Verpflegungspauschale richtig berechnen – so gehen Sie vor

Ab 2020 gelten neue Regeln zur Berechnung der Verpflegungskostenpauschale für Dienstreisen ins In- und Ausland – hier ein aktueller Überblick.

Dienstreisen verursachen Kosten - und nicht immer tritt der Arbeitgeber dafür ein. In diesem Fall können Sie die Verpflegungskostenpauschale nutzen, um wenigstens einen Teil Ihrer Ausgaben steuerlich geltend zu machen. Allerdings hängt die Höhe der anzusetzenden Dienstreisepauschale von Reisedauer und Reiseland ab - hier die wichtigsten Fakten im Überblick.

Die Verpflegungskostenpauschale nach der Reisekostenreform

Um es vorweg zu nehmen: Die Ende 2019 für das laufende Jahr festgelegten Verpflegungskostenpauschalen können in der Regel die auf Ihren Reisen anfallenden Kosten für die Verpflegung nicht decken. Die komplette Erstattung ist selbst dann nicht möglich, wenn Sie sämtliche Kosten vorschriftsmäßig belegen. Der Grund ist plausibel: Steuerlich geltend zu machen ist nämlich nur der Verpflegungsmehraufwand, der auf einer Dienstreise im Vergleich zum normalen Arbeitsalltag anfällt. 

Zum Ausgleich für diesen Mehraufwand können Sie demnach die Verpflegungspauschale bei der Steuer geltend machen - und zwar seit der Reisekostenreform im Jahr 2014 nur noch in zwei Stufen: 

1. Reisedauer zwischen acht und 24 Stunden

Diese Pauschale greift dann, wenn Ihre Dienstreise diese Zeitspanne nicht übersteigt, aber auch für die An- und Abreisetagen von über mehrere Tage dauernden geschäftlichen Reisen.

2. Reisedauer von 24 Stunden

Sind Sie von 0 bis 24 Uhr nicht an Ihrer Arbeitsstätte oder zu Hause tätig, sondern über mehrere Tage auswärts für Ihr Unternehmen aktiv, dann können Sie diese Verpflegungspauschale von der Steuer absetzen.

Voraussetzung zur Geltendmachung: Der Verpflegungsaufwand muss nachweislich dienstlich veranlasst sein und vom Arbeitnehmer aus eigener Kasse getragen werden. Sobald sich der Arbeitgeber an den Kosten beteiligt, muss auch die steuerlich anzusetzende Dienstreisepauschale gekürzt werden. Um eine Dienstreise zu begründen, können Sie auf die Definition des Begriffs erste Tätigkeitsstätte zurückgreifen. In Bezug auf die Steuer gibt es nämlich keine Differenzierung zwischen Einsatzwechseltätigkeit, Fahrtätigkeit oder Dienstreise mehr. 

Verpflegungskostenpauschale: Die Grenzen der anerkannten Reisedauer

Eine Größe ist jedoch zu beachten, damit eine Dienstreise als solche anerkannt wird: Sobald Sie im Auftrag Ihres Unternehmens über einen längeren Zeitraum an einem Ort außerhalb Ihrer ersten Tätigkeitsstätte tätig sind, greifen andere Regelungen. Die Grenze liegt bei drei Monaten. Allerdings können Sie diese Restriktionen umgehen, indem Sie beispielsweise den Aufenthalt um wenigstens vier Wochen unterbrechen, denn dann beginnt die relevante Drei-Monats-Frist erneut zu laufen. Eine Begründung müssen Sie nicht abgeben. Auch Urlaub oder Arbeitsunfähigkeit können Sie zum Beispiel geltend machen.

Verpflegungspauschale für Dienstreisen innerhalb Deutschlands

Grundsätzlich wird bei der Berechnung der Dienstreisepauschale danach unterschieden, ob sie sich innerhalb der deutschen Grenzen bewegen oder geschäftlich ins Ausland reisen. Innerhalb Deutschlands gelten die Pauschalen bereits seit 2017, Sie können demnach folgende Beträge ansetzen:

• Reisedauer zwischen acht und 24 Stunden - 12 Euro pro Tag => 14 Euro
• Reisedauer 24 Stunden - 24 Euro pro Tag => 28 Euro

Die im Rahmen einer Dienstreise anfallenden Übernachtungen werden mit einer Pauschale von 20 Euro je Nacht abgegolten. Das ist im Verhältnis zu den tatsächlichen Hotelkosten relativ wenig. Meist übernehmen jedoch die Arbeitgeber diese Kosten, was wiederum zur Kürzung der Übernachtungspauschale führt.

