Travel Management im Maschinen- und Anlagenbau

Service zwischen Kostendruck und Mitarbeiterzufriedenheit

Zusammenfassung

Der Artikel gibt Ihnen einen Überblick über die komplexen Zusammenhänge im Travel Management von der Reisebuchung, die Bezahlung von Reiseleistungen und Vor-Ort-Ausgaben bis zur Reisekostenabrechnung.

Wieso wir das tun ist einfach:

Verschiedene interne Verantwortliche müssen Systeme, Prozesse und Verantwortlichkeiten miteinander abstimmen. Dafür benötigt man Informationen und Know-How - das wollen wir hier liefern. Gleichzeitig geben wir einen einen konkreten Ausblick, wie die verschiedenen Services "Travel" (Digitales Reisemanagement), "Pay" (Kreditkarten- und Rechnungsmanagement) & "Expense"(Reisekostenabrechnung) zusammen funktionieren und warum wir bei diese in der aktuellen Form anbieten. Es ist eine bewusste Entscheidung ein modulare Form anzubieten und eben kein "Alles-in-einem-System" was nur selten den Bedarf von Unternehmen deckt.

Eins vorweg:

Der Artikel ist ausführlich - das einmalige Lesen liegt schon bei rund 20 Minuten. Und Sie werden bei jedem weiteren Lesen wieder neue Informationen und Gedanken finden.

Einleitung

In der dynamischen Welt des Maschinen- und Anlagenbaus stehen Serviceleiter täglich vor der Herausforderung, eine effiziente und kostengünstige Organisation von Geschäftsreisen ihrer Servicetechniker sicherzustellen. Diese Aufgabe erfordert ein hohes Maß an Fingerspitzengefühl, da sie nicht nur die wirtschaftlichen Aspekte des Unternehmens berücksichtigen, sondern auch die Bedürfnisse und das Wohlbefinden ihrer Mitarbeiter im Blick haben müssen. In einer Branche, die durch rasante technologische Entwicklungen und einen stetig wachsenden globalen Wettbewerb gekennzeichnet ist, spielt das Travel Management eine entscheidende Rolle in der Aufrechterhaltung der Wettbewerbsfähigkeit und Effizienz.

In diesem Artikel widmen wir uns der komplexen Aufgabe des Travel Managements im Kontext des Maschinen- und Anlagenbaus. Wir beleuchten, wie Serviceleiter einen Ausgleich zwischen dem Kostendruck und der Mitarbeiterzufriedenheit finden können. Dazu betrachten wir verschiedene Aspekte: von der strategischen Planung und dem Einsatz digitaler Tools bis hin zur Betrachtung der menschlichen Komponente, die in diesem Prozess eine unverzichtbare Rolle spielt.

Durch die Bereitstellung praktischer Einblicke und erprobter Strategien zielen wir darauf ab, Serviceleitern im Maschinen- und Anlagenbau handfeste Lösungen an die Hand zu geben, um ihre Reiseprozesse zu optimieren, ohne dabei die Zufriedenheit und Motivation ihrer Servicetechniker zu vernachlässigen. Tauchen Sie mit uns ein in die Welt des Travel Managements, wo Effizienz und Mitarbeiterwohlbefinden keine Gegensätze, sondern Partner auf dem Weg zum Unternehmenserfolg sind.

Inhalt

Ihre Benefits

Prozessüberblick

Schnelle Buchung von Geschäftsreisen nach Terminvereinbarung mit Kunden

Information mit Reisevorbereitung

Private Auslagen reduzieren

Abrechnungen erleichtern

Kundenrechnungen vorbereiten

Zusammen als Team

Projektmanagement

Kostenüberblick

Erste Schritte

Ihre Benefits

Klare Aussage zu den Benefits:

  • Reduziert Stress: Die Kombination von "Pay, Travel & Expense" minimiert den administrativen Aufwand und Stress für Mitarbeiter bei der Planung, Buchung und Abrechnung von Geschäftsreisen. Diese Integration führt zu einer reibungsloseren und effizienteren Reiseerfahrung, wodurch Mitarbeiter sich auf ihre Kernkompetenzen und Aufgaben konzentrieren können, anstatt sich mit komplexen Reisemanagement-Aufgaben zu beschäftigen.
  • Erleichtert Abrechnungen: Durch die Verknüpfung von Reisebuchungsdaten mit Ausgabenmanagement und Kreditkartenabrechnung vereinfacht dieses System die Erstellung von Reisekostenabrechnungen erheblich. Automatisierte Prozesse und digitale Belegerfassung helfen dabei, Fehler zu reduzieren, Transparenz zu erhöhen und die Abrechnungszeiten deutlich zu verkürzen.

