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Jede Geschäftsreise beginnt mit bestimmten Zielen. Diese sind am einfachsten durch eine perfekte Planung zu erreichen. Sorgen Sie für ein perfektes Projektcontrolling!

Der Travel Managers ist für die Planung der Geschäftsreise verantwortlich. Ihre Aufgabe ist es, einen genauen Ablauf dieser Reise zu erstellen. Hierfür gibt es verschiedene Tipps und Möglichkeiten. Lassen Sie uns - Sie voranbringen!

Projektcontrolling im Travel Management

Projektcontrolling - auf Deutsch - "Projektsteuerung". Als Travel Manager ist man dafür verantwortlich, dass es bei den Projekten zu keinen Fehlern und einer perfekten Planung kommt. Sie steuern die komplette Geschäftsreise im voraus und sind der Hauptzuständige für den Ablauf des Projekts. In den letzten Jahren hat das Projektcontrolling im Travel Management immer mehr an Bedeutung gewonnen. Es sorgt für Steuer- und Überwachungssicherheit bei der terminlichen und technischen Planung. Durch ein qualifiziertes Projektcontrolling im Travel Management können die benötigten Arbeitsmittel, Buchungen und Reiseformalitäten bereitgestellt werden. Ein Projektcontrolling analysiert die einzelnen Prozesse sowie Steuerungsmaßnahmen und bewertet alle Zwischenergebnisse. Dies alles mit dem Ziel, vereinbarte Ergebnisse zu erreichen, geplante Erfolgsfaktoren zu realisieren und mögliche Reibungsverluste zu verringern.
Diese Prozesse werden durch Informationen des Travel Managements unterstützt. Sie geben zielführende Informationen und fördern somit systematische Entscheidungskoordinationen.
In einem Projektcontrolling des Travel Managements werden unterschiedliche Prozesse für die Erreichung dieser Ziele angewendet. Zuerst ist da die Erfassung der Ist-Daten, von vorhandenen Verträgen mit Reiseunternehmen über Personalverfügbarkeit bis hin zum Etat. Hierauf folgt der Soll-Ist-Vergleich. In diesem Vergleich werden Abweichungen festgestellt, analysiert und im Idealfall behoben. Diese führt weiterhin zu Vorschlägen von Korrekturmöglichkeiten durch Mitwirkung und Überwachung. Der Zweck des Projektcontrolling ist die Zeitplanung und -kontrolle, die Errichtung eines Frühwarnsystems, die Koordination der Teilpläne, die Entscheidungsvorbereitung sowie die Aufbereitung der Mitarbeiterinformationen.

Die hohen Anforderungen an das Projektcontrolling im Travel Management

Es gehört nicht zu den leichtesten Aufgaben einen Urlaub oder eine Reise zu planen, so ist die Organisation einer Geschäftsreise noch schwieriger. Als Manager des Projektcontrollings sollte ihnen wichtig sein das die Geschäftsreisen reibungslos verlaufen, denn am Ende soll ein Geschäftsabschluss stehen. Aus diesem Grund werden an die verantwortlichen Personen hohe Anforderungen gestellt. Je mehr Erfahrungen und Wissen Mitarbeiter im Travel Management aufweisen können, desto weniger Pannen werden später die Geschäftsreisenden belasten. Denn die Termine auf Geschäftsreisen, sind meist von großer Bedeutsamkeit für das ganze Unternehmen.[Bildidee: Person in business - am arbeiten] 