Verpflegungsgeld bei Geschäftsreisen ins Ausland

Auch bei geschäftlich bedingten Auslandsreisen sind die grundsätzlichen Regelungen anzusetzen: Sowohl die Unterscheidung nach ein- und mehrtägigen Reisen als auch die Drei-Monats-Frist haben hier ihre Gültigkeit. Allerdings wird auch den Unterschieden in den Lebenshaltungskosten die einzelnen Länder mit unterschiedlich hohen Verpflegungspauschalen Rechnung getragen. Die Berücksichtigung der konkreten Gegebenheiten führt sogar dazu, dass innerhalb eines Landes unterschiedliche Pauschalen aufgerufen werden. Und das nicht ohne Grund: Reisen Sie beispielsweise nach New York, werden Sie mit Sicherheit deutlich höhere Kosten zu bestreiten haben, als wenn Sie sich in eine US-amerikanische Provinz begeben.

Das Verpflegungsgeld für Auslandsreisen hat sich im Gegensatz zu den Pauschalen für Inlandsreisen in den letzten Jahren zum Teil drastisch verändert: Für 34 Länder mussten die Pauschalen demnach angepasst werden, da sich die Preise dort deutlich bewegt haben. Die aktuellen Pauschalen für den Verpflegungsmehraufwand können Sie den veröffentlichten Tabellen entnehmen, die nach Ländern und Regionen sortiert sind. Sollte Ihr Zielland nicht aufgeführt sein, dann gelten generell die Dienstreisepauschalen, die für Luxemburg aufgerufen werden können. Sollten Sie ein Außen- oder Überseegebiet bereisen müssen, dann richten Sie sich bitte nach dem relevanten Mutterland, um die geltenden Spesensätze zu ermitteln. 

Verpflegungspauschale für Auslandsreise ermitteln

Die Berechnung der Verpflegungspauschale bei Auslandsreisen ist etwas komplizierter, da ja verschiedene Spesensätze gelten können. Deswegen gelten folgende Grundsätze:

Verpflegungspauschalen für eintägige Geschäftsreisen

Diese Reisen beginnen und enden an ein und demselben Tag. Hier ist die Spesenpauschale anzusetzen, die im letzten ausländischen Tätigkeitsort gilt. Dieser Grundsatz ist auch maßgeblich, wenn Sie vorher oder anschließend im Inland tätig sind. Aber: Durchqueren Sie ein Land lediglich, um an Ihr eigentliches Ziel zu kommen, wird dies nicht als Tätigkeitsort gewertet.

Verpflegungsgeld bei mehrtägigen Geschäftsreisen

Halten Sie sich im Rahmen einer Reise über mehrere Tage in unterschiedlichen Ländern auf, dann gilt der § 9 Abs. 4a Satz 5 2. Halbsatz des Einkommensteuergesetzes (EStG) bei der Ermittlung der Verpflegungspauschale:

. Reisen Sie vom In- ins Ausland und werden (noch) nicht tätig, dann setzen Sie für diese Tage das Verpflegungsgeld, das am vor 24 Uhr (Ortszeit) erreichten Ort gilt, an - nämlich die Anreisepauschale.

. Die Abreisepauschale gilt für Ihre Reise zurück ins Inland, hier können Sie das im letzten ausländischen Tätigkeitsort geltende Verpflegungsgeld ansetzen.

. Für die Zwischentage können Sie in der Regel die Verpflegungspauschale ansetzen, die am vor 24 Uhr erreichten Ort gilt.

Wichtig: Sollten Sie nach Ihrer Rückkehr aus dem Ausland zur ersten Tätigkeitsstätte oder in Ihren Heimatort zurückkehren und direkt wieder auf Dienstreisen gehen, dann können Sie für diesen Tag die jeweils höhere Pauschale nutzen.

Besondere Verpflegungspauschalen für Reisen mit dem Flugzeug oder Schiff

Nutzen Sie für Ihre Dienstreise das Flugzeug, müssen Sie spezielle Regeln berücksichtigen: 

• Bei eintägigen Reisen ins Ausland, die Sie also innerhalb eines Tages beginnen und beenden, können Sie die für das Zielland geltende Anreisepauschale ansetzen.
• Kommen Sie jedoch erst am Folgetag im Zielland an, nutzen Sie die Abreisepauschale des Ausgangslandes und die Tagespauschale für das Zielland.
• Zieht sich die Flugreise über mehr als zwei Tage hin, setzen Sie für die Zwischentage die für Österreich geltenden Pauschbeträge an. 

