit Inventaren (GDS, NDC, Direct Connect, Metasearch). Sie verwaltet aber keine SLA-Verträge mit Airlines, Hotelketten oder Mietwagen-Partnern. Das ist Einkaufsarbeit.
Eine OBE allein bringt Effizienz. Steuerung bringt Einsparung. Wer nur eines kauft, lässt das andere ungenutzt.
Atriis als OBE-Plattform: Funktionsweise und Datenbasis
Atriis ist die Online-Buchungsplattform, die Intertours für mittelständische Kunden einsetzt. Atriis verbindet Inventar aus GDS-Systemen (Amadeus, Sabre), NDC-Tarifen großer Airlines, Hotelinventaren und Bahnanbietern in einer Oberfläche. Reisende sehen den vollen Marktpreis-Vergleich pro Strecke und buchen gegen die hinterlegte Reiserichtlinie.
Was Atriis im Mittelstand konkret leistet
- Multi-Source-Inventar: NDC, GDS, Direct Connect, Bahn (DB Business), Hotelketten, Mietwagen — in einer Oberfläche
- Reiserichtlinie als Code: Klassen, Preisrahmen, Anbieter-Liste, Approval-Schwellen werden direkt im Buchungs-Workflow durchgesetzt
- Approval Workflow mit Pre-Trip-Approval — automatisch ausgelöst bei Policy-Abweichung, Budget-Überschreitung oder Risiko-Reiseziel
- Mobile App mit Itinerary, Live-Flugstatus, Notfall-Kontakt, Self-Service-Umbuchung
- Reporting-API mit Anbindung an Power BI, Tableau und SAP FI
- Datenexport in strukturierter Form — keine Vendor-Lock-Architektur
Atriis ist kein eigenes Inventar. Es ist eine Aggregations- und Workflow-Plattform. Der Unterschied zwischen einer guten und einer schlechten Implementierung ist die Konfiguration — und die liegt bei Intertours.
KI-Preisüberwachung und automatische Umbuchung
KI-Preisüberwachung ist die kontinuierliche Beobachtung bereits gebuchter Flüge und Hotels gegen aktuelle Marktpreise. Sinkt der Preis um einen festgelegten Schwellenwert, wird automatisch umgebucht — bei Hotels in der Regel ohne Stornogebühr, bei Flügen abhängig vom Tarif.
Wie viel KI-Preisüberwachung tatsächlich spart
In Auswertungen über mittelständische Travel-Programme liefert KI-Preisüberwachung typischerweise 0,8 bis 1,5 Prozent zusätzliche Einsparung — gerechnet auf das gesamte Buchungsvolumen. Sie ist damit nicht der größte Hebel, aber einer der zuverlässigsten, weil sie ohne Reisendenverhalten funktioniert.
Wichtig: KI-Preisüberwachung ist keine Magie. Sie funktioniert nur dort, wo Tarife öffentlich oder semi-öffentlich vergleichbar sind. Bei NDC-Tarifen mit Continuous Pricing wird sie aufwendiger und ist nicht in jedem Buchungs-Stack gleich gut umgesetzt.
NDC, GDS, Direct Connect: Wie eine OBE Tarife findet
Eine OBE ist nur so gut wie die Inventarquellen, an die sie angebunden ist. Drei Distribution-Kanäle dominieren heute den Markt.
| Kanal | Was er liefert | Vor- und Nachteile |
|---|---|---|
| GDS (Amadeus, Sabre, Travelport) | Klassische Airline- und Hotelraten in standardisierter Form | Stabil, weltweit verfügbar, aber teilweise höhere Tarife als NDC-Direkt-Inventar |
| NDC (New Distribution Capability) | Direkt von der Airline ausgesteuerte, dynamische Tarife mit Zusatzleistungen (Gepäck, Sitz, Lounge) | Häufig günstiger als GDS, aber technisch komplexer; Continuous Pricing erschwert Preisüberwachung |
| Direct Connect / API | Direkter Inventar-Zugriff (z. B. Bahn-API, Hotelketten-API) | Genauester Marktpreis, höchste Aktualität, erfordert pro Anbieter eine eigene Anbindung |
Atriis aggregiert alle drei Kanäle. Für eine sauber konfigurierte OBE im Mittelstand bedeutet das: pro Buchung wird der jeweils beste Tarif aus dem zulässigen Set ausgewählt — nicht nur das, was zufällig im ersten Kanal verfügbar war.
Integration mit Travel Policy, Approval Workflow und Reporting
Eine OBE entfaltet ihren Wert nur durch die Konfiguration der drei umgebenden Systeme: Travel Policy, Approval Workflow und Reporting. Ohne diese drei ist sie ein besseres Buchungsformular.
Travel Policy als Code
Die Reiserichtlinie wird in der OBE als Regelwerk hinterlegt: Klasse pro Strecken-Länge, Preisrahmen pro Stadt oder Region, Anbieter-Whitelist, Approval-Schwellen, Risiko-Reiseziele. Je präziser die Policy, desto höher die On-Policy-Quote. Gut konfigurierte Mittelstandsprogramme erreichen 93 bis 97 Prozent.