Beschleunigt Kundenbelastungen: Die Integration von "Pay, Travel & Expense" ermöglicht eine schnellere und genauere Zuordnung von Reisekosten zu spezifischen Projekten oder Kunden. Dies beschleunigt den Prozess der Kundenbelastung und verbessert die Cashflow-Verwaltung, indem Reiseausgaben zeitnah und korrekt abgerechnet werden können.

Prozessüberblick

Lassen Sie uns gemeinsam einen Blick hinter die Kulissen werfen. Wir zeigen Ihnen Schritt für Schritt, wie die Bezahlung, die Reisebuchung und die Abrechnung zusammenarbeiten, um Ihren Arbeitsalltag im Bereich Reisemanagement einfacher und effizienter zu gestalten.

 

Schnelle Buchung von Geschäftsreisen nach Terminvereinbarung mit Kunden

Wenn ein Kunde einen Servicetermin anfordert, beginnt der typische Service-Prozess, der sorgfältig und effizient gestaltet ist, um den bestmöglichen Service zu gewährleisten. Hier ein Überblick über die einzelnen Schritte und die Rolle von "Intertours Travel" in diesem Prozess:

  1. Terminanforderung durch den Kunden: Der Prozess startet, sobald ein Kunde einen Servicetermin anfordert. Daraufhin wird intern der passende Servicetechniker ausgewählt, der für den Auftrag am besten geeignet ist.
  2. Planung und Einplanung des Servicetechnikers: Nach der Auswahl des Technikers wird dieser für den Termin eingeplant. Dabei werden seine Verfügbarkeit und die Anforderungen des Auftrags berücksichtigt.
  3. Reisebuchung über Intertours Travel: Nun kommt "Intertours Travel" ins Spiel. Die Reisebuchung für den Servicetechniker kann auf verschiedene Arten erfolgen:
    • Digital durch den Reisenden: Der Techniker kann seine Reise selbstständig und digital über das Intertours Travel-Tool buchen.
    • Über eine zentrale Team-Assistenz: Alternativ kann eine Team-Assistenz die Buchung übernehmen, um den Techniker zu entlasten.
    • Durch das Intertours Team: Oder das Intertours Team übernimmt die gesamte Reisebuchung, um eine optimale Abwicklung zu gewährleisten.
  4. Benefits der Zusammenarbeit mit Intertours:
    • Überblick über alle Buchungen: Sehen Sie jederzeit, welche Servicetechniker unterwegs sind und welche Reisen demnächst anstehen. Das vereinfacht die Organisation erheblich.
    • Flexibilität und Unterstützung bei Änderungen: Sollten sich Pläne kurzfristig ändern oder Probleme auftreten, steht Intertours jederzeit bereit, um schnell und flexibel auf Veränderungen zu reagieren und Lösungen zu finden.
    • Entlastung der Mitarbeiter: Durch die digitale Buchungsmöglichkeit und die Option, die Buchung durch das Intertours Team durchführen zu lassen, wird den Mitarbeitern administrativer Aufwand abgenommen.
    • Effizienzsteigerung: Die nahtlose und integrierte Abwicklung der Reisebuchungen führt zu einer spürbaren Effizienzsteigerung im gesamten Service-Prozess.

Durch diesen strukturierten und flexiblen Ansatz wird sichergestellt, dass jeder Servicetermin reibungslos und effizient abgewickelt wird, während gleichzeitig die Belastung für die Servicetechniker minimiert wird.

