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Preis- und Kostenkalkulationen sind das A und O in jedem Unternehmen. Welche Möglichkeit ergeben sich für Unternehmen durch das bahn business Programm der Deutschen Bahn?

Viele Unternehmen beschäftigen sich mit Einsparpotenzialen in der Reiseverwaltung. Hier zeigen wir Ihnen, mit welchen Angeboten das bahn business Programm darauf antwortet und mit welchen Tipps jedes Unternehmen daran angelehnt ein Rabattsystem erfolgreich umsetzen kann.

Was ist das bahn business Programm?

Die Deutsche Bahn bietet Unternehmen ein kostenloses Travel Management Portal, das Buchung, Zahlung und Reporte von Geschäftsreisen mit der Bahn umfasst. Das bahn corporate Geschäftskundenprogramm bietet Angebote rund um Service und Rabatte.

Das bahn business Buchungstool ist leicht zu bedienen und für jedes Unternehmen implementierbar. Das bahn business Programm ist auf Unternehmen zugeschnitten, die eine Vielzahl an Geschäftsreisen absolvieren und macht diese effizienter.

Das Programm stellt den Geschäftskunden zwei Buchungsportale zur Verfügung:

Kleineren Unternehmen mit unter 15 Geschäftsreisenden wird das bahn business SMART Buchungsportal empfohlen. Ein "Bucher" bucht alle Fahrten für die im Profil angelegten Mitarbeiter. Jedoch kann jeder Mitarbeiter auch mit einem persönlichen Benutzerzugang seine Fahrten eigenständig buchen.

Unternehmen mit mehr als 15 Geschäftsreisenden wird das bahn business CLASSIC empfohlen. Hier kann zudem das interne Reisebüro mit eingebunden werden.

Das bahn business System erstellt Berichte über Aufträge und fasst die Umsätze einer Buchungsstelle zusammen. So wird der Kostenkontrolle von Geschäftsreisen der Mitarbeiter Rechnung getragen. Einzelne Buchungen können durch eine Funktion des bahn business Systems gezielt gesucht werden. Die Reporte können durch den Travel Manager oder die Buchungsstelle gesichtet und ausgewertet werden.

Wie funktioniert die Beantragung des bahn business Programms?

Für die Registrierung muss lediglich ein Formular mit den Unternehmensdaten ausgefüllt werden. Nach dem kostenlosen Login erhalten Sie eine Kundennummer. Mit dieser können Sie sich anmelden und die Buchung Ihrer Tickets online vornehmen. An Automaten können Tickets, die dem bahn business Programm zugeordnet werden, ebenfalls gelöst werden.

Die Einrichtung des bahn business SMART Portals beinhaltet zum einen die Erstellung des Bucheraccounts und der Profile für die Reisenden. Jedoch können beim bahn business SMART zusätzlich Profile für sog. Selbstbucher angelegt werden.

Das bahn business Classic Portal hat zusätzlich zu dem Bucher, den Reisendenprofilen und den Selbstbuchern noch folgende Positionen:

Zum einen gibt es einen Travel Manager, welcher als Administrator die Verwaltung des Portals übernimmt. Der Travel Manager verwaltet das bahn business Portal und hält gegebenenfalls zusätzlich Kontakt zum Reisebüro.

Zum anderen wird eine Buchungsstelle vergeben, welche entweder eine Abteilung oder ein ganzer Standort sein kann. Eine Buchungsstelle in Form einer Abteilung kann zum Beispiel das Office Management sein, dessen Mitarbeiter als Travel Manager und Bucher agieren.

Um den Zahlungsverkehr leicht und transparent darstellen zu können, akzeptiert das bahn business Portal alle gängigen Kreditkarten. Die zu nutzenden Kreditkarten werden durch die Buchungsstelle im Bahn business System hinterlegt, sodass die Verwaltung der Rechnungslegung zentral erfolgt. Empfehlenswert ist die Anlage eines Unternehmenkontos. Damit sind ebenfalls Sammelrechnungen möglich, die Projektnummern, Kostenstellen und Auftragsnummern zeigen.
Ein ausgedrucktes Ticket gilt als Rechnung, da alle relevanten Informationen enthalten sind.

Vorteile durch das bahn business Programm

Die Nutzung des bahn corporate Programms hat zum einen die Vorteile, dass es kostenlos ist und ohne Vertragsbindung läuft. Zum anderen ist das gut strukturierte Online-Buchungsportal des bahn corporate Programms besonders für Geschäftskunden geeignet, deren Mitarbeiter viel reisen.

Ungenutzte online-Tickets haben eine verlängerte Rücknahmefrist und sind bis nach zwei Tagen kostenlos zu stornieren. Tickets aus dem offline Verkauf sind ab dem Reisetag 9 Tage stornierbar. Hierbei spielt es keine Rolle, ob Sie ein Ticket mit Flexpreis gebucht haben.

Rabattsystem des bahn business Portals für Geschäftskunden

Mit der Anmeldung bei dem bahn business Portal steht Ihnen als Geschäftskunde ein umsatzorientiertes Rabattsystem zur Verfügung. In welche Rabattgruppe das Unternehmen fällt, wird jährlich auf Basis der DB-Ticketausgaben ausgewertet. Dabei werden alle Reisevorgänge, ob Ticketkäufe, Sitzplatzreservierungen oder Bahncard Business-Käufe, zusammengezogen.

