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Das Thema Travel Management bekam über die Jahre hinweg eine immer größere Bedeutung. Ein Blick in die Zukunft zeigt, dass dieses Thema auch nicht so schnell abklingen wird.

Das Employer Branding unterstützt die Unternehmen dabei, das Image als Arbeitgeber zu verbessern und auf längere Zeit mit Ihrem Personal zu Planen. Seien Sie sich sicher das Ihr Personal bei Ihnen bleibt und sich nicht der Konkurrenz anschließt. 

Die Reise des Travel Managements

Die Geschäftsreise hat eine längere Vergangenheit als wir vielleicht denken. Schon im Mittelalter sind Geschäftsleute mit ihren Waren auf die Reise gegangen. Meist um ihr Produkt unter die Leute zu bekommen, oder um neue Ideen aufzuschnappen. Auch heute noch schicken Unternehmen ihre Mitarbeiter auf Geschäftsreise, um sich beispielsweise mit potenziellen Kunden oder Investoren zu treffen. Natürlich hat sich die Art, WIE wir geschäftlich reisen, verändert. Wir fahren mit Autos, nehmen die Bahn oder fliegen zu den Meetings. Und hierbei sind der Weite fast keine Grenzen gesetzt. Durch unsere Vernetzung pflegen wir Kontakte in alle Länder und können diese leicht erreichen. Die Geschäftsreise ist schon längst zum Wirtschaftsfaktor geworden. In 2017 gab es insgesamt um die 118 Mio. Geschäftsreisen, von denen 72 Mio. eintägig und 46 Mio. mehrtägig waren und 2018 werden es scheinbar nicht weniger.

Innovationen im Travel Management

Die künstliche Intelligenz wird ein immer größeres Thema im Bereich des Business Travel. Fährt ein Mitarbeiter öfter in die gleiche Gegend, erkennt die KI automatisch ein Muster und schlägt bei der Hotelsuche direkt das vom Reisenden am häufigsten gebuchte Hotel vor. Dieser Personalisierung der Buchungsmöglichkeiten werden ständig neu generiert. Die Künstliche Intelligenz ist auch im Kundenservice zu spüren. Roboter antworten besipielsweise in kleinen Chat-Portalen auf unsere Fragen. 

Intelligente Apps helfen Geschäftsreisenden durch direkten Kontakt zum Unternehmen bessere und sichere Entscheidungen zu treffen. Durch das sog. virtual Payment, können "Schulden" ganz schnell und umkompliziert in wenigen Klicks beglichen werden.

Virtuelle Hotelbesichtigungen und virtuelle Meetings werden irgendwann am Markt vorherrschen. 

Was wir momentan schon merken ist, dass WLAN fast unabdingbar ist. Wir können fast überall auf öffentliche Netzwerke zugreifen und dies wird sich noch verstärken. Auch auf Geschäftsreisen sind social medias wie twitter sehr beliebt. Bald werden wir von allen Flugzeugen ungestört ins Wlan und uns mit anderen Vernetzen können. Mit WLAN ist es dem Reisenden dann auch möglich, aus dem Flugzeug zu arbeiten oder sich vorzubereiten. 

Das W-Lan in den Hotels wird immer besser, sodass einem "Home Office" vom Hotel aus nichts mehr in Weg steht. So fällt der Geschäftreisende im Betrieb nicht aus, sondern kann direkt vom Hotel aus  seine Arbeit erledigen, sobald das Meeting vorüber ist.

Immer mehr Arbeitnehmer möchten gerne ihre Geschäftsreise mit ihrem Urlaub verbinden. Man fliegt also beruflich ins Ausland, hält vor Ort ein Meeting ab und arbeitet danach vielleicht noch vom Hotel aus. Nur geht es jetzt nicht direkt wieder nach Hause. Es werden einfach noch ein paar Tage zu persönlichen Zwecken im jeweiligen Land verbracht und vielleicht kommt sogar die Familie direkt mit oder kommt nach. Ob dies dem Geschäftsreisenden genehmigt wird, kommt auf den Arbeitgeber an. 

Ohne Tools geht im Travel Management beinahe nichts mehr. Die Reiseorganisation geht über eine Reiseplanungs- und/oder Buchungstool. Für die Abrechnung wird ein eigenes Tool verwendet. Das Thema "papierloses Büro" setzt sich immer weiter durch. Tools erleichtern es den Arbeitgebern auch ihre Fürsorgepflicht einzuhalten. Die digitalen Innovationen bieten Unternehmen ein Frühwarnsystem, um genau zu wissen, ob ein Geschäftsreisender sich in einem gefährlichen Gebiet aufhält.

Zum Artikel: 4 Tipps für Krankheiten auf der Geschäftsreise.

Doch auch Geschäftsreisende lassen sich von den kleinen digitalen Helfern die Reise erleichtern. Apps gibt es für fast jede Situation, so auch für die Geschäftsreise. Die Apps von Airlines und Bahnen vereinfachen die Reise sowie den Aufenthalt an Flughafen und Bahnhof erheblich. Zudem bieten die Bonusprogramme eine gute Möglichkeit Kosten zu reduzieren oder die Mitarbeiterbindung durch private Nutzung zu fördern. Ob man die Bonuspunkte privat nutzen darf, liegt jedoch bei dem Unternehmen und sollte fest geregelt sein. Viele Unternehmen bestehen nicht darauf, dass die beruflich gesammelten Meilen abgetreten werden müssen oder für berufliche Zwecke eingelöst werden müssen. Fragen Sie in diesem Fall einfach den Arbeitgeber. 

