Betriebsausflug planen - diese 5 Fehler sollten Sie vermeiden!
Einen Betriebsausflug zu planen stellt sich oft als schwerer heraus als man denkt. Es jedem Mitarbeiter recht zu machen und jeden zufrieden zu stellen ist nicht immer so einfach wie man es sich vorstellt.
Vermeiden Sie diese 5 Fehler beim planen eines Betriebsausfluges für Ihr Unternehmen
Immer mehr Unternehmen greifen zu Maßnahmen, die darauf abzielen, die Motivation am Arbeitsplatz hochzuhalten und die Bindung an das Unternehmen zu verbessern. Der Grund dahinter ist eine steigende Mobilität der MitarbeiterInnen, die gegenüber dem Arbeitsplatzwechsel aufgeschlossen sind, sobald dieser neue Entfaltungsmöglichkeiten schafft und die Karriere voranbringen kann. Zu Hilfe kommt ein Betriebsausflug, der den Teamgeist und den Zusammenhalt in der Gruppe stärken lässt. Doch Sie sollten aufpassen, wie und was Sie planen, denn eine falsche Planung kann schnell in die falsche Richtung führen.
Fehler 1: Kein Konzept und übersichtlicher Ablaufplan beim Betriebsausflug
Die Planung eines Betriebsausflugs oder von einem kleinen Event ist eine zeitaufwendige Aufgabe, die mehrere Schritte und Stunden beinhaltet, um das komplette Team zufrieden stellen zu können. Aus verschiedenen Angeboten muss das beste Angebot herausgesucht werden. Aus diesem Grund lohnt es sich, mit allen relevanten Planungsmaßnahmen rechtzeitig anzufangen. Je nachdem, ob das Unternehmen die Organisation und Durchführung eines Betriebsausfluges selbst übernimmt oder an eine externe Eventagentur delegiert, kann der Planungsprozess unterschiedlich verlaufen. In beiden Fällen ist es ratsam, ein koordinierendes Team zu beauftragen. Diese bieten oft verschiedene Ideen an, sei es in Städten z.B. Köln Hamburg oder Düsseldorf, oder auch außerhalb von Deutschland.
Ein Betriebsausflug, der völlig planungslos erfolgt, wird voraussichtlich zum Chaos führen und wenig Spaß für das Team bringen. Die unklaren Anweisungen und Ungewissheit in Bezug auf seinen Termin und Ablauf lassen die MitarbeiterInnen demotivieren. Sie wirken sich auch frustrierend aus, weil sie die Teams und Abteilungen aus dem Rhythmus bringen. In der Folge können sie die Prozessabläufe entlang der gesamten Wertschöpfungskette und das eigentliche Ziel eines Betriebsausflugs gefährden.
Eine wirksame Planung ist daher unentbehrlich und sollte über mehrere Monate im Voraus stattfinden, um ausreichend Zeit für mögliche Planveränderungen und unerwartete Herausforderungen zu geben. Einen Betriebsausflug planen bedeutet vor allem, seine Dauer und einen genauen Termin zu bestimmen, für alle Teambuilding-Aktivitäten auszurüsten und den gesamten Aufenthalt Schritt für Schritt vorzubereiten. Dabei muss auf individuelle Bedürfnisse der teilnehmenden MitarbeiterInnen besondere Rücksicht genommen werden.
Fehler 2: Keine Kenntnis rechtlicher Rahmenbedingungen für den Betriebsausflug
Bei der Planung und Organisation eines Betriebsausfluges ist es unabdingbar, die rechtlichen Rahmenbedingungen mit zu bedenken. Eine wichtige Bedeutung nehmen hierbei nicht nur steuerliche, sondern vor allem auch arbeits- und versicherungsrechtliche Aspekte ein. Während die steuerliche Absatzbarkeit die Gesamtkosten eines Betriebsausfluges beeinflusst, sorgen die arbeits- und versicherungsrechtlichen Bestimmungen für die Stabilität und Sicherheit am Arbeitsplatz.