Der Geschäftskundenrabatt des bahn business Programmes kann zudem mit den Rabatten einer Bahncard Business kombiniert werden. Der relevante Zeitraum für die Gewährung eines Rabatts ist vom vierten Quartal des Vorjahres, bis einschließlich des dritten Quartals eines Jahres. Die daraus berechnete Rabattstaffel wird für das Folgejahr bestimmt.

Im ersten Jahr erhalten Geschäftskunden des bahn corporate Programms einen Bonus von drei Prozent, sobald ein Umsatz von dreitausend Euro generiert wurde.

Ab einem jährlichen Umsatz von fünfundzwanzigtausend Euro erhält das Partnerunternehmen einen Rabatt von 3,5 Prozent.

Ab fünfzigtausend Euro werden vier Prozent und ab einhunderttausend Euro Umsatz werden 4,5 Prozent Ermäßigung gegeben.

Ab einem Volumen von zweihunderttausend Euro wird das Unternehmen des bahn corporate Programms in die Rabattstaffel mit fünf Prozent gesetzt.

Durch Preisnachlässe der Bahn Business und bahn corporate Programms eine Win-Win Situation schaffen

Die Auswertung erfolgt zumeist im dritten Quartal eines Jahres, sodass Händler die Umsatzergebnisse in den Jahresabschluss von zum Beispiel 2015 einkalkulieren können. Somit kann für das Folgejahr 2016 eine neue Preiskalkulation angestrebt werden. Zudem werden Preisvereinbarungen zwischen Geschäftspartnern ab dem dritten Quartal, auf Basis der vergangenen Umsatzstatistik, ausgehandelt. Am Anfang des Jahres stehen die Preisstellungen für Verkäufer und Einkäufer somit fest.

Bei gestaffelten Mengenrabatten werden bestimmte Umsätze verschiedenen Rabattsätzen zugeordnet. Die Rabattierung wird in Prozentsätzen angegeben. Je höher eine Einkaufsmenge ist, desto höher wird der zu rabattierende Prozentsatz. Der Nettorechnungsbetrag einer Ware wird somit schrittweise geringer.

Gestaffelte Mengenrabatte wie das bahn business Programm werden bereits häufig im offline Einkauf angewendet. Zunehmend wird die bahn business Methode im Onlinehandel genutzt, um Geschäftspartnern einen zusätzlichen Kaufanreiz zu bieten.

Bonusprogramme wie das bahn corporate werden im Verkauf genutzt, um Kunden zu binden. Zusätzlich gibt die Vereinbarung dem Händler das Vertrauen, dass der Geschäftspartner exklusiv über ihn Waren oder Leistungen beziehen wird, um eine möglichst hohe Rabattstufe zu erreichen.

Preisermäßigungen sind für Einkäufer eines Unternehmens auch mit Emotionen verbunden. Mengenrabatte des bahn business Systems werden als freundliche Geste und Entgegenkommen des Verkäufers empfunden.

Aufwand reduzieren durch bahn business und Co.

Für beide Seiten, Verkauf und Einkauf, sind Preisstabilität und Kalkulationssicherheit von hoher Bedeutung. Für den Einkäufer oder Geschäftspartner sind vorab vereinbarte Preisstaffelungen sinnvoll, da für Geschäftsausgaben pro Jahr nur ein bestimmtes Budget zur Verfügung steht.

Gerade im Bereich Reisekosten liegt ein Augenmerk auf Einsparpotenziale. Zudem erfolgt für den Einkäufer eine Reduzierung im Aufwand. Durch die mittelfristige Bindung an den Lieferanten, werden Verwaltungskosten gespart. Durch die Vereinbarung einer Rabattstaffel auf die Abnahme bestimmter Mengen kann somit eine Win-Win-Situation hergestellt werden.

Grundvoraussetzung für das Angebot eines Mengenrabatts ist die Aushändigung von Reporten und Umsatzstatistiken von Fahrten mit der Bahn. Die benutzte Verkaufsplattform, ähnlich der bahn business Plattform, sollte dementsprechend bestellte und gekaufte Mengen auswerten können.

Idealerweise sollten die Umsatzauswertungen pro Buchungs- oder Kostenstelle und für die gesamte Kundennummer erstellt werden können. Für eine erfolgreiche Geschäftsbeziehung ist Transparenz und Nachverfolgbarkeit ausschlaggebend. Durch Datensätze über gebuchte Käufe oder Bestellungen kann dieses Merkmal erfüllt werden.

Das bahn business Programm automatisch nutzen

Das bahn business Programm ist eine einfache und effiziente Lösung Bahntickets zu buchen und durch die Geschäftsreisenrabatte Geld zu sparen. Auch die bahn business Portale gestalten die Buchung einer Geschäftsreise mit der Bahn simpel.

Eine andere Alternative der bahn business Portale, welche jedoch mit dem bahn business Programm und seinen Rabatten vereinbar ist, bietet Ihnen ein Geschäftsreisebüro.

Intertours nimmt Ihnen als Geschäftsreisebüro die Buchung der Bahntickets ab oder Sie buchen über unser Tool und können dort gleichzeitig von Mietwagen bis Hotel weitere Zusatzleistungen buchen.

Bei jeder Buchung von Bahntickets wird der durch das bahn business Programm generierte Geschäftskundenrabatt automatisch vom Ticketpreis abgezogen.