Pauschbetrag: Die wichtigsten Informationen im Überblick

Geschäftsreisen gehören für viele Arbeitnehmer und Unternehmer zum Alltag. Sie verursachen Kosten, die im Rahmen der Steuererklärung geltend gemacht werden können. Das Finanzamt möchte allerdings genau wissen, wer was gezahlt hat. Es verlangt Nachweise in Form von Rechnungen, Quittungen oder Verträgen. Deutlich einfacher wird es, wenn Sie Ihre Aufwendungen über einen Pauschbetrag abrechnen.

Was ist ein Pauschbetrag?

Ein Pauschbetrag ist ein festgesetzter Mindestbetrag, den Sie als Steuerzahler von der Steuer absetzen können, ohne dafür Belege sammeln zu müssen. Das macht die Steuererklärung nicht nur für Sie, sondern auch für das Finanzamt leichter. Aus diesem Grund hat der Gesetzgeber gleich in mehreren Bereichen entsprechende Pauschalen geschaffen. Um sie in Anspruch zu nehmen, reichen einfache Angaben aus. Das Finanzamt erkennt diese in der Steuerklärung automatisch an - unabhängig davon, wie viel Sie tatsächlich ausgegeben haben. Pauschbeträge werden also auch dann von Ihrem Einkommen abgezogen, wenn Ihre Ausgaben niedriger oder gar keine Unkosten entstanden sind. Liegen Ihre Ausgaben über dem Pauschbetrag, dürfen Sie diese Kosten in den meisten Fällen zusätzlich geltend machen. Das Finanzamt will dann aber die zugehörigen Nachweise sehen.

Wie unterscheidet sich der Pauschbetrag vom Freibetrag und der Freigrenze?

Laien verwechseln den Pauschbetrag häufig mit dem Freibetrag. Hierbei handelt es sich jedoch um einen bestimmten Teil des Einkommens, der steuerfrei bleibt. Versteuern müssen Sie nur das, was darüber hinausgeht. Und genau hier liegt der wesentliche Unterschied zur sogenannten Freigrenze: Anders als beim Freibetrag führt das Erreichen dieser Grenze dazu, dass Sie für den kompletten Betrag Steuern zahlen müssen.

Was sind die wichtigsten Pausch- und Freibeträge?

Als Steuerzahler haben Sie verschiedene Möglichkeiten, Ihr zu versteuerndes Einkommen und damit Ihre Steuerlast zu senken. Zu den einfachsten Maßnahmen zählt der Abzug von Frei- und Pauschbeträgen. Einige von ihnen berücksichtigt der Fiskus automatisch. Andere wiederum müssen Sie im Rahmen der Steuererklärung beantragen. Für Geschäftsreisen sind vor allem die Werbungskostenpauschale, die Entfernungspauschale und die Verpflegungskostenpauschale von Bedeutung. Es gibt aber auch andere Pauschbeträge, die Sie in Bezug auf Ihre berufliche Tätigkeit in Anspruch nehmen können. Hierunter fallen zum Beispiel die Arbeitsmittel-Pauschale, der Sparer-Pauschbetrag, der Sonderausgaben-Pauschbetrag und die Umzugskostenpauschale. Steuerliche Vorteile verschaffen Ihnen darüber hinaus der Behinderten-Pauschbetrag, der Hinterbliebenen-Pauschbetrag und der Pflege-Pauschbetrag.

Arbeitnehmer-Pauschbetrag

Der Arbeitnehmer-Pauschbetrag ist die wohl bekannteste Variante der Pauschbeträge: Sie wird vom Finanzamt auch als Werbungskostenpauschale bezeichnet und deckt alle geschäftlich veranlassten Aufwendungen ab. Hier geht es nicht nur um tägliche Fahrten zur Arbeit oder zu Kunden, sondern auch um Arbeitskleidung, berufliche Versicherungen, Dienstreisen und Fortbildungen. Für diese Posten rechnet Ihnen der Fiskus automatisch 1.000 Euro pro Jahr an. Nachweise müssen Sie nicht erbringen. Übersteigen Ihre Werbungskosten den Arbeitnehmer-Pauschbetrag in Höhe von 1.000 Euro, lohnt sich ein entsprechender Eintrag in der Steuererklärung (Anlage N).

Entfernungspauschale

Treten Sie von Ihrer Arbeitsstätte aus eine Dienstreise mit dem eigenen Fahrzeug an, können Sie die dadurch entstehenden Fahrtkosten über Pauschbeträge in der Steuererklärung abrechnen. Die Höhe der Pauschale richtet sich dabei nach der Art des Fahrzeugs. Fahrten mit dem Auto dürfen Sie mit 30 Cent pro gefahrenem Kilometer ansetzen; für Mofas, Mopeds, Motorräder und Motorroller gilt ein Pauschbetrag von 20 Cent pro Kilometer. Anders als oftmals angenommen können Sie jeden tatsächlich gefahrenen Kilometer geltend machen. Das Finanzamt berücksichtigt sowohl die Hin- als auch die Rückfahrt.