Im Hinblick auf die steuerlichen Regelungen für einen Betriebsausflug inklusive eine Weihnachtsfeier ist folgendes zu beachten: Die Gesamtkosten werden auf alle teilnehmenden Personen gleichmäßig verteilt. Man spricht in diesem Zusammenhang von Pro-Kopf-Kosten, die bis zu einem Freibetrag lohn- und einkommensteuerfrei sind. Dieser beträgt derzeit 110 Euro (brutto) und gilt für maximal zwei Betriebsausflüge pro Kalenderjahr. Der übersteigende Teilbetrag wird als Arbeitslohn betrachtet.
Zudem ist ein Betriebsausflug, der während der Arbeitszeit stattfindet, als normaler Arbeitstag anzusehen. Er erfordert somit eine reguläre Vergütung und nicht selten einen Urlaubsantrag seitens derjenigen MitarbeiterInnen, die sich dafür entscheiden, am Tag eines Betriebsausfluges zu Hause zu bleiben. Außerdem bleiben alle teilnehmenden Personen unfallversichert. Die Haftung schließt den Alkoholkonsum nicht aus, solange er als Bestandteil eines Betriebsausfluges fungiert. Alkohol macht natürlich nur Sinn, beim zustanden kommen einer Party oder ähnliches. Oftmals werden längere Fahrten in Großstädte wie ,Düsseldorf, Köln oder auch Hamburg mit Alkohol entspannter und lustiger.
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Fehler 3: Durchführung gruppenfeindlicher Aktivitäten als Betriebsauflug
Das primäre Ziel eines Betriebsausflugs ist die Stärkung des Teamgeistes, der das Fundament der Zusammenarbeit im Team sowie zwischen einzelnen Abteilungen bildet. Der Betriebsausflug dient ebenfalls dazu, ein Zugehörigkeitsgefühl und somit auch eine emotionale Bindung an das Unternehmen zu verbessern. Das Erlebnis sollte also prägend sein. Dadurch können nicht nur eine reibungslose Kommunikation und die Effektivität interner Prozesse, sondern auch die Motivation am Arbeitsplatz langfristig gewährleistet werden.
Eine häufig auftretende Gefahr für einen gelungenen Betriebsausflug sind gruppenfeindliche Aktivitäten. Es handelt sich hierbei um solche Aktivitäten, die Vereinzelung und Bildung kleinerer Gruppen der Mitarbeiter zur Folge haben. Ein Beispiel stellen eine Sightseeing-Tour sowie ein geselliges Zusammentreffen in einem Festzelt dar. Auch wenn sie für eine nette Atmosphäre sorgen und zu spontanen Gesprächen unter den MitarbeiterInnen anregen, können sie die eigentliche Aufgabe eines Betriebsausfluges nicht erfüllen.
Aus diesem Grund muss über die Art der gemeinsamen Aktivitäten bereits im Planungsprozess entschieden und an die bestehende Unternehmenskultur angepasst werden. Am besten, wenn die Teambuilding-Aktivitäten von allen teilnehmenden Personen Einsatz erfordern, indem sie eine kreative Problemlösung, Team-Zusammenhalt, Kommunikationsfähigkeiten sowie gegenseitiges Kennenlernen unterstützen. Wandbild-Meisterwerk, Geocoaching oder Kugelbahnbau geben nur ein paar inspirierende Anstöße.
Fehler 4: Dauerhafte Benachteiligung der Notbelegschaft beim Betriebsausflug
Es kann passieren, dass nicht alle MitarbeiterInnen an einem Betriebsausflügen oder den Events teilnehmen dürfen, weil eine Notbelegschaft eine unabdingbare Notwendigkeit darstellt. Nicht selten drücken einige MitarbeiterInnen ihre Bereitschaft dazu aus, während eines Betriebsausflugs im Unternehmen zu bleiben und ihre Aufgaben planmäßig zu erledigen. Viele Mitarbeiter müssen also auf dieses Erlebnis verzichten und in der Firma bleiben. Hier sollte man auch versuchen bestimmte Kompromisse einzugehen, z.B ob man diese Stunden eventuell als Überstunden anrechnen könnte oder sonstiges. Es ist wichtig wirklich jedem Mitarbeiter entgegenzukommen.