Information mit Reisevorbereitung

Der Prozess der Datenweiterleitung im Rahmen des Travel Managements ist entscheidend, um sicherzustellen, dass sowohl die Reisenden als auch die Disponenten stets aktuell informiert sind. Hier ein Überblick über diesen Prozess:

  1. Buchungsabschluss: Sobald eine Reisebuchung über "Intertours Travel" abgeschlossen ist, werden alle relevanten Informationen wie Flugdaten, Hotelbuchungen, Mietwagenreservierungen etc. erfasst.
  2. Erstellung der Buchungsbestätigung: Unmittelbar nach der Buchung wird eine Buchungsbestätigung generiert, die alle wesentlichen Reisedetails enthält.
  3. Automatische Weiterleitung: Diese Buchungsbestätigung und sämtliche Reiseinformationen werden dann automatisch an mehrere relevante Parteien weitergeleitet:
    • An den Reisenden: Der Servicetechniker, der die Reise antreten wird, erhält direkt alle nötigen Informationen. Dies umfasst nicht nur die Buchungsbestätigung, sondern auch zusätzliche Reiseinformationen wie Check-in-Zeiten, Wegbeschreibungen oder spezielle Hinweise.
    • An den Disponenten: Gleichzeitig werden die Daten an den Disponenten oder das zuständige Team weitergeleitet. Dies stellt sicher, dass die Personen, die für die Planung und Koordination verantwortlich sind, stets über alle Reisedetails informiert sind.
  4. Zugang zu einer zentralen Plattform: Sowohl der Reisende als auch der Disponent haben Zugriff auf eine zentrale digitale Plattform, auf der alle Reisedaten gespeichert und jederzeit einsehbar sind. Dies bietet eine übersichtliche und effiziente Möglichkeit, alle Buchungsdetails im Blick zu behalten.
  5. Möglichkeit zur Aktualisierung und Änderung: Sollten Änderungen erforderlich sein, können diese direkt über das System eingegeben werden, wobei alle beteiligten Parteien automatisch über Aktualisierungen informiert werden.

Durch diesen Prozess wird eine transparente und effiziente Kommunikation zwischen allen Beteiligten sichergestellt. Reisende erhalten alle notwendigen Informationen rechtzeitig und Disponenten behalten stets den Überblick über die Reiseplanungen ihrer Teams.

Private Auslagen reduzieren

"Intertours Pay", die Kreditkarten- und Rechnungsmanagementlösung, spielt eine wesentliche Rolle bei der Verbesserung der Mitarbeiterzufriedenheit durch die Vermeidung von Auslagen der Mitarbeiter. Hier ist, wie das System funktioniert und welche Vorteile es bietet:

  1. Unternehmensgesteuerte Ausgaben: Anstatt dass Mitarbeiter ihre persönlichen Mittel für geschäftliche Ausgaben verwenden müssen, stellt "Intertours Pay" Unternehmenskreditkarten zur Verfügung. Diese Karten können für alle geschäftsbezogenen Ausgaben genutzt werden, was die Notwendigkeit von Vorauszahlungen durch die Mitarbeiter eliminiert.
  2. Anpassbare Kreditkarten: Die Kreditkarten können individuell nach den Bedürfnissen des Unternehmens und des Mitarbeiters erstellt werden. Dies bedeutet, dass für jeden Mitarbeiter oder jede Abteilung spezifische Karten mit angepassten Limits und Beschränkungen ausgegeben werden können. Diese Flexibilität ermöglicht eine genaue Kontrolle über die Ausgaben, während sie gleichzeitig den unterschiedlichen Anforderungen der Mitarbeiter gerecht wird.
  3. Kontrolle und Transparenz: Durch das Setzen von Limits und Kartenbeschränkungen behalten Unternehmen die Kontrolle über die Ausgaben. Dies stellt nicht nur sicher, dass die Ausgaben innerhalb des Budgets bleiben, sondern schafft auch eine klare Richtlinie für Mitarbeiter, was zu weniger Unsicherheiten und potenziellen Fehlern bei der Ausgabenerfassung führt.
  4. Erhöhte Mitarbeiterzufriedenheit: Indem "Intertours Pay" die Notwendigkeit für Mitarbeiter eliminiert, persönliche Mittel für Geschäftsreisen oder andere Ausgaben vorzustrecken, wird die Mitarbeiterzufriedenheit deutlich erhöht. Mitarbeiter fühlen sich wertgeschätzt und unterstützt, da das Unternehmen die finanzielle Last und das damit verbundene Risiko übernimmt.
  5. Vereinfachte Abrechnungsprozesse: Der Prozess der Spesenabrechnung wird durch die Verwendung von Unternehmenskreditkarten vereinfacht. Da alle Transaktionen zentral erfasst und überwacht werden, wird der Abrechnungsprozess effizienter und transparenter, was wiederum den administrativen Aufwand für Mitarbeiter reduziert.