Sollte Ihr Zielland nicht in den relevanten Listen aufgeführt sein, setzen Sie auch in diesem Fall die für Luxemburg geltenden Pauschalen an.

Schiffsreisen sind ebenfalls separat geregelt:

• Für die Einschiffung und Ausschiffung gelten die Pauschalen des jeweiligen Hafenortes.
• Beginnt und endet Ihre Schiffsreise an einem Tag, beispielsweise bei Fährfahrten, ist die Verpflegungskostenpauschale des Ankunftsortes.
• Dauert Ihre Schiffsreise mehrere Tage, dann gilt wiederum die für Luxemburg festgelegte Verpflegungspauschale.

Verpflegungspauschale ganz praktisch angewendet

Zwei Beispiele sollen die Berechnung der Verpflegungspauschale für einen Auslandsaufenthalt verdeutlichen:

Beispiel 1: Dienstreisepauschale im Ausland 

Herr X muss dienstlich nach Brüssel reisen. Er verlässt an einem Montag gegen 20 Uhr seine Wohnung und kommt um 2 Uhr in Brüssel an. Den gesamten Dienstag verbringt er geschäftlich in der belgischen Hauptstadt, um dann am Mittwoch um 8.00 Uhr in Richtung Amsterdam aufzubrechen. Sein Ziel erreicht er gegen 14 Uhr, sodass er bis zum Donnerstag seine Termine wahrnehmen kann. Er reist am Donnerstag um 13 Uhr aus Amsterdam ab und erreicht seine Wohnung in Berlin um 22 Uhr.

Berechnung:

. Montag: Inlandspauschale kommt seit 2020 nicht mehr zum Tragen, da er weniger als acht Stunden unterwegs ist.

. Dienstag: Verpflegungspauschale für Belgien = 42 Euro.

. Mittwoch: Verpflegungspauschale für die Niederlande = 47 Euro, da er dieses Zielland vor 24 Uhr (Ortszeit) erreicht

. Donnerstag: Abreisepauschale für die Niederlande = 32 Euro, da er dort noch bis 13 Uhr aktiv war

Beispiel 2: Kürzung der Verpflegungspauschale

Herr Y kommt dienstags von einer mehrtägigen Tätigkeit in Straßburg nach Hause zurück. Er wechselt kurz sein Gepäck und tritt erneut eine Auslandsreise an: Gegen 23 Uhr trifft er in Kopenhagen ein, wobei sein Arbeitgeber die Übernachtungen inklusive Frühstück im Vorfeld gebucht und bezahlt hat. 

Berechnung:

. Dienstag: Abreisepauschale Straßburg = 34 Euro vs. Anreisepauschale Kopenhagen = 39 Euro - es lässt sich lediglich die höhere Verpflegungspauschale geltend machen.

. Zwischentage: Da der Arbeitgeber auch die Kosten für das Frühstück übernimmt, muss Herr Y die Kürzung der Verpflegungspauschale hinnehmen. Angesetzt werden 20 Prozent der Verpflegungspauschale für Kopenhagen, der Abzug beläuft sich auf 11,60 Euro.

Verpflegungspauschale bei der Steuer ansetzen

Unternehmen müssen Ihren dienstreisenden Mitarbeitern keine Verpflegungspauschale erstatten, sofern dies nicht vertraglich vereinbart ist. Es steht dem Arbeitgeber also frei, nur einen Teil der Kosten zu tragen oder die Zahlung komplett abzulehnen. In diesen Fällen können Sie die Verpflegungspauschale bei Ihrer Steuer geltend machen - und zwar im Rahmen der Werbungskosten. Damit erreichen Sie zwar nicht denselben Effekt, denn Sie reduzieren lediglich Ihr zu versteuernden Einkommen. Um eine Steuerreduzierung zu erreichen, müssen die anzusetzenden Pauschalen und Ihre anderen Werbungskosten zudem den Pauschbetrag von 1.000 Euro übersteigen. Bei regelmäßigen Geschäftsreisen ist das jedoch durchaus realistisch.