Was sollte jedoch das Unternehmen tun, wenn niemand an einen Betriebsausflug verzichten möchte und trotzdem eine Notbelegschaft beauftragt werden muss? In dieser unangenehmen Situation ist es sehr wichtig, folgendes zu beachten: Die betroffenen MitarbeiterInnen sollten nicht langfristig eine Benachteiligung erleiden. Auch ein Dankeschön ist erwünscht. Doch ein einfaches Dankeschön ist vielen nicht genug. Immerhin wird hier auf einen "freien" Tag und auf Spaß mit den Mitarbeitern und dem Team verzichtet. Das Angebot der Entschädigung sollte demnach etwas mehr als nur ein Dankeschön beinhalten.
In der Praxis bedeutet das, dass die zur Notbelegschaft gehörenden Personen nicht ständig dazu gebeten werden sollten, einen Betriebsausflug nicht wahrzunehmen. Dies könnte ein Gefühl vermitteln, dass sie von gemeinsamen Aktivitäten auf Dauer ausgeschlossen bleiben. Die Mitarbeiter die nicht mit auf die Party, dass Event oder zum Teambuilding dürfen
Fehler 5: Einsame Entscheidung über Betriebsausflug
Es kommt immer noch vor, dass die Entscheidung über einen Betriebsausflug alleine in den Händen der Geschäftsführung liegt und diese die Ideen aussuchen und vorschlagen. Besonders in den starren Organisationsstrukturen werden die MitarbeiterInnen einfach benachrichtigt, dass ein Betriebsausflug organisiert wird. Deren Vorschläge und Ideen über den Ablauf sowie gemeinsame Aktivitäten werden nicht erwünscht oder gar willkommen. So könnte es passieren das ein Ausflug weniger Teilnehmer hat. Man sollte versuchen Vorher mit seinen Arbeitnehmern in Kontakt zu treten und zu versuchen herauszufinden, worauf diese Lust hätten. Es schadet nicht, die Idee oder Anfrage eines Mitarbeiters zu beachten und wahrzunehmen.
Das ist ein großer Fehler, der vom Unternehmen begangen wird. Auch wenn dahinter oft weder eine bösartige Absicht noch ein ungeschriebener Ausschlussgedanke steckt, kann eine einsame Entscheidung der Geschäftsführung über einen Betriebsausflug negative Folgen mit sich bringen. Das missachtet auch die Tatsache, dass ein Betriebsausflug eine gemeinsame Unternehmung ist.
Deshalb lohnt es sich, die MitarbeiterInnen in den Planungs- und Organisationsprozess mit einzubeziehen. Soll es entspannt werden ? Indoor oder outdoor ? Oder lieber doch eine Party ? Das Teamevent sollte teils zusammen geplant werden, nur so kann das primäre Ziel eines Betriebsausfluges bereits in der Vorbereitungsphase gefolgt werden, indem die MitarbeiterInnen aktiv zusammenarbeiten und ihre Vorschläge gegenseitig austauschen. Die gemeinsame Entscheidung für einen Betriebsausflug bedeutet auch die geteilte Verantwortung für seinen Erfolg. Ein Betriebsausflug sollte jedem Freude bereiten.
Das Fazit: Betriebsausflug ist ein gemeinsames Projekt für die Firma
Einen Betriebsausflug planen und organisieren heißt vornehmlich, die MitarbeiterInnen für eine gemeinsame Unternehmung zu gewinnen und für die bevorstehenden Teambuilding-Aktivitäten emotional vorzubereiten. Die aktive Einbeziehung in den Planungs- und Organisationsprozess schafft ein „Wir-Gefühl“ und ein Vertrauen darin, ein wichtiger Teil des Unternehmens zu sein. Dies hält die MitarbeiterInnen auch bei täglichen Aufgaben motiviert und erlaubt dem Unternehmen, in Zeiten des Kampfes um Talente auf der Erfolgsspur zu bleiben.