Durch "Intertours Pay" wird somit ein System geschaffen, das nicht nur die finanzielle Belastung für die Mitarbeiter minimiert, sondern auch einen effizienten, transparenten und kontrollierten Ausgabenmanagementprozess etabliert.

Belege zuordnen

Der einzigartige Vorteil des "Intertours Pay"-Systems liegt in der Fähigkeit, getätigte Zahlungen als Transaktionen direkt in der Plattform mit den entsprechenden Belegen zu verknüpfen. Dieser Prozess bietet mehrere entscheidende Vorteile, die das Ausgabenmanagement erheblich vereinfachen und optimieren:

Nahtlose Verknüpfung von Transaktionen und Belegen: Sobald eine Transaktion mit einer Unternehmenskreditkarte getätigt wird, wird diese in der Plattform erfasst. Der Karteninhaber kann dann den dazugehörigen Beleg direkt in der Plattform hochladen und mit der Transaktion verknüpfen. Diese direkte Verbindung zwischen Ausgabe und Beleg schafft ein hohes Maß an Transparenz und erleichtert die nachfolgende Überprüfung und Buchhaltung.

Eliminierung der Suche nach Belegen: Durch diese Funktion wird das zeitaufwendige und oft mühsame nachträgliche Suchen nach Belegen überflüssig. Da jede Transaktion automatisch in der Plattform aufgezeichnet wird und Belege direkt zugeordnet werden können, sind alle notwendigen Informationen zentral und unmittelbar verfügbar.

Sichtbarkeit von Transaktionen ohne Beleg: Transaktionen, für die noch kein Beleg hochgeladen wurde, werden in der Plattform sofort sichtbar. Dies ermöglicht eine schnelle Identifizierung und Nachverfolgung von fehlenden Dokumenten.

Proaktive Aufforderung zur Belegübermittlung: Wenn für eine Transaktion kein Beleg vorliegt, werden die Karteninhaber automatisch aufgefordert, den fehlenden Beleg hochzuladen. Dies stellt sicher, dass alle Ausgaben ordnungsgemäß dokumentiert werden und reduziert das Risiko von unvollständigen oder verspäteten Abrechnungen.

Effizienzsteigerung im Abrechnungsprozess: Diese automatisierte und integrierte Verknüpfung von Transaktionen und Belegen führt zu einer erheblichen Steigerung der Effizienz im Abrechnungsprozess. Sie ermöglicht es, Ausgaben schnell, genau und ohne zusätzlichen administrativen Aufwand zu erfassen und zu verwalten.

Insgesamt bietet "Intertours Pay" damit eine fortschrittliche Lösung, die nicht nur den administrativen Aufwand für Mitarbeiter reduziert, sondern auch die Genauigkeit und Effizienz im Finanzmanagement des Unternehmens erhöht.

Abrechnungen erleichtern

"Expense", als Konzeptbestandteil, spielt eine wichtige Rolle bei der Abwicklung von Kosten, die nicht direkt über eine Kreditkarte beglichen werden können. Dies umfasst eine Reihe von Ausgaben, die im Rahmen von Geschäftsreisen anfallen und in der Reisekostenabrechnung berücksichtigt werden müssen:

  1. Fahrtkosten: Kosten, die durch die Nutzung von öffentlichen Verkehrsmitteln, Taxis, Mietfahrzeugen oder durch die Nutzung des eigenen Fahrzeugs entstehen, werden häufig nicht direkt über eine Kreditkarte abgerechnet. "Expense" ermöglicht die Erfassung und Abrechnung dieser Fahrtkosten, indem Mitarbeiter ihre Ausgaben eintragen und entsprechende Belege hochladen können.
  2. Bewirtungs- und Verpflegungskosten: Ausgaben für Mahlzeiten und Bewirtung während einer Geschäftsreise sind ein weiterer wesentlicher Bestandteil der Reisekosten. Obwohl einige dieser Kosten möglicherweise über eine Kreditkarte abgewickelt werden, gibt es oft Fälle, in denen Barzahlungen oder andere Zahlungsmethoden verwendet werden. "Expense" stellt sicher, dass auch diese Ausgaben erfasst und korrekt abgerechnet werden.
  3. Verpflegungsmehraufwendungen: Diese Pauschalen werden für Geschäftsreisen gewährt, um zusätzliche Kosten für Verpflegung abzudecken. "Expense" ermöglicht die einfache Verwaltung und Abrechnung dieser Pauschalen, was die Berechnung und Erstattung dieser Ausgaben vereinfacht.
  4. Einfache Belegerfassung und Abrechnung: Mitarbeiter können ihre Belege direkt in das System hochladen und Ausgaben schnell und einfach erfassen. Dies spart Zeit und reduziert Fehlerquellen, da alle Informationen zentralisiert und leicht zugänglich sind.
  5. Komplette Abdeckung aller Reisekosten: Mit "Expense" wird sichergestellt, dass alle Arten von Reisekosten – ob per Kreditkarte oder auf andere Weise bezahlt – effizient erfasst und abgerechnet werden können. Dies bietet eine umfassende Lösung für die Reisekostenabrechnung, die alle Eventualitäten abdeckt.

