Belegerfassungs-Aufwand-Rechner für die Mittelstands-Buchhaltung

Kurzantwort

Wie viel Zeit und Geld kostet die manuelle Bearbeitung von Reisebelegen wirklich? In der typischen Mittelstands-Buchhaltung fallen pro Reisebeleg 4 bis 7 Minuten manuelle Bearbeitung an – für Erfassung, Zuordnung, Kontierung, MwSt-Prüfung, Nachfragen bei fehlenden Belegen. Bei 300 Reisen im Jahr summiert sich das schnell auf 300 bis 500 Arbeitsstunden. Geben Sie unten Ihre monatlichen Reisebelege, die durchschnittliche Bearbeitungszeit und den vollkostenrelevanten Stundensatz Ihrer Buchhaltung ein. Der Rechner zeigt sofort den aktuellen Personalaufwand in Stunden und Euro pro Jahr – und die realistische Reduktion durch eine Plattform-Pay-Lösung wie Intertours Pay mit integrierter Belegerfassung per App, automatischer Zuordnung zur Kartentransaktion und ERP-Anschluss an DATEV, SAP oder Microsoft Dynamics.

Abschnitt 01

Ihre aktuelle Beleg-Realität

Drei Zahlen aus Ihrer Buchhaltung – geschätzt reicht. Alle Werte bleiben im Browser.

Reisebelege pro Monat

Alle Belege aus Geschäftsreisen: Hotel, Bewirtung, Mietwagen, Tagungen, Tank – ohne Flug- und Bahnbelege aus der Lodge.

Bearbeitungszeit pro Beleg (Minuten)

Inkl. Erfassung, Zuordnung zu Kartentransaktion, Kontierung, MwSt-Prüfung und Nachfragen bei fehlenden Belegen.

Vollkostenrelevanter Stundensatz Buchhaltung (Euro)

Bruttolohn plus Arbeitgeberanteile plus Overhead – im deutschen Mittelstand typisch 45 bis 70 Euro pro Stunde.

Abschnitt 02

Ihr Beleg-Aufwand und Reduktionspotenzial

Zusammenfassung: –

Ihre aktuelle Belastung

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Reisebelege pro Jahr

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Bearbeitungsstunden pro Jahr

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Personalaufwand pro Jahr

Nach Umstellung auf Intertours Pay mit integrierter Belegerfassung

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Minuten pro Beleg neu

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Bearbeitungsstunden pro Jahr

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Personalaufwand pro Jahr

Ihre Einsparung

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Stunden freigesetzt pro Jahr

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Personalaufwand reduziert

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Zeit-Reduktion pro Beleg

Was diese Zahl bedeutet

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Wo die Reduktion strukturell entsteht

Wirkungsbereich	Vorher	Nach Umstellung
Beleg-Erfassung	manuell nachgelagert, oft unvollständig	per App im Moment der Zahlung, mit OCR
Zuordnung zur Transaktion	manuell, häufig falsch	automatisch in Echtzeit
Kostenstellen-Kontierung	händisch pro Beleg	vorab hinterlegt, automatisch
MwSt-Aufteilung	manuell mit Fehlerquote	systemseitig geprüft
ERP-Übergabe	oft Doppelerfassung	strukturierter Export nach DATEV, SAP, Dynamics
Nachfragen bei fehlenden Belegen	Wochen nach der Reise	System erinnert Reisenden direkt

Wichtig: Der Effekt kommt nicht durch bessere OCR-Software, sondern durch die Verzahnung von Kartentransaktion, Belegerfassung und Kontierung in einem Datenmodell. Belege werden nicht mehr eingesammelt – sie entstehen strukturiert im Prozess.

Wir zeigen Ihnen die Reduktion an einem Pilotmonat

In einem 30-minütigen Gespräch mit unserem Pay-Team gehen wir Ihre konkrete Beleg-Realität durch und skizzieren einen Pilotmonat mit einer Vielreisenden-Gruppe. Die Ergebnisse liefern Ihre eigene Baseline – unverbindlich und ohne Vertragsverpflichtung.

Kostenfreies Pay-Gespräch anfragen

Die Berechnung basiert auf branchentypischen Werten für Mittelstands-Buchhaltungen mit 500 bis 5.000 Mitarbeitenden. Die realistische Reduktion durch eine Plattform-Pay-Lösung mit integrierter Belegerfassung liegt bei 55 bis 70 Prozent der Bearbeitungszeit pro Beleg. Die tatsächliche Wirkung in Ihrem Unternehmen hängt von der aktuellen Digitalisierungsstufe, der ERP-Landschaft und der Belegstruktur ab. Verbindliche Aussagen sind ausschließlich auf Basis eines individuellen Pilots möglich.