Zum Artikel: Wem gehören nun beruflich gesammelte Bonuspunkte?

Das Travel Management

Viele Verantwortliche für die Planung einer Geschäftsreise kommen ursprünglich aus einem anderen Bereich und erledigen das Travel Management nebenbei. Im Mittelstand ist es heutzutage noch selten, dass Geschäfstreisen für jemanden die Hauptaufgabe ist oder dass es sogar einen eigenen Verantwortungsbereich gibt. Meist bleiben durch die nebenbei erledigten Buchungen, die eigentlichen Aufgaben liegen. Eine Studie zeigte, dass jeder 4. Organisator von Geschäfstreisen sich zu 76% nur mit dem Travel Management beschäftigt. Und das auch meist nur bei großen Firmen.

Auch der MICE-Bereich schöpft Profit aus den optimierten Prozessen. Immer mehr betriebsinterne Organisatoren schätzen die digitalisierung von Buchungswegen, Teilnehmer-Management und Reporting für die Planung von einem Event, von Meetings, Fortbildungen oder Gruppenreisen. 

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Wie bucht man heutzutage eine Geschäftsreise

Eine Studie aus 2017 ermittelte, dass 59% der Befragten die Reise online und 19% über ein Reiseportal oder eine App buchen. Einen großen Anteil der Online-Buchungen nehmen die Bahntickets ein, wobei Flüge eher über die Portale gebucht werden. Größere Unternehmen reisen öfters mit dem Flugzeug als mittelständische Unternehmen. Diese nutzen überwiegend die Angebote der deutschen Bahn, um beruflich zu reisen. 

Es sind überwiegend die größeren Unternehmen, welche sich Hilfe bei einem Geschäftsreisebüro holen. 78% der Unternehmen mit über 250 Mitarbeitern buchen ihre Flüge, Bahntickets, Mietwagen und Hotels über ein professionelles Geschäftsreisebüro. Wenn man fragt, warum sie diesen Service in Anspruch nehmen, ist es meist auf Grund der effizieten Abwicklung sowie der Zeit- und Kostenersparnis.

Geschäftsreisebüros wie Intertours bieten ihren Kunden die Möglichkeit, die Reise und das Hotel per Mail, über das Telefon oder auch über eine Online-Plattform zu buchen. Laut der Studie buchen 30% per Telefon, 15% noch per Mail und 67% über die Online-Plattform des Geschäftsreisebüros.

Bucht man nicht über ein Geschäftsreisebüro, greifen die Verantwortlichen meist auf Online-Buchungsportale zurück. Hier kritisieren die meisten eine intransparete Kostendarstellung oder die Unübersichtlichkeit der Portale. Immer öfter gibt es zusätzlich Probleme beim Check-in. Dieser ist besonders dann ein Problem, wenn der Reisende keine Hilfe von dem entsprechenden Portal bekommt und überfordert am Schalter steht. In diesem Fall fällt eine zusätzlich Last auf die Schultern der Travel Manager bzw Office Manager, die sich um die Buchung kümmern.

Auf die Verantwortlichen für die Geschäftsreise kommt eine immer größer werdende Belastung zu. Neben der Organisation und Abwicklung der Reise, müssen sie die Fürsorgepflicht beachten. Sie müssen Sicherheitshinweise liefern und die Kommunikation zwischen Unternehmen und Geschäftsreisenden sicherstellen.

Wie reist man heutzutage?

Laut der Studie aus 2017 reisen noch 77% der Arbeitnehmer mit dem eigenen PKW. 25% greifen auf den Firmenwagen oder die Bahn zurück. Wobei laut der Umfrage nur 6% der befragten Geschäftsreisenden das Flugzeug nutzen. Bahn und Flugzeug sorgen natürlich für einen gewissen Komfort. Man lehnt sich zurück und wird zu seinem Zielort gebracht und unterwegs mit z.b. einem Newsletter unterhalten. Im Vergleich zur vorhergegangen Studie nahm die Nutzung der PKWs ab, wobei die Reisen mit dem Flugzeug und der Bahn erheblich anstiegen.

Das Prinzip der Sharing-Economy kam bei den Geschäftsreisenden nicht all zu gut an. Es ist den Reisenden wichtig, ein Hotelzimmer für sich zu haben. Der Preis spielt hierbei eine wichtige Rolle.

Wohin geht die Reise in 2018/2019

Im den nächsten Jahren wird die Entwicklung des Travel Managements sich stets weiterentwickeln. Es wird immer mehr Geschäftsreisen ins Ausland geben. USA, China und Indien gewinnen immer mehr an Bedeutung. Ebenfalls einen Aufschwung erleben jedoch die Hotelpreise, welche um 1-3 Prozent stiegen. Ebenfalls am steigen sind die Flugpreise. Bei immer mehr Auslandsreisen wirkt sich dies auf die Reiseausgaben der Unternehmen aus.