Durch die Integration von "Expense" in das Travel-Management-System wird somit eine vollständige und nahtlose Abwicklung aller Reisekosten gewährleistet, was zu einer erheblichen Vereinfachung und Optimierung des gesamten Abrechnungsprozesses führt.

Kundenrechnungen vorbereiten

Die Besonderheiten im Bereich des Maschinen- und Anlagenbaus stellen spezifische Anforderungen an das Travel- und Expense-Management, insbesondere im Hinblick auf die Weiterbelastung von ausgewählten Kosten an Kunden. Hier spielen präzise Nachverfolgung und Kennzeichnung eine entscheidende Rolle:

  1. Kennzeichnung von weiterbelastbaren Kosten: Im Maschinen- und Anlagenbau ist es üblich, bestimmte Reise- und Servicekosten direkt an den Kunden weiterzubelasten. Dazu ist es notwendig, dass diese Kosten bei der Erfassung klar gekennzeichnet werden. Dies ermöglicht es, sie später problemlos zu identifizieren und für die Weiterbelastung an den Kunden auszuwählen.
  2. Selektion für die Kundenabrechnung: Nachdem die Kosten entsprechend gekennzeichnet wurden, können sie im System leicht selektiert und für die Rechnungsstellung an den Kunden vorbereitet werden. Dieser Schritt ist entscheidend, um sicherzustellen, dass nur die relevanten und vereinbarten Kosten in die Kundenrechnung einfließen.
  3. Erleichterte Bearbeitung und Transparenz: Die Fähigkeit, Kosten gezielt zu markieren und später auszuwählen, erleichtert nicht nur die Bearbeitung, sondern erhöht auch die Transparenz gegenüber dem Kunden. So kann genau nachvollzogen werden, welche Kosten entstanden sind und warum diese an den Kunden weiterbelastet werden.
  4. Anpassung an projektbezogene Anforderungen: Im Maschinen- und Anlagenbau können die Anforderungen je nach Projekt variieren. Die Möglichkeit, Kosten flexibel zu kennzeichnen und zu selektieren, ermöglicht eine individuelle Anpassung an die spezifischen Bedürfnisse jedes Projekts.
  5. Effizienzsteigerung im Abrechnungsprozess: Durch die klare Kennzeichnung und einfache Selektion von weiterbelastbaren Kosten wird der gesamte Abrechnungsprozess effizienter. Dies spart Zeit und verringert das Risiko von Fehlern bei der Kundenabrechnung.

Die Integration dieser Funktionen in das Travel- und Expense-Management-System ist somit für Unternehmen im Maschinen- und Anlagenbau von großer Bedeutung, um eine genaue, transparente und effiziente Weiterbelastung von Kosten zu gewährleisten.

Bedarfsgerechte Bedienung

Die Entscheidung von "Intertours", drei getrennte Lösungen anzubieten – "Travel" für die Reisebuchung, "Pay" für das Kreditkarten- und Rechnungsmanagement und "Expense" für die Reisekostenabrechnung – und diese prozessual zu integrieren, anstatt ein einziges, umfassendes System bereitzustellen, basiert auf mehreren wichtigen Überlegungen:

  1. Unterschiedliche Nutzergruppen: Unternehmen haben oft diverse Nutzergruppen mit spezifischen Bedürfnissen und Anforderungen. Ein umfangreiches, allumfassendes System könnte für manche Nutzer zu komplex sein und ihre speziellen Anforderungen möglicherweise nicht adäquat erfüllen. Die Bereitstellung separater, aber integrierter Lösungen ermöglicht eine gezielte Ansprache und Bedienung der unterschiedlichen Anforderungen dieser Nutzergruppen.
  2. Verwaltungskomplexität: Große, integrierte Systeme können äußerst komplex in der Verwaltung und Wartung sein. Durch die Aufteilung in modulare Systeme kann die Komplexität reduziert werden, was die Verwaltung, Wartung und Aktualisierung des Systems erleichtert.
  3. Kosteneffizienz: Umfassende Systeme sind oft teuer in der Entwicklung und Implementierung. Modulare Systeme hingegen können kosteneffizienter sein, sowohl in Bezug auf die Erstinvestition als auch hinsichtlich der laufenden Betriebskosten. Unternehmen können zudem flexibel entscheiden, welche Module sie benötigen und verwenden möchten, was zu weiteren Kosteneinsparungen führen kann.
  4. Flexible Implementierung und Skalierbarkeit: Die modulare Struktur ermöglicht es Unternehmen, die für sie relevanten Module auszuwählen und bei Bedarf zu implementieren. Dies bietet Flexibilität und Skalierbarkeit, da Unternehmen die Möglichkeit haben, mit einem oder zwei Modulen zu beginnen und bei Bedarf weitere hinzuzufügen.
  5. Spezialisierte Funktionalitäten: Jedes Modul kann sich auf die Bereitstellung spezialisierter Funktionalitäten in seinem Bereich fokussieren. Dadurch wird sichergestellt, dass jede Lösung bestmöglich auf ihre spezifischen Aufgaben abgestimmt ist und höchste Effizienz und Benutzerfreundlichkeit bietet.

Durch diese modulare Herangehensweise bietet "Intertours" seinen Kunden somit ein hohes Maß an Flexibilität, Effizienz und Anpassungsfähigkeit, was den individuellen Bedürfnissen und Anforderungen verschiedener Unternehmen gerecht wird.

Zusammen als Team

Für die erfolgreiche Implementierung eines Travel-Management-Projekts, das die Module "Travel", "Pay" und "Expense" umfasst, ist die Einbindung verschiedener Schlüsselakteure im Unternehmen entscheidend. Eine sorgfältige Planung und Zusammenarbeit zwischen diesen Akteuren gewährleistet, dass das Projekt effektiv aufgegleist und umgesetzt wird:

  1. Geschäftsleitung: Die Einbindung der Geschäftsleitung ist entscheidend, um strategische Ausrichtung und Unterstützung zu gewährleisten. Ihre Zustimmung und ihr Engagement sind für die Bereitstellung der notwendigen Ressourcen und die Förderung der Akzeptanz des Projekts im gesamten Unternehmen wichtig.
  2. Finanzabteilung: Die Finanzabteilung spielt eine zentrale Rolle bei der Budgetierung, Kostenkontrolle und im Finanzmanagement des Projekts. Ihre Expertise ist entscheidend, um die Wirtschaftlichkeit des Systems zu bewerten und zu überwachen.
  3. IT-Abteilung: Die IT-Abteilung ist für die technische Implementierung, Integration und den Support des Systems verantwortlich. Ihre frühzeitige Einbindung gewährleistet, dass technische Anforderungen und Herausforderungen rechtzeitig identifiziert und angegangen werden.
  4. Travel Manager/Reisemanagement-Team: Diese Gruppe ist direkt für die Verwaltung und Optimierung der Reiseprozesse verantwortlich. Ihre Kenntnisse über die aktuellen Abläufe und Anforderungen sind entscheidend, um das System an die spezifischen Bedürfnisse des Unternehmens anzupassen.
  5. Einkaufsabteilung: Da die Einkaufsabteilung oft für die Verhandlung und das Management von Verträgen mit Reiseanbietern und anderen Dienstleistern verantwortlich ist, ist ihre Beteiligung wichtig, um vorteilhafte Konditionen zu sichern und Compliance sicherzustellen.
  6. Personalabteilung (HR): HR spielt eine wichtige Rolle bei der Kommunikation des neuen Systems an die Mitarbeiter und bei der Schulung zur Nutzung der neuen Tools. Außerdem können sie bei der Entwicklung von Richtlinien und Verfahren, die die Mitarbeitererfahrung betreffen, wertvolle Beiträge leisten.
  7. Compliance und Risikomanagement: Diese Teams sind wichtig, um sicherzustellen, dass das neue System die regulatorischen Anforderungen erfüllt und Risiken effektiv verwaltet werden.
  8. Mitarbeiter als Endnutzer: Die Einbeziehung von Endnutzern (z.B. häufig reisende Mitarbeiter) in den Planungsprozess kann wertvolles Feedback liefern und die Benutzerfreundlichkeit des Systems sicherstellen.
  9. Projektmanagement-Team: Ein dediziertes Projektmanagement-Team sollte die Koordination zwischen den verschiedenen Abteilungen übernehmen, um einen reibungslosen Ablauf und die Einhaltung von Zeitplänen zu gewährleisten.

