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Dass der Büroalltag ohne richtige Büroorganisation stressig und kräfteraubend sein kann, ist jedem Büroangestellten bekannt. Dabei landen jeden Tag unzählige neue Aufgaben auf dem Schreibtisch und die Arbeit stapelt sich. Das Abarbeiten der E-Mails, die sich oftmals im minütlichen Takt im Posteingang ansammeln, kann ebenfalls zu einer wahren Herausforderung werden.

Welche Applikationen lohnen sich für die Büroorganisation tatsächlich und wie können diese effektiv eingesetzt werden? Wir haben für Sie recherchiert und stellen Ihnen in diesem Artikel die fünf besten Methoden und Tools vor, auf die kein Office Manager verzichten sollte.

1. Mit dem Eisenhowerprinzip zur effektiven Büroorganisation

Im Büroalltag müssen tagtäglich unterschiedliche Aufgaben bewältigt werden. Dabei ist nicht jedes Thema in ihrer Ablage gleich wichtig oder gleich dringend. Um eine Ordnung zwischen den anstehenden Aufgaben zu schaffen, kann das Eisenhowerprinzip angewendet werden. Dieses Prinzip kategorisiert jede Aufgabe nach ihrer Dringlichkeit und Wichtigkeit. Die Einteilung erfolgt über eine einfache Matrix, wobei vier unterschiedliche Quadranten zur Verfügung stehen.

Im Quadranten oben rechts stehen die Aufgaben, die schnellstmöglich erledigt werden müssen. Diese Aufgaben haben eine hohe Dringlichkeit und ebenfalls eine hohe Wichtigkeit. Daher sollten diese Aufgaben mit höchster Priorität erledigt werden.

Im Quadranten in der rechten unteren Hälfte finden Sie alle Aufgaben, die zwar wichtig sind, jedoch nicht sofort erledigt werden müssen. Diese Aufgaben können dann in Angriff genommen werden, wenn alle Aufgaben aus dem darüberliegenden Quadranten abgearbeitet wurden.

Die Aufgaben im linken oberen und unteren Bereich sind Aufgaben, die Sie entweder terminieren können, die Sie nur dann abarbeiten müssen, wenn ausreichend Zeit vorhanden ist, oder gar nicht erledigen müssen.

Mit dem Eisenhowerprinzip ist es möglich unwichtige und zeitfressende Themen schnell zu identifizieren und den eigenen Fokus zu schärfen. Das richtige Zeitmanagement führt nicht nur zur Entlastung Ihrer Mitarbeiter, sondern reduziert das persönliche Stresslevel und steigert zudem die Zufriedenheit am Arbeitsplatz.

2. Outlook: Das optimale Tool für Ihre E-Mail-Flut

Outlook ist eines der beliebtesten E-Mail-Programme weltweit. Die ausgereifte Standardsoftware arbeitet nicht nur nahtlos mit dem Microsoft Exchangeserver und dem Active Directory zusammen, sondern bietet auch unzählige Erweiterungen und Optionen, um der täglichen Flut an E-Mails effektiv Herr zu werden.
Benutzern stehen neben automatisierten Antworten, integrierten Fußzeilen und Spamfiltern auch Abwesenheitsnotizen und Synchronisierungsfunktionen zur Verfügung. Diese ermöglichen es Anwendern, E-Mails ebenfalls von ihren mobilen Endgeräten aus abzurufen und zu erstellen.
Zudem bietet die Software einen integrierten Kalender, mit welchem sich Termine einfach und schnell koordinieren lassen. Auch die automatische Zuordnung von E-Mails in bestimmte Ordner kann viel Zeit einsparen. Outlook ist ein "Allrounder" für Ihre optimale Büroorganisation.

3. MS Teams für die Kommunikation zwischen den Mitarbeitern

Auch der fehlerfreie Austausch mit Ihren Mitarbeitern ist ein wichtiger Aspekt der Büroorganisation. Falsche Informationen und fehlende Kommunikation führen oftmals zu vermehrtem Stress und unnötigen Problemen.

MS Teams ist ein cloudbasiertes Kollaborationstool, mit welchem die Produktivität zwischen den Mitarbeitern merklich gesteigert werden kann. Das Tool ermöglicht einen schnellen Informationsaustausch und vereinfacht die Kommunikation im Team. Der integrierte Chat kann zwischen einzelnen Teammitgliedern oder auch ganzen Gruppen stattfinden, wodurch effizientes Arbeiten gefördert wird.

Einer der größten Vorteile von MS Teams besteht darin, dass die Software komplett in Microsoft Office integriert ist, was die Bearbeitung und den Austausch von Dokumenten zu einem Kinderspiel werden lässt.

4. HR-Software als Herzstück der Büroorganisation

Es ist daher nicht verwunderlich, dass mehr als 85 % aller Personaler und Office Manager im deutschsprachigen Raum auf HR-Software setzen.

Die Software deckt klassische Bereiche wie das Arbeitszeitmanagement und die Lohnverrechnung ab, und inkludiert wann immer möglich einen zusätzlichen Mehrwert. So bieten viele Applikationen die Möglichkeit, das gesamte Bewerbungsmanagement und Recruiting in der Software zentral zu erfassen. Reisekostenabrechnungen sowie digitale Personalakten und interne Prozesse können ebenfalls mithilfe dieser Software gemeinsam und für alle Verantwortlichen einsehbar gemanagt werden.

5. Onlinebuchungssysteme (OBE) als wichitger Aspekt der Büroorganisation

Der Einsatz eines Onlinebuchungssystems für Tagungen, Geschäftsreisen und Konferenzen kann Kosten sparen und Prozesse optimieren. Diese Systeme bieten die Möglichkeit, Reisen ganz unkompliziert über das Internet abzuwickeln.

Angefangen bei der Auswahl des passenden Flugs oder der notwendigen Bahnverbindung bis hin zur Selektion des gewünschten Hotels, ist so die Planung aus einer Hand möglich. Mehr als 60 % aller europäischen Unternehmen greifen mittlerweile auf Onlinebuchungssysteme zurück, wenn es um die Organisation von Businesstrips geht.

Der Einsatz von OBE führt zu mehr Transparenz und einer nachhaltigen Kostenreduktion, da beispielsweise besondere Rabatte und Konditionen in Anspruch genommen werden können. Zusätzlich haben Reisende den Vorteil, alle Informationen jederzeit und von jedem Endgerät zentral abrufen zu können. Viele Anbieter stellen bei Bedarf ihren Service ebenfalls zur Verfügung.

Fazit

Mit den richtigen Tools und Methoden lässt sich die Büroorganisation schnell und einfach optimieren, wodurch auch der stressige Alltag im Büro entspannter und effizienter gestaltet werden kann.

Viele der vorgestellten Büromanagement-Tools können kostenfrei oder für einen geringen Betrag erworben werden, wobei sich der Einsatz dieser Tools in der Regel sehr schnell amortisiert. Dabei profitieren nicht nur Office Manager von einer schlankeren und effizienteren Büroorganisation, sondern auch die Mitarbeiter.

Die Zufriedenheit und Produktivität kann auf der Arbeit so langfristig verbessert werden. Dir richtige Büroorganisation sorgt dafür, dass die Motivation steigt und der Stresspegel sinkt.