Für den täglichen Weg zur Arbeit hingegen darf lediglich die einfache Fahrt in der Steuererklärung eingetragen werden (Pendlerpauschale). Hier ist mit einem einheitlichen Pauschbetrag in Höhe von 30 Cent pro Kilometer zu rechnen – unabhängig davon, wie Sie zur Tätigkeitsstätte gelangen. Die Wahl des Verkehrsmittels bleibt ganz Ihnen überlassen. Ob Sie Ihr Auto, Ihr Fahrrad oder öffentliche Verkehrsmittel nutzen, spielt folglich keine Rolle. Die Entfernungspauschale steht Ihnen auch dann zu, wenn Sie zu Fuß kommen oder eine Fahrgemeinschaft mit Kollegen bilden. Ohne eigenes Auto können Sie in Ihrer Steuererklärung lediglich Pauschbeträge bis 4.500 Euro jährlich ansetzen.

Für die kommenden Jahre ist eine Erhöhung der Entfernungspauschale geplant: Ab 2021 wird es 35 statt der bisherigen 30 Cent geben, von 2024 bis 2026 sogar 38 Cent – aber nur ab dem 21. Kilometer. Die ersten 20 Kilometer müssen weiterhin mit dem alten Pauschbetrag abgerechnet werden. Nach Ablauf der bis Ende 2026 geltenden Befristung sind wieder einheitliche 30 Cent pro Kilometer angekündigt.

Verpflegungspauschale

Gehen Sie auf eine Geschäftsreise oder sind beruflich viel unterwegs, können Sie im Rahmen Ihrer Steuererklärung Pauschbeträge für Mehraufwendungen für Verpflegung geltend machen – sofern Ihr Arbeitgeber Ihnen die entstandenen Kosten nicht steuer- und sozialversicherungsfrei erstattet. Wie viel Sie abrechnen können, hängt davon ab, wie lange Sie im Auftrag Ihres Chefs unterwegs sind. Es kommen zwei verschiedene Sätze in Betracht. Für Tage, die Sie komplett – also 24 Stunden – von Ihrer Arbeit und Ihrer Wohnung entfernt sind, dürfen Sie 28 Euro ansetzen. Sind Sie länger als acht und weniger als 24 Stunden abwesend, gilt ein reduzierter Pauschbetrag in Höhe von 14 Euro. Dieser Betrag findet auch auf den An- und Abreisetag bei mehrtägigen Dienstreisen Anwendung.

Pauschbeträge für Mehraufwendungen für Verpflegung sind verbindlich. Das bedeutet, dass Sie in Ihrer Steuererklärung keine höheren Kosten ansetzen können – nicht einmal dann, wenn Sie die entsprechenden Rechnungen und Quittungen aufbewahrt haben. Ihrem Arbeitgeber steht es allerdings frei, die über den Verpflegungsmehraufwand hinausgehenden Ausgaben ebenfalls auszuzahlen. Entscheidet er sich dafür, müssen Sie die zusätzlichen Einnahmen allerdings versteuern. Darüber hinaus sind Sie dazu verpflichtet, entsprechende Sozialversicherungsbeiträge abzuführen.

Führt Ihre Dienstreise ins Ausland, sind für die Pauschbeträge für den Verpflegungsmehraufwand die jeweils geltenden Auslandtagegelder heranzuziehen. Diese unterscheiden sich von Reiseland zu Reiseland. Unter Berücksichtigung aktueller Preisentwicklungen in den einzelnen Staaten werden sie vom Bundesfinanzministerium jedes Jahr neu herausgegeben.

Arbeitsmittel-Pauschbetrag

Um Ihre berufliche Tätigkeit ausüben zu können, sind Sie auf viele Arbeitsmittel angewiesen. Dabei kann es sich um Aktentaschen, Fachliteratur oder Kugelschreiber handeln, um einen Schreibtisch, ein Tablet oder Werkzeug. Steuerlich werden all diese Gegenstände gleich behandelt – vorausgesetzt, Sie nutzen sie wirklich für geschäftliche Zwecke. Quittungen sind nicht erforderlich: Machen Sie in Ihrer Steuererklärung Pauschbeträge für Arbeitsmittel geltend, erkennen die meisten Finanzämter diese Aufwendungen bis zu einer Grenze von 110 Euro ohne Belege an. Einen Rechtsanspruch darauf gibt es allerdings nicht.

Sparer-Pauschbetrag

Für Aktienbesitzer und Geldanleger lohnt es sich, den Sparerpauschbetrag zu nutzen: Reichen Sie bei Ihrer Bank einen sogenannten Freistellungsauftrag ein, bleiben Einkünfte aus Kapitalvermögen bis zu einer Höhe von 801 Euro pro Jahr steuerfrei. Von dieser Regelung profitieren auch Kinder. Der doppelte Satz – nämlich 1.602 Euro - steht Ihnen zu, wenn Sie mit Ihrem Partner verheiratet und zusammen veranlagt sind. Extra beantragen müssen Sie den Sparer-Pauschbetrag nicht. Ohne einen Freistellungsauftrag leitet das Kreditinstitut allerdings automatisch 25 Prozent Abgeltungssteuer an das Finanzamt ab. Hinzu kommen gegebenenfalls Kirchensteuer und Solidaritätszuschlag. Über die Steuererklärung haben Sie die Möglichkeit, diese unfreiwillige Zahlung zurückzuholen.