Durch die Beteiligung dieser verschiedenen Gruppen kann das Unternehmen sicherstellen, dass das Travel-Management-System effektiv implementiert wird und alle relevanten internen Anforderungen und Herausforderungen berücksichtigt werden.

Projektmanagement

Die erfolgreiche Einbindung der verschiedenen Schlüsselakteure im Unternehmen für die Implementierung eines Travel-Management-Projekts wird durch Intertours durch die Durchführung von gezielten Workshops ergänzt. Diese Workshops bieten mehrere Vorteile:

  1. Effiziente Zieldefinition: In diesen Workshops können schnell und effektiv die Ziele des Projekts definiert werden. Durch den direkten Austausch mit den relevanten Stakeholdern kann Intertours sicherstellen, dass alle Bedürfnisse und Anforderungen verstanden und berücksichtigt werden.
  2. Aktive Einbindung aller Beteiligten: Workshops ermöglichen eine aktive Teilnahme aller Schlüsselakteure. Dadurch wird gewährleistet, dass jede Abteilung ihre spezifischen Anforderungen einbringen und direkt an der Gestaltung der Lösung mitarbeiten kann.
  3. Schnelle Problemlösung: Durch den direkten Dialog in den Workshops können Probleme und Herausforderungen schnell identifiziert und Lösungsansätze unmittelbar diskutiert werden. Dies beschleunigt den Problemlösungsprozess und fördert kreative Ansätze.
  4. Verbesserte Kommunikation und Verständnis: Workshops fördern die Kommunikation zwischen den verschiedenen Abteilungen und helfen, ein gemeinsames Verständnis für das Projekt zu entwickeln. Dies ist besonders wichtig, um Silodenken zu vermeiden und eine ganzheitliche Sichtweise zu fördern.
  5. Förderung der Akzeptanz und des Engagements: Durch die Einbindung der Mitarbeiter in den Prozess von Anfang an, erhöht sich die Akzeptanz des neuen Systems. Mitarbeiter fühlen sich wertgeschätzt und sind eher geneigt, das neue System zu unterstützen und zu nutzen.
  6. Praxisorientierte Schulung und Feedback: Workshops bieten eine ideale Plattform für praxisorientierte Schulungen und das Sammeln von sofortigem Feedback. Dies ermöglicht es Intertours, das System basierend auf direkten Rückmeldungen zu optimieren.

Durch die Kombination dieser Workshops mit der Beteiligung der Schlüsselakteure kann Intertours ein umfassendes und gut abgestimmtes Travel-Management-System implementieren, das den spezifischen Bedürfnissen und Anforderungen des Unternehmens gerecht wird.

Kostenüberblick

Bei der Betrachtung des Verhältnisses von Ersparnissen zu Kosten durch die Implementierung unseres Travel-Management-Systems ist es wichtig zu verstehen, dass die Kostenstruktur stark von verschiedenen Faktoren abhängig ist, darunter die Anzahl der Nutzer, die Häufigkeit der Buchungen und die spezifische Zusammenstellung der Nutzergruppen. Hier ein Überblick:

  1. Nutzerabhängige Kosten: Die Gesamtkosten des Systems variieren in Abhängigkeit von der Anzahl der Nutzer. Unternehmen mit einer größeren Anzahl an Mitarbeitern, die das System nutzen, könnten höhere initiale Kosten haben, aber gleichzeitig von Skaleneffekten profitieren.
  2. Buchungsabhängige Kosten: Die Häufigkeit und Art der Buchungen spielen ebenfalls eine wichtige Rolle bei der Kostenstruktur. Unternehmen mit einer hohen Anzahl an Geschäftsreisen werden unterschiedliche Kostenstrukturen aufweisen als solche mit weniger Reiseaktivitäten.
  3. Zusammensetzung der Nutzergruppen: Die spezifischen Bedürfnisse und Anforderungen verschiedener Nutzergruppen beeinflussen ebenfalls die Kosten. Beispielsweise können spezielle Anforderungen bestimmter Abteilungen oder Nutzergruppen zusätzliche Anpassungen oder Funktionen erforderlich machen, die die Kosten beeinflussen.