Die Reise von Anfang bis zum Ende im Projektcontrolling

In einer Mappe sollten alle nötigen Reiseunterlagen mitgeführt werden. Hier sollte man während der Reise sämtliche Quittungen abheften. Hierzu gehören Eintrittskarten, Bewirtungsquittungen, Buchungsbestätigungen und auch Fahrtickets und Quittungen, die nicht vorab schon berechnet wurden.
Stellen Sie eine Kontaktliste für alle Reisenden mit den Mobilfunknummern ihrer Kolleginnen und Kollegen zusammen. Auch Mobilfunknummern von Ihnen bekannten Bus- oder Taxifahrern können oft sehr hilfreich sein.
Denken Sie bei Ihrer Projektplanung ruhig an die Unterhaltung der Reisenden. Kleine Spiele können zum Beispiel für eine nette Abwechslung sorgen. Bedenken Sie, dass Sie es mit Menschen zu tun haben, gegenüber denen Sie eine Fürsorgepflicht tragen.
Vergewissern Sie sich dann, dass alle Reiseteilnehmerinnen und Reiseteilnehmer die genaue Uhrzeit und den genauen Treffpunkt der Abfahrt kennen. Treffen sie sich am Bahnhof oder am Flughafen oder fahren sie gemeinsam von der Firma ab? Überlegen Sie, wie sie diese Abfahrt so reibungslos und harmonisch wie möglich gestalten können. Nichts kann schlimmer sein. Und es besteht die Gefahr, dass die Folgen sich auf die komplette Reise übertragen.
Nach der Reise, wenn alle Leistungen bezahlt sind, sollten Sie einen Überblick über die Finanzen erhalten. Gibt es ungeplante Kosten, die noch zu berücksichtigen sind und für spätere Projektplanungen im Travel-Management eine Rolle spielen können? Haben Mitarbeiter eventuell selbst Geld ausgelegt?
Sollte sich herausstellen, dass weniger Geld benötigt wurde, als es die Projektplanung vorsah, sollte dies offen kommuniziert werden. Transparente Informationen stellen die Reise in ein gutes Licht und wecken Vertrauen. Dieses Vertrauen benötigen Sie für eine effektive Feedback-Kultur.
Im Travel-Management ist jede Information wichtig. Auch eine fundierte Kritik. Ohne das benötigte Vertrauen, werden Sie nicht viele ehrliche Antworten erhalten, die Sie vielleicht mit einem Fragebogen einfordern möchten. Und es sind gerade diese ehrlichen Antworten helfen Ihnen bei der nächsten Projektplanung.
Zudem können Sie durch diese Kultur der Transparenz im Travel-Management eine Vorfreude auf weitere Reisen wecken. Dies hilft auch im Gedanken an zukünftige Geschäftsabschlüsse.

Im Projektcontrolling - Wie können Sie am besten eine Geschäftsreise planen?

