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Kommt die Digitalisierung 4.0 im Reisemanagement des Mittelstands an?

Im folgenden Bericht erzähle ich Ihnen von persönlichen Erfahrungen und Insights aus dem Reisemanagement im Mittelstand.

Reisemanagement 4.0 oder doch eher: „Wir machen das schon immer so?“

Egal in welchem Bereich man sich aufhält es geht in vielen Kanälen um die Industrie 4.0. Die Bundesregierung hat eine Strategie dazu entwickelt, SAP, Siemens und weitere Großkonzerne bieten gerne Hilfe an. Einige deutsche Unternehmen gehen durch die Digitalisierung von enormen Umsatzwachstum aus, es gibt viel zu tun. Die aktuelle CEBIT trägt dazu bei.

Die Frage die ich mir stelle: Ist der deutsche Mittelstand schon soweit sich mit diesen komplexen Themen zu beschäftigen?

Wie ich zu dieser Frage komme? Ein Praxisbeispiel:

In der letzten Woche hatte ich ein Kundengespräch in dem es um die Zusammenarbeit eines Industriebetriebes mit Intertours für das Reisemanagement ging. Die internen Kapazitäten würden nicht mehr ausreichen und man suche Lösungen um die Geschäftsreiseorganisation zu vereinfachen – so weit so gut. Für uns als Lösungsanbieter ist es wichtig, schon in den ersten Gesprächen aufzuzeigen, worum es im Reisemanagement wirklich geht. Wir hatten ein offenes Gespräch, haben uns gut ausgetauscht und so konnte die IST- Situation der jetzigen Geschäftsreisen recht umfassend erfasst werden. Mit Mittelstand 4.0 hatte das, wie schon in einigen anderen Gesprächen in den letzten Monaten, nicht viel zu tun.

So sieht ein Reisemanagement in der Praxis aus

Den Großteil der Geschäftsreisen in diesem Unternehmen werden von Monteuren durchgeführt, die Montagen, Wartungen und Servicefälle bearbeiten. Vor jeder Geschäftsreise wird sich von jedem Monteur eine Barvorauszahlung beschafft, natürlich mit entsprechender Dokumentation und einem enormen Zeitaufwand, da die Kasse gepflegt und die Zahlungen den Personalkonten zugewiesen werden müssen. Die Vorschüsse werden dann mit der Reisekostenabrechnung bzw. mit der Gehaltsabrechnung ausgeglichen. Die eigentlichen Buchungen, Umbuchungen und organisatorischen Aufgaben werden dann von einer Assistenz ausgeführt. Die Zahlungen von Hotels und weiteren reiserelevanten Kosten wurden per Vorauskasse durch die Reisenden ausgeführt – aus Erfahrung wissen wir: Kaum eine Aufgabe nervt Reisende mehr als das Sammeln, aufbewahren und sortieren von Rechnungen. Viele Rechnungen für einen Mitarbeiter, noch mehr Rechnungen für die Buchhaltung. Seien wir ehrlich. Eigentlich möchte einen solchen Prozess niemand - Unternehmen leben aber damit und zwar schon seit Jahrzehnten. Der Zeitaufwand für die Vorauszahlung und Reisekostenerstellung hemmt nicht nur die internen Abläufe, sondern lässt auch die Produktivität sinken. Denn Mitarbeitern merken: Die Prozesse sind nicht optimal, also muss in meiner Arbeit auch nicht alles perfekt sein – eine gefährliche Kultur. Von einem bedarfsgerechten Reisemanagement kann also keine Rede sein – von Digitalisierung 4.0 erst recht nicht.

Das passende Reisemanagement

Dienstleister wie Intertours sind klein und flexibel, damit die passenden Bausteine fürs Reisemanagement gefunden und wirksam umgesetzt werden können. Die Entlastung von Assistenzen ist nur ein Effekt bei der Zusammenarbeit mit Intertours – die wirklichen Vorteile sind meist deutlich schnellere Abläufe. Und zwar auf direktem Wege, ohne dass Unternehmen Gefahr laufen bei der Reorganisation Ihres Reisemanagements schwer zu korrigierende Fehler zu machen. Der Lösungsvorschlag im konkreten Fall:

Die Buchungen werden direkt und ausschließlich bei Intertours vorgenommen, das spart dem Unternehmen viel Zeit für die Recherche. Mitarbeiter werden sich im Wesentlichen um Ihre Kernaufgaben kümmern, inklusive der bisherigen Ansprechpartnerin für die Buchung von Geschäftsreisen. Im zweiten Schritt übernimmt Intertours die Rechnungsabwicklung, so dass die Reisenden nicht mehr in Kontakt mit Rechnungen kommen und somit keine Barvorschüsse benötigen. Somit entfallen wesentliche Teile der Administration. Die Rechnungen werden von Intertours vereinnahmt, kontrolliert, korrigiert und dann zentral an das Unternehmen belastet.

Der unmittelbare Effekt:

- Höchstbeträge bei der Buchung von Leistungen (beispielsweise eine Obergrenze bei Hotelübernachtungspreisen) werden definitiv eingehalten, wodurch Kosten eingespart werden

- die Motivation der Reisenden steigt, da die Abwicklung sich vereinfacht

- Know-how im Reisemanagement wird durch einen externen Dienstleister sofort verfügbar

- Rechnungen, die vorher nicht auf fehlerhafte Positionen geprüft wurden werden nun kontrolliert

- Fehlerhafte Rechnungsanschriften gehören der Vergangenheit an und halten die Buchhaltung nicht mehr auf

Reisemanagement 4.0 und Mittelstand 4.0

Beide Schlagwörter sind aus meiner Sicht in vielen Unternehmen noch weit weg, im Reisemanagement mindestens solange bis die Organisation von Geschäftsreisen als beachtenswerter Prozess gesehen wird und den Stellenwert einer fortwährenden, externen Beratung erhält. Dass dabei Kosten entstehen ist klar – fürs Reisemanagement kann ich sagen: Durch Spezialisten für Geschäftsreisen lassen sich unnötige Fehler und Kosten vermeiden – nach einem kurzen Gespräch weiß man oft mehr.

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