Gegenüber diesen Kosten stehen jedoch signifikante Ersparnisse und Vorteile:

  1. Effizienzsteigerung: Durch die Automatisierung und Integration von Reisemanagement-Prozessen ergeben sich deutliche Effizienzgewinne. Dies führt zu einer Reduzierung des Zeitaufwands und der damit verbundenen Kosten für die Reiseverwaltung.
  2. Reduzierung von Fehlern und administrativem Aufwand: Das System minimiert Fehler und den administrativen Aufwand, was zu einer weiteren Kostenersparnis führt.
  3. Verbesserte Ausgabenkontrolle: Die erhöhte Transparenz und Kontrolle über Reiseausgaben ermöglicht es Unternehmen, unnötige Ausgaben zu identifizieren und zu reduzieren.
  4. Optimierung der Reisekosten: Durch bessere Buchungsbedingungen und die Möglichkeit, Ausgaben genauer zu tracken und zu analysieren, können die direkten Reisekosten optimiert werden.

Insgesamt ist es wichtig, dass jedes Unternehmen eine individuelle Kosten-Nutzen-Analyse durchführt, um die spezifischen Einsparungen im Verhältnis zu den Kosten, basierend auf seiner eigenen Struktur und seinen Reiseanforderungen, zu bewerten.

Erste Schritte

Wenn Sie daran interessiert sind, die Vorteile unseres Travel-Management-Systems für Ihr Unternehmen zu nutzen, empfehlen wir Ihnen folgende unmittelbare Schritte, um den Prozess in Gang zu setzen und von den Services von Intertours zu profitieren:

  1. Bedarfsanalyse durchführen: Beginnen Sie mit einer internen Analyse Ihres aktuellen Reisemanagements. Identifizieren Sie Bereiche, die verbessert werden können, wie z.B. die Buchungsprozesse, die Ausgabenverfolgung oder die Reisekostenabrechnung.
  2. Klärung Ihrer Anforderungen: Notieren Sie sich spezifische Anforderungen und Ziele, die Sie mit dem Travel-Management-System erreichen möchten. Dies könnte alles von der Kostenreduktion über die Effizienzsteigerung bis hin zur Verbesserung der Mitarbeiterzufriedenheit umfassen.
  3. Informationsmaterial einholen: Besuchen Sie unsere Website, um mehr über "Travel", "Pay" und "Expense" sowie über die möglichen Kombinationen und Integrationen dieser Module zu erfahren. Dort finden Sie detaillierte Informationen zu den Funktionen und Vorteilen jedes Moduls.
  4. Kontaktaufnahme mit Intertours: Nehmen Sie direkt Kontakt mit uns auf, um ein persönliches Gespräch zu vereinbaren. Unser Team von Experten steht bereit, um Ihre spezifischen Bedürfnisse zu besprechen und Ihnen dabei zu helfen, die beste Lösung für Ihr Unternehmen zu finden.
  5. Vereinbaren Sie eine Demo oder einen Workshop: Wir bieten Ihnen die Möglichkeit, eine Demonstration unserer Lösungen zu erhalten oder an einem Workshop teilzunehmen, um einen tieferen Einblick in die Funktionalitäten und Vorteile zu gewinnen. Dies wird Ihnen helfen, eine fundierte Entscheidung zu treffen.
  6. Erste Schritte planen: Nach dem ersten Kontakt und der Informationsbeschaffung können wir gemeinsam die ersten Schritte planen, um das Travel-Management-System in Ihrem Unternehmen zu implementieren.

Durch die Kontaktaufnahme mit Intertours setzen Sie den ersten Schritt in Richtung einer effizienten, kostensparenden und mitarbeiterfreundlichen Reisemanagement-Lösung. Wir freuen uns darauf, mit Ihnen zusammenzuarbeiten und Ihr Geschäftsreisemanagement auf die nächste Stufe zu heben.

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