Als verantwortlicher des Projektes müssen sie sich einige Fragen beantworten, damit weitere Schritte geplant werden können. Es ist ihr Projekt - sie sind für das controlling zuständig-stellen sie sicher das alle der folgenden Maßnahmen sicher gestellt wurden.
Welcher Zweck soll mit der Geschäftsreise erfüllt werden? Wohin führt die Reise und wie lange soll sie dauern? Wer und wie viele Personen werden daran teilnehmen ? Welche Termine müssen vor Ort wahrgenommen werden ? und welche Geschäftspartner müssen aufgesucht werden? 
Anhand dieser Fragen sehen Sie, dass Sie einen genauen Ablaufplan benötigen. Es gibt verschiedene Methoden diese Projekte im Projektmanagement anzugehen.
Machen Sie am besten für jeden Tag der geplanten Reise eine genaue Aufstellung mit Ankunfts- und Abfahrtzeiten. Jetzt sehen Sie, welche Reisedokumente benötigt werden. Hierzu zählen nicht nur Dokumente wie Reisepässe oder Visa, sondern auch die Buchungen der Unterkünfte, die Verpflegung Ihrer Mitarbeiter. Unter denen auch Vegetarier oder Veganer sein können oder Menschen mit Allergien. Überprüfen Sie, ob alle gesundheitlichen Vorsorgemaßnahmen geregelt sind. Informieren Sie sich über Rahmenprogramme, organisieren Sie Verkehrsmittel und kümmern Sie sich darum, dass die nötigen Zahlungsmittel vorhanden sind. 
Nun sind Sie viel weiter und können sich um das Zusammenstellen der erforderlichen Unterlagen kümmern.
Stellen Sie alle Reisedokumente wie Reisepass oder Visum sowie die Versicherungsscheine und benötigten Impfbescheinigungen zusammen. Fügen Sie dann für jede einzelne Person die Flugtickets und Fahrkarten bereit. Es bedarf eine Perfekte Planung.
Sammeln Sie dann alle Geschäftspapiere. Dazu gehören sämtliche für die geschäftliche Tätigkeit benötigten Unterlagen wie Angebote, Kalkulationen und Verträge. Überlassen Sie dies nicht den Geschäftsreisenden allein, stehen sie in Kontakt. Als Travel Management sorgen sie für die perfekte Projekteleitung. Sie tragen hier die Verantwortung und können Ihren Mitarbeitern viel belastende Arbeit abnehmen.
Fertigen Sie eine Kontaktliste zusammen. Zu diesen Kontakten gehören Geschäftspartner, die Unterkünfte bis hin zur Verbindung bei Verlust der Kreditkarte.
Tragen Sie alle wichtigen Informationen über das Zielland zusammen. Hier helfen Sie ihren Mitarbeitern, wenn Sie Verhaltensregeln, kulturelle Besonderheiten sowie spezifische Sitten und Gebräuche kurz beschreiben. Das ist besonders wichtig, wenn es sich um die erste Reise in Zielland handelt. Nehmen Sie die zahlreichen Touristeninformationen im Internet zu Hilfe. Schnell haben Sie eine kleine Mappe zusammengestellt, die für einen reibungslosen Verlauf der Reise sorgen kann. Oft ist ein Wörterbuch hilfreich oder die Bereitstellung einer App für die Smartphones der Reisenden.
Für ihr eigenes Reisegebäck sind alle Reisenden selbst verantwortlich und jeder Eingriff in ihre Intimsphäre muss unterbleiben. Sie können als Travel-Managerin oder Travel-Manager jedoch auf Artikel hinweisen, die auf keinen Fall vergessen werden sollten. Dazu gehören z.B. Ladegeräte, Adapter und Batterien.
Haben Sie alle Vorbereitungen abgeschlossen, gehen Sie ihn bitte noch einmal Punkt für Punkt durch. Oft steckt der Fehler im kleinsten Detail. Denken Sie darüber nach, ob es einen Plan B gibt, falls es im Ausland zu Schwierigkeiten kommen sollte. Lassen Sie Ihren Ablaufplan noch einmal gegenlesen. Am besten von der Person, die die größte Verantwortung auf der Geschäftsreise tragen wird. Mit dieser sie auch sonst am besten dauerhaft in Kontakt stehen sollten.
Sollten unter den Reisenden Vorgesetzte wie Team- oder Projektleiter sein, erkundigen Sie sich, ob eine Vertretung sichergestellt ist. Für die Zuteilung ist zwar der Vorgesetzte selbst verantwortlich, jedoch geben diese Informationen Ihnen und den Reisenden eine größere Sicherheit.

Versuchen sie die Interessen der Reisenden herauszubekommen, um eventuelle Aktivitäten vor Ort schon planen oder gar buchen zu können. Falls notwendig suchen sie Artikel heraus, aus welchen die Geschäftsreisenden dann entscheiden können auf was sie lust haben. Dies ist nicht nur bei längeren Geschäftsreisen zu beachten.

Das Unternehemen und die Arbeiter verlassen sich auf ihre Arbeit, erledigen sie ihre Aufgaben nach der bestmöglichsten Methode, um sie schnell um sorgfältig erledigen zu können.

Nach der gemeinsamen Analyse sollte man sich dann dem nächsten Punkt widmen. [ Bildidee: 2 Menschen in business Kleidung auf papier guckend - vielleicht lachend ]

Zu beachten sind auch die Kosten die sie bei der Planung benötigen. Gibt es ein Minni - oder Maximum ? 

Versichern Sie Gruppenreisen

In mehreren Urteilen hat der Gesetzgeber festgelegt, dass jeder Vermittler und Anbieter von Reisen die Teilnehmer über die Stornokosten informieren muss, die im Falle eines Rücktritts anfallen können. Diese Kosten lassen sich durch eine Reise-Rücktrittkosten-Versicherung absichern. Möchten Reisende diese Versicherung nicht, sollte dies auf der Reiseanmeldung vermerkt werden.
Bei Auslandsreisen müssen die Teilnehmer zudem auf die Auslandsreise-Krankenversicherung hingewiesen werden. Auch dies sind Punkte, die Sie bei der Projektplanung im Travel-Management berücksichtigen müssen.
Wenn dies alles geregelt ist, kann die Gruppenreise angetreten werden.