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Datenqualität im digitalen Travel Management
Im Zuge der allgemeinen Digitalisierung ergreifen schon seit Jahren immer mehr Unternehmen die Chance von digitalen Lösungen, um Ihre Prozesse zu optimieren und Abteilungen im Unternehmen zu entlasten. Gleichzeitig entsteht eine bessere Kontrollmöglichkeit, aufgrund von Standardisierungen und verschiedensten Systemlösungen.
Hier finden Sie die wichtigsten Kriterien der Datenqualität!
Wie in sämtliche Unternehmensbereichen, die auf digitale Daten und Informationen angewiesen sind, spielt auch im Travel Management die Qualität der benötigten Daten eine wichtige Rolle. Voraussetzung hierfür ist ein modernes Travel Management, dass mit digitalen Prozessen entlastet.
Datenqualität im Travel Management
Im digitalen Travel Management, gestalten sich Buchungs- und Abrechnungsprozesse aufgrund verschiedener Systeme mit Schnittstellen wesentlich zeitsparender und effizienter als bei herkömmlichen nicht digitalbasierten Lösungen für die Planung von Geschäftsreisen im Unternehmen. Damit diese modernen Lösungen für das Travel Management in Unternehmen funktionieren und ursprüngliche Prozesse entlasten kann, ist ein gewisser Standard der Datenqualität notwendig. Nur wenn die in den Systemen eingetragenen Daten und somit Informationen verschiedene Faktoren der Datenqualität entsprechen, können Buchungs- und Abrechnungsfehler eingedämmt werden.
In diesem Zug werden somit zeitaufwendige Fehlersuchen und nachträgliche Korrekturen vermieden. Ist beispielsweise nach einer Hochzeit der Name in der Datenbank der Reisendenprofile nicht akualisiert worden, werden Flugtickets auf einen falschen Namen ausgestellt, was wiederum nachträglich zu Änderungskosten führen kann.
Abgesehen von den eigentlichen Organisationsprozessen bezüglich der Geschäftsreisen, ermöglicht nur eine hohe Datenqualität eine aussagekräftige Basis für Controlling und Reporting im Unternehmen. Damit ist die Qualität der Daten ein wichtiger Leistungsträger in der langfristigen Optimierung des firmeninternen Travel Managements. Ungenügende Daten sorgen sonst für verfälschte Reportings und führen somit zu fehlerbehafteten strategischen Ableitungen.
Kriterien der Datenqualität
Um die Qualität der Daten sicherzustellen, gilt es, sich an verschiedene Kriterien diesbezüglich zu orientieren. Nur wenn die folgenden Kriterien erfüllt sind, kann von einer hohen Datenqualität gesprochen werden. Selbstverständlich ist der Einfluss der einzelnen Kriterien auf die tatsächliche Datenqualität Ermessensache und hängt deutlich mit dem Anspruch und der Datennutzung zusammen.
1) Vollständigkeit:
Mit steigender Digitalisierung von Prozessen wird die Vollständigkeit der den Prozessen zu Grunde liegenden Daten immer obligatorischer. Nur wenn alle benötigten Daten vorhanden sind, können die entsprechenden Prozesse in der Buchung, der Abrechnung und dem Controlling reibungslos durchlaufen und somit die Mitarbeiter entlasten. Um das Fehlen wichtiger Daten zu vermeiden, ist die Implementierung von Pflichtfeldern empfehlenswert, auch wenn dies bei der Dateneinpflege zunächst zeitaufwendiger sein kann. Hierbei ist zu beachten, dass laut der Datenschutzgrundverordnung das Gebot der Sparsamkeit in Bezug auf erhobene Daten herrscht. Somit sind nicht oder nicht mehr erforderliche Daten nachhaltig zu löschen. Gleichzeitig sorgt dies für akkurate Datensammlungen, die nicht künstlich aufgebläht und dementsprechendd organisiert und übersichtlich ist. Daher: immer auf die Relevanz der geforderten Daten achten!
2) Aktualität und Konsistenz:
Ändern sich Daten der Reisenden oder andere wichtige Informationen, wie die Zahlungsart, kann es schnell zu Fehlern innerhalb der Prozesse kommen. Demnach ist es von hoher Priorität die Daten stehts aktuell zu halten und Mitarbeiter dahingehend zu sensibilisieren, keine wichtigen Änderungen versehentlich zu unterschlagen. Gleichzeitig führt eine fehlende Synchronisation zwischen getrennten Datenbanken dazu, dass Daten vielleicht an einem Ort aktualisiert sind, am anderen Ort jedoch weiterhin veraltet vorliegen. Der Aspekt der Konsistenz sollte neben der Aktualität daher zu jederzeit beachtet werden.