Sonderausgaben-Pauschbetrag

Das Steuerrecht zählt bestimmte Kosten zu den Sonderausgaben. Hierzu gehören neben Ausbildungskosten und den Beiträgen für die Altersvorsorge auch die Beiträge zur Kranken- und Pflegeversicherung, die Kirchensteuer, Mitgliedsbeiträge und Spenden. Das Finanzamt zieht Ihnen einen jährlichen Pauschbetrag automatisch von Ihrem zu versteuernden Einkommen ab: Für Alleinstehende und Unverheiratete werden 36 Euro angesetzt; bei Verheirateten und eingetragenen Lebenspartnern sind es 72 Euro pro Jahr. Das ist vergleichsweise wenig. Liegen Ihre Sonderausgaben höher, sollten Sie diese Aufwendungen daher unbedingt in Ihrer Steuererklärung angeben. So können Sie Ihre Steuerlast weiter reduzieren.

Umzugskostenpauschale

Ziehen Sie aus beruflichen Gründen um, dürfen Sie damit zusammenhängende Kosten über einen Pauschbetrag von der Steuer absetzen. Ob es sich dabei um Ausgaben für ein Umzugsunternehmen, für einen neuen Telefonanschluss oder die Renovierung der alten Wohnung handelt, ist egal. Die Höhe der Umzugskostenpauschale wird regelmäßig angepasst. Derzeit können Ledige einen Pauschbetrag von 820 Euro und Verheiratete einen Pauschbetrag von 1639 Euro geltend machen (Stand: März 2020).

Behinderten Pauschbetrag und Steuererklärung: Vorteile für Behinderte

Körperlich oder geistig Behinderte müssen Kosten tragen, die bei gesunden Menschen nicht anfallen. Hierzu zählen vor allem Aufwendungen für Medikamente, medizinische Hilfsmittel oder Therapien. Um diese Ausgaben aufzufangen, gibt es den Behinderten Pauschbetrag: Er soll alle regelmäßig entstehenden, für die Behinderung typische Kosten abdecken. Wie hoch der Pauschbetrag für Behinderte ist, variiert. Er hängt vom Grad der Behinderung ab und liegt zwischen 310 und 1.420 Euro pro Jahr. Blinde und hilflose Menschen können den maximalen Behinderten Pauschbetrag von 3.700 Euro jährlich geltend machen. Eine automatische Berücksichtigung durch das Finanzamt findet nicht statt. Sie müssen die Minderung des zu versteuernden Einkommens selbst beantragen.

Übersteigen Ihre Aufwendungen den Behinderten Pauschbetrag, können Sie die entstandenen Kosten in voller Höhe als außergewöhnliche Belastungen absetzen. Ihre Ausgaben müssen Sie dann aber einzeln nachweisen. Das Finanzamt verrechnet die Kosten mit der zumutbaren Eigenbelastung.

Behinderte Kinder: Übertragung vom Behinderten Pauschbetrag durch Steuererklärung

Handelt es sich bei der behinderten Person um ein Kind oder Enkelkind, für das Sie Kindergeld beziehen, können Sie eine Übertragung des Pauschbetrags beantragen. Das macht vor allem Sinn, wenn der Nachwuchs über kein eigenes Einkommen verfügt. Um einen entsprechenden Antrag zu stellen, fügen Sie Ihrer Steuererklärung die ausgefüllte Anlage Kind hinzu.

Pauschbeträge für Hinterbliebene und pflegende Angehörige

Kinder und Partner eines Verstorbenen haben die Möglichkeit, einen Hinterbliebenen-Pauschbetrag in Höhe von 370 Euro zu erhalten. Das gilt allerdings nur dann, wenn ihnen für mindestens einen Monat laufende Hinterbliebenenbezüge nach dem Bundesversorgungsgesetz oder anderer Versorgungsgesetze bewilligt wurden. Ist das der Fall, kann der Hinterbliebenen-Pauschbetrag bei den außergewöhnlichen Belastungen beantragt werden.

Steuerliche Entlastung schafft auch der Pflege-Pauschbetrag. Betreuen Sie einen hilflosen oder schwerstpflegebedürftigen Angehörigen mit Pflegegrad 4 oder 5, erhalten Sie Unterstützung vom Staat. Ihnen steht ein steuerfreier Pauschbetrag in Höhe von 924 Euro pro Jahr zu – auch dann, wenn Sie den Pflegebedürftigen nicht das ganze Jahr über versorgt haben. Voraussetzung dafür ist jedoch, dass Sie für Ihre pflegerische Leistung keine Bezahlung erhalten. Der Pflege-Pauschbetrag ist personenbezogen. Das bedeutet, dass Sie den entsprechenden Betrag mit allen Menschen teilen müssen, die an der Pflege der hilflosen oder pflegebedürftigen Person beteiligt sind.