Approval Workflow
Automatisch ausgelöst bei Policy-Abweichung, Budgetüberschreitung oder Reisezielen mit erhöhtem Risiko. Wichtig: Der Workflow muss Eskalations-Logik kennen — wer entscheidet, wenn der direkte Vorgesetzte nicht erreichbar ist? Wer hat bei welcher Schwelle Veto?
Reporting
Aus jeder Buchung fließen Daten in ein Reporting-Layer. Mindestens: Cost-per-Trip, On-Policy-Quote, Anbieter-Mix, Klasse-Mix, Top-Reiseziele, Top-Reisende. Im CFO-Reporting wird daraus monatlich eine vergleichbare Scorecard.
Plattform plus Steuerung: Der Intertours-Ansatz
Intertours ist keine reine Plattform-Anbieterin und kein klassisches Reisebüro. Intertours ist ein Travel-Management-Partner, der die Atriis-Plattform mit aktiver Steuerung kombiniert. Das ist eine eigene Anbieterklasse — und sie passt genau zu mittelständischen Unternehmen, die weder eine eigene Travel-Abteilung haben noch ein Enterprise-System wollen.
| Aufgabe | OBE allein | Intertours mit Atriis |
|---|---|---|
| Buchung über Self-Service | Ja | Ja |
| Persönliche Buchung (Offline-Anfrage) | Nein | Ja, dedizierter Travel Manager |
| Konditionsverhandlung (Hotels, Airlines, Mietwagen) | Nein | Ja, aktiv mit Lieferanten |
| KI-Preisüberwachung mit automatischer Umbuchung | Teilweise | Ja, integriert |
| Eskalation bei Flugausfall, Hotel-Problem | Nein | 24/7 über Travel Manager |
| Entschädigungsmanagement | Nein | Ja, zentralisiert |
| CFO-Reporting auf Cost-Center-Ebene | Basis | Standard, monatlich |
| Internationale Lieferfähigkeit | Begrenzt | Altour-Netzwerk in über 90 Ländern |
| Messbare Kostenreduktion | 0–1 % | 2–7 % nach Abzug aller Gebühren |
Was das praktisch bedeutet: Die Atriis-Plattform übernimmt das, was Selbstbuchungs-Tools gut können. Intertours übernimmt das, was Plattformen strukturell nicht können — Konditionsverhandlung, Eskalation, Steuerung, Reporting auf CFO-Niveau, internationale Lieferfähigkeit über das Altour-Netzwerk.
Implementierung im Mittelstand: Zeitachse und Aufwand
Eine Atriis-Implementierung mit Intertours-Steuerung dauert in der Regel zwischen vier und acht Wochen — abhängig von der Komplexität der Reiserichtlinie und der Anzahl der ERP- und HR-Schnittstellen.
Typische Zeitachse
- Woche 1 bis 2 — Analyse: Auswertung der letzten zwölf Monate Buchungsdaten, Kategorisierung nach Kostenstelle, Cost-per-Trip, On-Policy-Quote, Identifikation der größten Sparhebel
- Woche 2 bis 3 — Konfiguration: Travel Policy als Regelwerk in Atriis, Approval Workflow, Anbieter-Whitelist, Klassen- und Preisrahmen
- Woche 3 bis 5 — Integration: Anbindung an SAP FI (oder vergleichbares ERP), HR-Stammdaten, SSO, optional Datev-Schnittstelle
- Woche 5 bis 6 — Pilot: Rollout in einer Abteilung oder einem Standort, Schulung der Reisenden, Sammeln der ersten Daten
- Woche 6 bis 8 — Voll-Rollout: Erweiterung auf das gesamte Unternehmen, Übergabe an den dedizierten Travel Manager bei Intertours, Start des monatlichen Steuerungs-Cadence
Ab Woche 8 startet die aktive Steuerung. Das ist der Moment, ab dem die 2 bis 7 Prozent Einsparung systematisch realisierbar werden — nicht früher.
Worauf Einkauf bei der OBE-Auswahl achten muss
Die OBE-Auswahl entscheidet, ob Sie Effizienz oder Einsparung kaufen. Sechs Prüfkriterien sollten in jede RFP gehören.
Welche Inventarquellen sind angebunden?
NDC ist Pflicht. GDS ist Standard. Direct Connect für Bahn (DB Business) und große Hotelketten ist im Mittelstand differenzierend. Wer nur GDS anbietet, lässt Geld liegen.
Wie konfigurierbar ist die Travel Policy?
Eine Policy mit drei Variablen (Klasse, Preisrahmen, Anbieter) ist Basis. Eine Policy mit zwölf Variablen (inklusive Risiko-Reiseziel, Saisonalität, Cost-Center-Logik) ist Mittelstand-Standard.