4) Einzigartigkeit:
Doppelte Daten, sogenannte Doubletten, sorgen für einen unnötig aufgeblähten Datensatz und sorgen bei Abweichungen der Inhalte zu unnötigen Rückfragen, die widerum Zeit Ihrer Mitarbeiter in Anspruch nimmt. Hier greift wieder das Beispiel einer Namensänderung. Ist der Name in einem System hinzugefügt, die Ursprungsinformation aber nicht gelöscht, kann es entweder zur automatischen und falschen Ausstellung eine Flugtickets oder zeitaufwendige Nachfragen kommen, bzgl. welche Information denn jetzt tatsächlich zutrifft. Aus diesem Grund sind redundante Daten entweder von vorneherein auszuschließen oder automatisch zu filtern.
5) Konformität:
Daten sollten den jeweiligen Systemen sowie der durchgeführten Prozesse in Ihrer Form entsprechen. Sind die eingetragenen Daten in Ihrer Form nicht für den gesamten Prozess passend, kommt es, beispielsweise bei der automatischen Übertragung in ein anderes System, zu Lücken oder nicht verwertbar ausgefüllten Datenfeldern. Um dieses Problem zu umgehen, ist von Anfang an sicherzustellen, dass Daten eine festgelegte Form haben, die im Laufe des gesamten Travel Management Prozesses von allen benötigten Systemen optimal nutzbar ist.
6) Genauigkeit:
Daten müssen so genau sein, dass Sie für den entsprechenden Prozess ausreichend Informationen liefern. Ungenaue Angaben führen in der Regel zu Fehlern, gerade wenn ein Prozess verschiedene Schritte und Systeme beinhaltet. Daher sollte es festgelegt sein, wie genau Daten angegeben werden müssen. So wird sichergestellt, dass die initial eingepflegte Information die Ansprüche aller Prozesschritte ausreichend erfüllt und es nicht zu zeitaufwendigen Nachbesserungen oder fehlerhaften Ergebnissen kommt. Im besten Fall ist die Genauigkeit bereits anhand der Pflichtfelder festgelegt, jedoch kann auch eine inhaltliche Genauigkeit festgelegt werden.
7) Korrektheit
Die grundsätzliche Korrektheit von Daten ist in jedem Fall als fundamental für die Sinnhaftigkeit eines Datensatzes zu verstehen. Da Fehler menschlich sind, kann es trotz der Einhaltung der Genauigkeit (z.B. 1. Vorname; 2. Vorname; Nachname) zur Inkorrektheit kommen, beispielsweise durch einen Rechtschrieb- oder Tippfehler. Da die Daten der Reisendenprofile initial händisch bei der Profilanlegung einzutragen sind, stellt hier das 2-Augen-Prinzip die einzige Möglichkeit zur Reduzierung von versehentlich inkorrekt gemachten Angaben dar.
Mitarbeiter für die Datenqualität sensibiliseren
Auch wenn es selbstverständlich die Möglichkeit der automatischen Synchronisation zwischen den Daten verschiedener Systeme gibt, stellt die initial vernachlässigte Einpflege von Daten auch im Travel Management ein großes Fehlerrisko dar. Aus diesem Grund sollten Unternehmen ihre Mitarbeiter für die Wichtigkeit der Datenqualität und -pflege sensibiliseren. Dies kann beispielsweise in Form von Schulungen oder Informationsveranstaltungen stattfinden. Gerade der Rahmen einer Datenschutzschulung bietet einen optimalen Rahmen, das Thema der Datenqualität zu integrieren und so den Mitabreitern näher zu bringen.
Gleichzeitig kann die Datenqualität gemessen und deren Anhebung an ein bestimmtes Ziel gebunden werden. Hierbei können entweder alle Mitarbeiter oder nur ausgewählte Teams einen motivierenden Anreiz zur Zielerreichung erhalten, beispielsweise in Form eines Teamevents oder sogar einer teambildenden Gruppenreise. Ziel ist die aktive Mitarbeit aller, damit eine langfristige Datenqualität sichergestellt werden kann.
Neben der optimalen initialen Einpflege von Daten, stellt auch die regelmäßige Kontrolle der Datenqualität ebenso eine zu meisternde Herausforderung dar - hierfür kann zum Beispiel eine beauftragte Person zuständig gemacht werden, welche diese Verantwortlichkeit übernimmt und sich mit der Datensatzoptimierung auseinander setzt. Im Zuge dieser Verantwortlichkeit kann unter anderem ein Leitfaden zur unternehmensinternen Sicherstellung der Datenqualität verschriftlicht werden, damit die Informationen langfristig allen, unter anderem auch neuen, Mitarbeitern zugänglich und damit umsetzbar sind.
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