Wer übernimmt Konditionsverhandlung und Anbieter-Management?
Bei reinen Plattformen: niemand. Bei Travel-Management-Partnern wie Intertours: das ist Kernleistung. Diese Frage entscheidet 60 Prozent der späteren Einsparung.
Welche Eskalations-SLA gibt es?
Response-Zeit bei Flugausfall, Hotel-Problem, kurzfristiger Umbuchung. Im Mittelstand realistisch: unter zwei Stunden, 24/7. Ohne SLA: keine echte Steuerung.
Wie ist das Reporting aufgebaut?
Monatliches Reporting auf Cost-Center-Ebene mit Baseline-Vergleich, Savings-Tracking und SLA-Scorecard ist Standard. Ohne Reporting-Cadence: kein Beweis, keine Optimierung.
Wie ist die Exit-Klausel?
Daten gehören dem Unternehmen. Kündigungsfrist drei bis sechs Monate. Datenexport kostenlos. Migrationsbegleitung vereinbart. Das ist nicht verhandelbar.
Lehre aus Mittelstands-Implementierungen: Wer eine OBE ohne Steuerungsschicht kauft, automatisiert seinen heutigen Prozess. Wer eine OBE mit Steuerung kauft, verändert seinen Prozess. Nur das zweite spart Geld.
Häufige Fragen zu Online-Buchungsplattformen
Eine Online-Buchungsplattform (auch Online Booking Engine, OBE, oder Self-Booking-Tool) ist eine Software, über die Mitarbeitende ihre Geschäftsreisen selbst buchen. Sie zeigt Flüge, Hotels, Bahn und Mietwagen aus mehreren Inventaren in einer Oberfläche und führt die Buchung gegen eine hinterlegte Reiserichtlinie aus. Sie ersetzt die manuelle Buchung über Sekretariat oder Reisebüro.
Eine OBE ist Software. Ein Travel-Management-Unternehmen (TMC) ist eine Organisation mit Travel Managern, Konditionsverhandlung, Eskalations-SLA und Reporting. Moderne TMCs wie Intertours nutzen eine OBE — etwa Atriis — als Plattform-Layer. Die OBE allein ist nicht die Lösung, sie ist eine Komponente.
Für diesen Sweetspot gibt es keine Standard-Antwort. Self-Service-Plattformen wie TravelPerk oder Lanes & Planes sind oft zu dünn in Steuerung. Enterprise-Plattformen wie SAP Concur Travel sind oft zu komplex und teuer. Hybrid-Lösungen — Plattform plus dedizierte Steuerung — passen am besten. Atriis mit Intertours-Steuerung ist die Standardkonstellation in dieser Größenklasse.
Eine OBE allein spart in der Regel 0 bis 1 Prozent — primär durch Prozess-Effizienz und höhere On-Policy-Quote. Erst mit aktiver Steuerung daneben (Konditionsverhandlung, KI-Preisüberwachung, Entschädigungsmanagement, Reisemittelvorgaben) werden 2 bis 7 Prozent realisierbar. Wer eine OBE als Spar-Lösung verkauft, verkürzt das Bild.
NDC (New Distribution Capability) ist ein Standard, mit dem Airlines ihre Tarife direkt an Buchungs-Plattformen verteilen — vorbei am klassischen GDS. NDC-Tarife sind oft günstiger und enthalten Zusatzleistungen (Gepäck, Sitzplatz, Lounge) direkt im Buchungsschritt. Eine moderne OBE im Mittelstand muss NDC unterstützen — sonst verliert sie Tarife.
Vier bis acht Wochen ist der realistische Rahmen für ein Unternehmen mit 500 bis 2.500 Mitarbeitenden. Inklusive Analyse der bestehenden Buchungsdaten, Konfiguration der Reiserichtlinie, Integration mit ERP und HR, Pilot-Rollout und Voll-Rollout. Ab Woche 8 startet die aktive Steuerung — und damit die messbare Einsparung.
Modelle variieren stark. Self-Service-Plattformen rechnen meist transaktionsbasiert (drei bis acht Euro pro Buchung). Enterprise-Plattformen rechnen pro Reisendem pro Monat (zwei bis sechs Euro plus Implementierungs-Pauschale). Travel-Management-Partner mit integrierter Plattform rechnen oft ergebnisbasiert oder als Servicepauschale mit Buchungs-Add-on — bei nachgewiesener Einsparung von 2 bis 7 Prozent rechnet sich das in der Regel im ersten Jahr.
Ja, technisch immer. Praktisch hängt es vom Vertrag ab. Achten Sie auf: Kündigungsfrist (drei bis sechs Monate), kostenloser Datenexport (PNR-Historie, Buchungsdaten, Lieferanten-Konfiguration), Migrationsbegleitung in den ersten drei Monaten beim neuen Anbieter. Daten gehören dem Unternehmen — der Vertrag muss das auch sicherstellen.
